Quản lý rủi ro trong quá trình tiếp nhận hàng nhập khẩu vận chuyển đường biển tại Công ty Cổ phần Bull lines

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

“Dịch vụ giao nhận (Freight Fowarding Service) là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập, chứng từ liên quan đến hàng hóa” (theo quy tắc mẫu của FIATA (Hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế) về dịch vụ giao nhận). Như vậy có thể hiểu dịch vụ giao nhận vận tải là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy từ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). Như vậy, có thể hiểu quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro để thực hiện được các hoạt động tác nghiệp một cách hiệu quả, từ đó là cơ sở để thực hiện các mục tiêu dài hạn, thực hiện được sứ mạng của doanh nghiệp mà quản trị chiến lược đã đề ra.

Như vậy quản trị rủi ro trong tác nghiệp thương mại quốc tế không chỉ đơn thuần là nhận dạng được rủi ro mà quan trọng hơn là phải đánh giá được mức độ nguy hiểm của rủi ro và đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến trong từng tác nghiệp của chuỗi tác nghiệp thương mại quốc tế từ khi lựa chọn đối tác cho đến khi thanh toán tiền hàng và thực hiện các nghĩa vụ liên quan khác.

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ

Bull Lines có hoạt động đại lý cho các hãng tàu và hãng bay như: Evergreen, Maersk, Yang Ming, Ocean Network Express, Hapag-Lloyd, China Ocean Shipping Company, Vietnam Airlines, Turkish Airlines … ; là đối tác của các công ty logistics trên thế giới, cung cấp các dịch vụ logistics như đường biển, đường hàng không, kho bãi để phục vụ khách hàng. Dịch vụ vận tải đường biển: Bull Lines đang cung cấp các dịch vụ gồm: vận tải quốc tế hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL); dịch vụ gom hàng lẻ; dịch vụ làm hàng biển quá cảnh Việt Nam; cung cấp giải pháp làm hàng cho hàng quá khổ, quá tải, siêu trường, siêu trọng. Nguồn vốn tăng lên có thể là công ty tận dụng lợi nhuận để đầu tư phát triển các hoạt động, dịch vụ, nguồn lực khác như nâng số nhân viên chất lượng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên hay mở rộng thị trường với các đối tác khác,.

Bên cạnh đó, với kinh nghiệm nhiều năm hоạt động trоng lĩnh vực giао nhận vận tải, có được mạng lưới đại lý tоàn cầu cùng với đội ngũ nhân viên năng động và nhiệt huyết, công ty đảm bảо cung cấр chо khách hàng dịch vụ với chất lượng cао và ngày càng được hоàn thiện. Rủi ro về thời gian nhận hàng: Thời gian vận chuyển hàng hóa qua đường biển thường kéo dài và chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như thời tiết, lịch trình tàu, tình hình an ninh biển, kiểm dịch, thủ tục hải quan,…Vào mùa bão hoặc thời tiết xấu, có biến động, quá trình vận chuyển hàng hóa thường gặp trục trắc, làm chậm tiến độ vận chuyển. Rủi ro trong quá trình lưu chuyển hàng hóa về kho: Quá trình vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho của người nhập khẩu có thể mang đến nhiều rủi ro do nhân viên lái xe hoặc các yếu tố khác như tai nạn hoặc cháy nổ hàng hóa.

Có nhiều trường hợp có thể là do bộ phận sales của công ty chưa cập nhật được thông tin về tình hình thời tiết, dịch bệnh hoặc tình trạng của các phương tiện vận chuyển, dẫn đến việc tư vấn cho khách hàng không chính xác về thời điểm và phương tiện vận chuyển. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong việc kiểm tra, giám sát hàng hóa Nguyên nhân có thể do nhân viên thực hiện kiểm tra hàng hóa trên thực địa cũng không có đủ chuyên môn và không hiểu biết đầy đủ về sản phẩm, dẫn đến việc kiểm tra thiếu chuyên nghiệp và sơ sài. Bên cạnh những yếu tố bên ngoài ảnh hưởng, công ty chưa đầu tư đủ vào đào tạo nhân viên, dẫn đến sự chênh lệch về kỹ năng và kinh nghiệm giữa các nhân viên, gây khó khăn trong việc đồng bộ hóa đào tạo và xây dựng công tác quản trị rủi ro phù hợp.

Sau khi thu thập và tổng hợp các đặc trưng của tất cả các rủi ro trong quá trình nhập hàng qua đường biển, quá trình sắp xếp chúng trong một bảng theo mức độ ưu tiên quan trọng giúp doanh nghiệp xác định những rủi ro cần được ưu tiên xử lý hàng đầu và những rủi ro có thể tạm thời bỏ qua. Công ty cũng lập danh sách “black list” những công ty không được hợp tác để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra như công nợ bị kéo dài, từ chối nhận hàng gây tổn thất về tài chính cho công ty Rủi ro trong quá trình kiểm tra, giám sát hàng hóa: Công ty luôn chú trọng đến khâu kiểm tra hàng hóa chặt chẽ ngay từ bước đầu nhận hàng. Trước khi thiết lập mối quan hệ, công ty sẽ tiến hành kiểm tra thông tin cụ thể về đối tác, bao gồm mã số thuế, người đại diện pháp luật, địa chỉ công ty và khả năng tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây.

Đối với trường hợp công ty bị công nợ xấu, công ty đã thực hiện biện pháp như: lập ra danh sách các công ty đã có công nợ xấu với Bull Lines trước đó để tránh trình trạng mất thời gian cho nhân viên sales cũng như tránh việc tiếp tục hợp tác với họ.

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH

Thứ hai, công ty sẽ tiếp tục xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển bao gồm các rủi ro liên quan đến hàng hóa, vận chuyển, thủ tục hải quan và thanh toán. Công ty sẽ triển khai các giải pháp để ứng phó với những rủi ro không mong muốn, bao gồm kế hoạch phát hành thông báo khẩn cấp, kế hoạch phục hồi sau sự cố và các hoạt động liên quan đến bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của công ty cũng cần cập nhật thông tin về tình hình bên ngoài như tình hình chính trị, quân sự, kinh tế, và đặc biệt là tình hình thời tiết của các quốc gia trên thế giới.

Điều này bao gồm việc đánh giá, tính toán và xác định mức độ thiệt hại có thể xảy ra với từng rủi ro cụ thể, cũng như ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động kinh doanh của công ty ở các khía cạnh nào và hệ quả mà chúng có thể tạo ra. Nhân viên cần được trang bị kiến thức sõu về nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng để cú thể nhận diện rừ ràng các rủi ro liên quan đến hàng hóa, đồng thời có khả năng phân tích và xử lý chúng một cách kịp thời. Hợp tác dài hạn với các hãng tàu: Công ty sẽ phát triển mối quan hệ với các hãng tàu để thương lượng các điều khoản thanh toán linh hoạt và giảm thiểu thời gian chờ đợi để thu hồi vốn từ nhiều hợp đồng khác hoặc giảm thiểu tiền đặt cọc.

Việc xây dựng các biện pháp huy động vốn hiệu quả, tận dụng lợi ích từ các khoản vay ưu đãi của nhà nước để cân bằng tài chính trong các tình huống mất mát hoặc việc thu nợ kéo dài cũng là điều quan trọng. Thứ hai, Chính phủ cần thiết lập một môi trường kinh doanh tích cực và cân đối giữa các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, bao gồm cả các doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhà nước; hỗ trợ các công ty thông qua các ưu đãi thuế và hạn ngạch là một biện pháp cần thiết để thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Thứ nhất, tổ chức các buổi tọa đàm nhằm tăng cường hiểu biết của doanh nghiệp về thủ tục hải quan, trong đó các cán bộ hải quan sẽ hướng dẫn và chỉ ra các thiếu sót, sai phạm mà doanh nghiệp thường mắc phải.

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, việc xử lý có thể từ việc cảnh báo đến áp dụng các biện pháp phạt hành chính, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đồng thời, cần thực hiện đúng các quy định liên quan đến chế độ kế toán thuế, và tuân thủ nghiêm túc các quy trình nghiệp vụ, bao gồm việc áp dụng mã số thuế, xác định thuế suất, và tính toán trị giá để nộp thuế.