Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại Petrolimex để đảm bảo an toàn tài sản

Đặc điểm của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam -Petrolimex

Một sự kiện quan trọng ảnh hởng rất lớn đến hoạt động của Tổng công ty đó là sự kiện Liên Xô sụp đổ vào năm 1991, nguồn hàng nhận theo hiệp định không còn nữa, cân đối cung cầu của Nhà Nớc bị phá vỡ, cơ chế kinh doanh không còn hiệu lực, thị trờng xăng dầu có những dấu hiệu rối ren, thoát dần khỏi sự kiểm soát của Nhà nớc. Với việc hợp nhất công ty dầu lửa năm 1995, 28 công ty vật t tổng hợp, một công ty thiết kế và hai công ty xây lắp nguyên trực thuộc Bộ tình nguyện trở thành đơn vị thành viên của Tổng công ty, hệ thống kinh doanh của Tổng công ty đã mở rộng trên 61 tỉnh thành trong cả nớc với tổng khối bán buôn và bán lẻ tăng từ 2,3 triệu tấn năm 1991 lên 4,5 triệu tấn xăng dầu các loại năm 1998. Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty nhà nớc hạng đặc biệt, giữ vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bớc mở rộng hoạt động kinh doanh sang các nớc trong khu vực và đa dạng hoá các hoạt động kinh doanh có hiệu quả một cách chọn lọc.

Định hớng chiến lợc phát triển của Tổng công ty là trở thành tập đoàn kinh doanh mạnh của nhà nứoc ở khâu hạ nguồn, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạng hóa có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sở hữu, đẩy mạnh chơng trình hiện đại hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế và khu vực thế giới. Động lực chủ yếu của chiến lợc phát triển là sự phát huy yếu tố con ngời vào vị trí trung tâm, coi doanh ngiệp là phơng tiện để con ngời phát huy tài năng sáng tạo, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ làm việc có hiệu quả, phát huy truyền thống tốt đẹp của con ngời Việt Nam nói chung và truyền thống của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam nói riêng, khẳng định đợc văn hóa trong Tổng công ty, đợc bạn hàng tin cậy trên thị trờng trong nớc và quốc tế.

Tình hình kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty xăng dầu việt nam

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công đợc thiết kế nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải đợc tuân thủ đúng mức. Các thông tin tài chính, kế toán cũng nh các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trớc khi trình lên Hội đồng quản trị và công bố chính thức đều đợc rà soát kĩ lỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lí và khách quan. Vì vậy ban quản trị Tổng công ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổng công ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyên tắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt.

Với tôn chỉ con ngời là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục và thờng xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cờng, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi sổ, các báo cáo đợc lập trớc khi trình lên Hội đồng quản trị đều phải đợc thẩm tra về tính trung thực hợp lý và hợp pháp, các chính sách, chiến lợc đề duyệt đều phải đợc thẩm tra về tính phù hợp và khả thi..tất cả những công việc này đợc thực hiện bởi Ban kiểm soát. Nh đã đề cập đến ở trên, môi trờng kiểm soát của công ty bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài, vì vậy các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty không chỉ phụ thuộc vào vai trò và chức năng của Ban kiểm soát mà chính bản thân mỗi bộ phận chức năng của công ty cũng tiến hành các hoạt.

Các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.Cỏc nguyờn tắc này đó đợc thể hiện rừ ràng trong vai trũ và chức năng của Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng khác trong Tổng công ty.

Kiểm kê tồn quĩ VND (1111)

Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Kiểm kê ngoại tệ USD (1112) 1. Sổ sách: 800USD

Khoản phải thu trong năm đợc theo dừi cho từng khỏch hàng.tổng hợp số phát sinh chi tiết của từng khách hàng Tổng Công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng đợc ghi trên 1 dòng và đợc. Do có giá trị lớn nh vậy lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính năng kĩ thuật và công suất thiết kế khác nhau để phù hợp với từng đơn vị kinh doanh cụ, nếu không có những biện pháp kiểm soát thích đáng thì việc sử dụng TSCĐ sẽ không mang lại hiệu quả nh mong muốn. Đối với những TSCĐ h hỏng không thể tiếp tục sử dụng đợc, ban kiểm kê sẽ liệt kê những tài sản này đề nghị cho thành lí và đa ra bảng liệt kê TSCĐ thanh lí (kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe, máy, thiết bị).

Khi giao TSCĐ đều có biên bản giao xe, máy, thiết bị kèm theo các điều kiện ràng buộc ngời quản lí trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài sản đồng thời có chế độ khen thởng kịp thời. Thứ năm là kiểm kê TSCĐ: Ngoài việc theo dõi thờng xuyên trong quá trình sử dụng TSCĐ, hàng năm Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê TSCĐ một mặt để so sánh với sổ sách mặt khác để đánh giá thực trạng tài sản, đánh giá năng lực sản xuất của TSCĐ để có kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa, thanh lí nhợng bán TSCĐ từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.