MỤC LỤC
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và tư vấn xây dựng, sản phẩm của Công ty thường là những công trình như cầu, cống, đường giao thông, các công trình dân sinh,…có quy mô vừa, nhỏ và mang tính đơn chiếc, thời gian thi công thì tùy thuộc và từng công trình có lúc kéo dài hàng năm cũng có khi là vài tháng. Căn cứ vào các bản vẽ kĩ thuật và tiến độ thi công của các công trình, hạng mục công trình mà các Ban chỉ huy có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh không để tình trạng gây ứ đọng nguyên vật liệu, để nguyên vật liệu lâu làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu và giảm hao hụt, mất mát nhưng vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất thi công được diễn ra bình thường theo đúng tiến độ kĩ thuật đã lập kế hoạch.
Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng của người bán hàng gửi đến, thì Thủ kho và bộ phận kỹ thuật ở công trường có trách nhiệm tiến hành nhận nguyên vật liệu, lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Trong trường hợp nguyên vật liệu giao ở công trình không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản xác nhận có đầy đủ chữ ký của Ban chỉ huy công trường và người giao hàng, sau đó chuyển về cho phòng Kế toán ở Công ty để làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán hàng.
Để phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu là các phiếu xuất kho do các công trình gửi về rồi từ đó kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất kho nguyên vật liệu theo từng loại nhóm và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Công ty gồm nhiều đội thi công sản xuất ở nhiều công trình khác nhau mà mỗi công trình đều có kho riêng và có một nhân viên Thủ kho có trách nhiệm bảo quản và theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của nguyờn vật liệu theo chỉ tiêu khối lượng sản xuất ở các đội thi công. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ, tiến độ thi công công trình, căn cứ vào dự toán công trình, hạng mục công trình, căn cứ vào thực tế thi công sản xuất tại công trường mà Thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho cho các bộ phận liên quan tại công trường.
Để bảo quản, quản lý và theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo giá thực tế, kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội thực hiện phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán của thủ kho và việc ghi chép kế toán tại phòng Kế toán và trên cơ sở đó mà giám sát được tình hình cung cấp cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty tại các công trình, hạng mục công trình. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội, thủ kho tại các công trường sử dụng Thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn nguyờn vật liệu hàng ngày.
Chi tiết công trình: Tòa nhà văn phòng làm việc do Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Anh Ngọc làm chủ đầu tư ở phố Triều Khúc, Thanh Xuân, Hà Nội. Định kỳ, theo quy định Ban chỉ huy công trường có trách nhiệm gửi các phiếu nhập kho, xuất kho về phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội, khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất, phòng kế toán mà cụ thể là bộ phận kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu để kiểm tra đối chiếu với Thẻ kho để tránh tình trạng bị nhầm lẫn sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán.
Mỗi người bán cho Công ty đều phải lập một sổ chi tiết, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các nhà cung cấp, qua sổ chi tiết này kế toán có thể kiểm tra giám sát cỏc khoản đó trả, theo dừi cỏc khoản phải trả cho nhà cung cấp trỏnh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Việc quản lý nguyên vật liệu phải chặt chẽ sẽ giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch mua nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình từng tháng, từng quý, từng năm đảm bảo tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm xây dựng và nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng 60% - 70% chi phí sản xuất của các công trình xây dựng. Phương pháp phân bổ nguyên vật liệu mà Công ty đang áp dụng là phương pháp phân bổ trực tiếp nghĩa là nguyên vật liệu được xuất dùng cho công trình, hạng mục công trình nào thì được tính trực tiếp vào chi phí công trình, hạng mục công trình đó.
Thông qua việc kiểm kê mà công ty nắm được hiện trạng của nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng, để kịp thời ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng mất mát, thừa thiếu, hư hỏng và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu tại công ty. Việc kiểm kê nguyên vật liệu thường được thực hiện vào cuối mỗi tháng tại các công trình với sự tham gia của Chỉ huy trưởng các công trình, Thủ kho các công trình và kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu tại mỗi công trình thì cũng lập ban kiểm kê, khi tiến hành kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm kê theo quy định, xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán của phòng Kế toán, thủ kho tại các công trường với số thực tế khi kiểm kê.
Cùng với sự lớn mạnh của Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Hà Nội thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã không ngừng được cải thiện và hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu sản xuất thi công tại Công ty, đảm bảo được tính thông nhất về phạm vi, phương pháp hạch toán kế toán và các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu được thể hiện chặt chẽ, có sự kiểm tra giám sát của các bộ phận liên quan từ Ban chỉ huy công trường đến phòng Kế toán tại Công ty, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và việc luân chuyển các chứng từ kế toán cũng được thực hiện đúng quy định của chế độ kế toán và quy định tại Công ty. Do đặc thù là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm xây dựng là các công trình, hạng mục công trình như nhà ở của dân cư, khu đô thị, khách sạn, toà nhà,…nên hầu hết các sản phẩm này có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài và có giá trị lớn, hơn nữa lại có tính tổng hợp về kinh tế, chính trị, xã hội, kỹ thuật,…Mặt khác, quá trình thi công lại chia thành nhiều giai đoạn khác nhau và phụ thuộc vào tiến độ thi công sản xuất.
Thông qua việc cung cấp số liệu chính xác, tin cậy của kế toán nguyên vật liệu để từ đó Ban Giám đốc có kế hoạch thu mua và sử dụng nguyên vật liệu cho các công trình hạng mục công trình một cách hợp lý, tránh được tình trạng thất thoát và lãng phí. Để tăng cường chức năng giám sát, đảm bảo công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được chính xác và kịp thời, thì kế toán công ty cũng như các cán bộ công nhân viên trong công ty cần phải tuân thủ đúng những quy định và thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hoàn thiện chứng từ kế toán từ đội thi công và BCH công trường Cụng ty Cổ phần Xõy dựng Số 1 Hà Nội cần xõy dựng một quy định rừ ràng và chặt chẽ về việc gửi chứng từ về phòng Kế toán đối với những công trình ở gần trụ sở chính của Công ty hoặc xa trụ sở chính của Công ty.
Năm 2015, sự tăng giá của hàng loạt các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu như: xăng, dầu, điện… kéo theo hệ lụy là giá cả của tất các các mặt hàng trên thị trường tăng lên một cách chóng mặt, cùng với đó chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Công ty cũng tăng làm số hợp đồng của khách hàng giảm xuống ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, Nhà nước cần có các chính sách tài chính, tiền tệ nhằm kiềm chế lạm phát, ổn định giá cả đặc biệt là các giá các mặt hàng nguyên vật liệu đầu vào của xây dựng có tác động trực tiếp tới chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như xăng dầu, điện, nước, sắt, thép, xi măng,…. Mỗi kế toán đảm trách một phần việc nhất định như kế toán vật tư, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán,…khi đó công việc của mỗi kế toán được giảm nhẹ nên họ có thể chuyên sâu hơn vào phần việc của mình hơn nữa sự phân công phân nhiệm công việc cũng mang lại tính khách quan.