Báo cáo cuối kỳ dự án thành lập Precious Events - Công ty tổ chức sự kiện

Các mục tiêu

Mục tiêu tiếp cận khách hàng: Công ty chúng tôi muốn tiếp cận những khách hàng ở lứa tuổi từ 18-29 tuổi và tiếp đó là những khách hàng từ 30-49 tuổi vì họ là những khách hàng chủ yếu đối với tổ chức sự kiện. Cùng với phương châm: “Make every moment count”, chúng tôi cam kết đem đến cho quý khách một dịch vụ hoàn hảo nhất, một sự kiện được tổ chức đầy đủ, hoành tráng nhất và phù hợp với mong muốn của quý khách. Khách hàng là công ty: ở đây không chỉ là doanh nghiệp mà còn là những nhà tổ chức từ thiện, những tổ chức phi lợi nhuận chuyên tổ chức các lễ quyên góp, các bữa tiệc, chiêu đãi, các cuộc thi đấu thể thao,.

Khách hàng là cá nhân: các sự kiện chủ yếu sẽ là cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm, thôi nôi, họp mặt,..Tùy theo vào cơ sở vật chất cũng như mong muốn của từng khách hàng mà nhà tổ chức sự kiện xây dựng chương trình sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Nói như thế không có nghĩa là chất lượng của buổi sự kiện nhỏ không đạt chất lượng bằng với các buổi sự kiện có quy mô hoành tráng, tất cả sẽ được làm hết sự để đáp ứng được mục tiêu, mong muốn cũng như chi phí của khách hàng một cách tốt nhất có thể. Mục tiêu tạo việc làm: Với lĩnh vực hoạt động đa dạng tại công ty tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn tìm kiếm và phát triển những thế hệ nhân sự mới, đặc biệt là những sinh viên đang đi học và mới ra trường với nhiều công việc khác nhau, giờ giấc full và part- time đa dạng, điều đó sẽ giúp các bạn trẻ có cơ hội làm việc, kiếm thêm nhu nhập cá nhân, đồng thời trau dồi được những kỹ năng trong lĩnh vực này.

Mục tiêu hiện đại hóa tổ chức sự kiện: Với thời đại Internet phát triển, công ty chúng tôi muốn mang đến những trải nghiệm về dịch vụ online khi đặt tổ chức sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội. Doanh thu: Đạt 100% doanh thu dự kiến mà công ty đã đề ra, tiếp tục giữ vững và mở rộng thị trường, nghiên cứu triển khai mở rộng quy mô trong khu vực Thành phố Hồ Chí Minh.

Nghiên cứu về sản phẩm và thị trường của dự án

Với mục tiêu (trở thành công ty tổ chức sự kiện, hội nghị hàng đầu Việt Nam) khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận đến các dịch vụ của Precious Events thông qua trực tiếp văn phòng công ty hay có thể gọi vào số hotline (024 112 0222) để được tư vấn. Quảng cáo: công ty sẽ dựng một đoạn video quảng cáo ngắn có sự kết hợp giữa hình ảnh, âm thanh, ánh sáng, … được trình chiếu trên các trang mạng xã hội như facebook, tiktok, youtube, … nhằm giới thiệu sơ lược về các dịch vụ mà công ty cung cấp, những hình ảnh, tổng quan về những sự kiện mà công ty đã tổ chức. Công ty Precious Events luôn tạo điều kiện cho nhân viên thoả sức sáng tạo cùng dưới sự lãnh đạo luôn khao khát đưa công ty trở thành công ty tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam.

… Đối với ngân sách cao hơn, thì có thể cân nhắc tổ chức sự kiện tại các địa điểm chuyên nghiệp chẳng hạn như: nhà hàng, khách sạn 4 sao, 5 sao, trung tâm hội nghị cao cấp, … - Khi tổ chức sự kiện trong nhà tại những địa điểm lâu đời nếu không có thang chuyên dụng thì công ty nên làm việc với bên cho thuê cách để vận chuyển trang thiết bị sao cho phù hợp. Ngoài ra, tổ chức sự kiện tại những nơi có đường đi xấu sẽ gây khó khăn trong việc di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác, ảnh hướng tới thời gian tổ chức sự kiện và cả sức khoẻ của các khách mời tham dự sự kiện. - Về phương tiện di chuyển của khách mời đến tham dự sự kiện có thể không được bố trí hợp lý hay khu vực bãi đậu xe không được thuận tiện, an toàn dẫn đến tình trạng trễ giờ, kẹt xe và trộm mất xe.

Để thực hiện một sự kiện lớn thì số lượng nhân lực của công ty không đủ để đáp ứng phục vụ số lượng khách mời, do đó gây thiếu số lượng nhân sự phục vụ tại sự kiện trong thời gian ngắn. Đồng phục, trang phục của nhân sự đôi khi bị các sự cố ngoài ý muốn như: hư khoá kéo, mất nút áo, sút chỉ, áo quần bị rách, bị dính bẩn, … sẽ làm chậm tiến độ phục vụ sự kiện và tốn thêm chi phí để sửa chữa và mua mới. Công ty cần phải có đội ngũ nhân sự dự phòng để có thể xử lý kịp thời những sự cố về nhân sự xảy ra mà vẫn đảm bảo sự toàn diện của sự kiện, việc này có thể làm cho chi phí tổ chức sự kiện tăng lên.

Việc điều hành và quản lý công ty cần có sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau của các nhà quản lý nhân sự tại từng khu vực tổ chức sự kiện nhằm giúp cho các nhà quản lý nhân sự tại từng khu vực cú thể hiểu rừ hơn về từng nhiệm vụ công việc lẫn nhau và tránh tối đa sự xung đột nội bộ có thể xảy ra. Những trang thiết bị trong tổ chức sự kiện có thể đã dùng lâu năm hay chưa quen cách để sử dụng có thể khiến trang thiết bị sẽ hư hỏng đột ngột và tốn nhiều chi phí để sửa chữa và mua mới. Khi tổ chức sự kiện vào những ngày mưa bão làm các thiết bị điện tử, đường dây dẫn điện gặp phải nước nên dễ xảy ra tình trạng hư hỏng, chập điện, điện giật làm nguy hiểm đến tính mạng của đội ngũ nhân sự và cả khách mời tham dự sự kiện.

Phải luôn đảm bảo có đầy đủ đội ngũ nhân viên bảo vệ túc trực tại các khu vực, nhân viên an ninh kiểm tra, giám sát tại sự kiện, nắm bắt được số lượng người ra vào chương trình để kịp thời giải quyết những tình huống ngoài ý muốn. Trong quá trình thực hiện, sắp xếp, vận chuyển các trang thiết bị tại sự kiện, nếu nhân sự không thực hiện đúng kỹ thuật hoặc làm việc nặng nhọc quá sức của bản thân thì dễ xảy ra chấn thương và tai nạn nguy hiểm ngoài ý muốn. Đầu tiên phải đảm bảo đầu vào của nguyên liệu, tìm kiếm, hợp tác với đơn vị cung cấp thực phẩm được công nhận, có giấy phép đầy đủ về an toàn thực phẩm như các nhà hàng, khách sạn cao cấp.

Ngoài ra, nguồn cung cấp thực phẩm, quá trình bảo quản và chế biến đôi khi không được sạch sẽ, an toàn dễ gây ngộ độc thực phẩm, làm ảnh hưởng đến sức khỏe, tính mạng của khách mời và uy tín của công ty. Hơn thế nữa, việc phục vụ các món ăn gây ngộ độc thực phẩm cho khách mời sẽ khiến công ty phải chịu trách nhiệm về mặt tài chính với những khách mời không may ăn phải, đặc biệt là công ty có thể bị kiện, bồi thường và đóng phạt một số tiền lớn cho trường hợp trên. Ngoài ra, sự kiện tổ chức trùng các ngày lễ lớn, các ngày lễ của tôn giáo nên khách mời có thể lên kế hoạch nghỉ lễ trước đó dẫn đến tình trạng khách mới đến tham dự sự kiện ít hoặc không đến dự sự kiện nên không đảm bảo đủ số lượng để bắt đầu và làm chậm tiến độ thực hiện sự kiện.

Kiểm soát tài chính, nguồn lực của công ty cũng như kiểm soát thật kỹ lưỡng mọi vấn đề liên quan đến sự kiện dù là nhỏ nhất để đảm bảo không bị khủng hoảng tài chính cho tổ chức sự kiện của công ty.