Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Quốc Bảo Vĩnh Phúc

HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY

(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Quốc Bảo Vĩnh Phúc) Quy trình: Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ. Trong các nội dung tổ chức bộ máy kế toán thì việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị là một trong những nội dung quan trọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.

Kế toán công nợ và ngân hàng: Kế toán công nợ có trách nhiệm xuất hóa đơn bán hàng khi kho gửi phiếu xuất kho, có đủ các chữ kí phê duyệt, nhập hóa đơn mua hàng khi kho gửi cỏc húa đơn nhập hàng, lờn bảng kờ và theo dừi tiến độ cỏc khoản phải thu, phải trả khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ. Các thông tư về việc hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp và quyết định ban hành chuẩn mực kế toán Việt Nam, các thông tư hướng dẫn, sửa đổi bổ sung chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành có hiệu lực đến thời điểm kết thúc niên độ lập báo cáo tài chính năm. Tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn và tiền đang chuyển, các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.

Phần mềm kế toán Misa là phần mềm giúp bộ phận kế toán dễ dàng hơn trong việc tính toán thu, chi tiền lương, lợi nhuận, tiền thưởng cho nhân viên, phòng ban một cách tự động cũng như kiểm soát công nợ và doanh số từ đó tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và công sức so với cách thủ công như gia đoạn trước. Liên quan đến trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi khoán chi phí nhiên liệu, vật liệu cho lái xe hoặc giao tiền cho lái xe để mua nhiên liệu trực tiếp trên tuyến đường vận tải, kế toán lên sổ tài khoản 141. Những công ty thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm kế toán, toàn bộ hoặc một phần công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán được định sẵn trên máy tính.

Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, công ty đã lựa chọn áp dụng hình thức kế toán trên phần mềm Misa để phù hợp với đặc điểm của công ty cũng như để thuận lợi hơn trong công tác kế toán. - Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ bán hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu - Tích chọn chứng từ bán hàng cần lập phiếu xuất, sau đó nhấn Đồng ý - Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của khách hàng và hàng hóa từ chứng từ.

CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN QUỐC BẢO VĨNH PHÚC

Quy trình hạch toán vào sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán về lao động, bảng tính và thanh toán lương, kế toán tổng hợp dữ liệu vào phân hệ kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán Misa. Để hạch toán cho các giao dịch của dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, công ty sử dụng các chứng từ bao gồm: Chứng từ ghi nhận giá vốn (hóa đơn GTGT kèm bảng kê cước vận chuyển do đối tác lập, hóa đơn GTGT của các chi phí phát sinh liên quan tới việc cung cấp dịch vụ vận tải do đối tác lập như hóa đơn mua vật tư để đóng gói hàng hóa, hóa đơn đặt in vận đơn vận chuyển…) chứng từ ghi nhận doanh thu (hóa đơn GTGT kèm bảng kê cước vận chuyển do công ty lập). Khách hàng nhận được phiếu báo giá do nhân viên công ty gửi tới, hai bên sẽ thống nhất và đưa ra một mức giá phù hợp.

Ngoài ra còn có bảng tổng hợp hóa đơn GTGT do kế toán công nợ và quản lý hóa đơn lập, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa và các chứng từ có liên quan khác. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (Tiền lương của lái xe, phụ xe, tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác.. Tiền lương, các khoản trợ cấp trả cho lái, phụ xe). Sau khi thỏa thuận với khách hàng về giá cả, cước phí vận chuyển hàng hóa và có đầy đủ thông tin đơn hàng, kế toán sẽ xuất hóa đơn.

Hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu lên các sổ sách tổng hợp, chi tiết và bỏo cỏo kế toỏn phục vụ cho cụng tỏc theo dừi tỡnh hỡnh của công ty, từ đó hỗ trợ cho Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định như: sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản kế toán có liên quan. (Nguồn: Phòng Kế toán) Hình 3.5: Phiếu thu của công ty TNHH một thành viên Quốc Bảo Vĩnh Phúc Phiếu thu được xem là biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại những giao dịch thu với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc thanh toán khi sử dụng, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Phiếu thu được quy định nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.

(Nguồn: Phòng Kế toán) Hình 3.6: Phiếu chi của công ty TNHH một thành viên Quốc Bảo Vĩnh Phúc Phiếu chi là một chứng từ rất quan trọng được dùng trong kế toán khi một doanh nghiệp thực hiện một hoạt động nào đó phát sinh khoản phải chi bao gồm các khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ được xuất quỹ thực tế, từ đó kế toán sẽ làm chứng chỉ quỹ xuất tiền để ghi vào sổ kế toán. Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tiền mặt, công ty sử dụng các loại sổ bao gồm: Sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 111, sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết tiền mặt. Khi công ty phát sinh nghiệp vụ liên quan tới thu, chi tiền mặt, kế toán sẽ cập nhật số liệu của các chứng từ lên phân hệ quỹ của phần mềm Misa.

Sau khi các chứng từ được cập nhật vào phần mềm ,hệ thống sẽ tự động cập nhật các chứng từ này lên sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán để cuối kì,kế toán có thể in ra theo đúng quy định.

NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Nhân viên kế toán nhiều khi còn viết sai hóa đơn, chứng từ kế toán gây khó khăn cho công tác kế toán dẫn đến tiến độ làm việc bị giảm sút do phải xác nhận, sửa chữa và lập biên bản giải trình. Mặc dù bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo mô hình tập trung nhưng khi công việc kế toán nhiều dẫn đến tình trạng một số công việc không được hoàn thành theo đúng tiến độ. Công ty còn chưa lập các khoản dự phòng như: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi nên công ty có thể gặp rủi ro trong trường hợp khách hàng trả chậm hoặc không thanh toán.

Công ty cần đào tạo bồi dưỡng cho kế toán kinh nghiệm, thường xuyên cập nhật hệ thống văn bản pháp luật, áp dụng triệt để phần mềm kế toán. Cần đánh giá sát sao hơn về chất lượng làm việc của công nhân viên bằng một tổ chuyên đánh giá năng lực và năng suất làm việc của cán bộ công nhân viên. Tổng giám đốc và các phòng ban cần đặt lợi ích của Công ty lên hàng đầu, quan tâm đến tổ chức công tác kế toán của Công ty trong tương lai, tập trung xây dựng và lựa chọn các phương án tổ chức kế toán trên cơ sở các thông tin đáng tin cậy, trú trọng việc xây dựng bộ máy kế toán với chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch phân công khoa học để thực hiện tốt chức năng kiểm soát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của công ty.