Phân tích và cải tiến quy trình quản lý dịch vụ giao nhận hàng hóa tại Công ty Greenland Logistics

Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty Greenland Logistics 1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty Greenland Logistics

Hàng nhập khẩu theo chỉ định thì khách hàng ở nước ngoài sẽ do nhân viên kinh doanh ở nước xuất khẩu tìm và báo về cho đại lý ở nước nhập khẩu, nếu là hàng nhập khẩu do nhân viên kinh doanh ở Việt Nam tìm được thì khách hàng nhập khẩu ở Việt Nam. Một đề nghị nhập khẩu đường biển được thông qua hệ thống quản lý khách hàng của công ty để nhận hướng dẫn làm hàng/quy trình khai thác tiêu chuẩn hoặc báo giá từ phòng kinh doanh có được hoặc từ đại lý nước ngoài nếu là hàng chỉ định. Thông thường, đối với nghiệp vụ booking và gửi hàng cho các hãng tàu, Greenland thương hay sử dụng Telex-bill và sewaybill nên không xuất trình bản gốc mà chỉ có bản photo cũng sẽ nhận được D/O của hãng tàu sau khi thanh toán các phí hoặc ký nơk.

Lấy lệnh giao hàng từ các hãng tàu/ đại lý gom hàng nơi phát hành vận đơn chính Master Bill và kiểm tra toàn bộ phí thu bởi hãng tàu/ đại lý gom hàng và đóng cái loại phí local charge cho hãng tàu như THC, D/O FEE, CIC, Cleaning Fee,. Vào cuối tháng tiến hành kiểm tra công việc và đóng hồ sơ, in danh sách công việc, tính toán thu chi của lô hàng để kết toán lợi nhuận sau đó chuyển cho bộ phận kiểm soát kiểm tra, cho trưởng phòng vận tải biển phê duyệt và kết thúc công việc. => Đó là quy trình nhập khẩu và thông quan hải quan của công ty Greenland Logistics, ngoài ra nếu khách hàng có nhu cầu về vận chuyển nội địa thì Greenland Logistics tự hào có một đội ngũ hỗ trợ đầy đủ các loại xe đầu kéo đến xe tải để có thể phục vụ khách hàng vận chuyển hàng hóa về kho tốt nhất có thể.

Đối với hàng nhập khẩu theo dịch vụ door- to- door, Greenland thực hiện quy trình tương tự như hàng chỉ định từ đại lý, chỉ cần bổ sung thêm bước làm thủ tục thông quan cho lô hàng và chuyên chở hàng hóa về kho cho khách hàng. Sau khi khai báo xong, hệ thống sẽ cho ra kết quả phân luồng từ đó người khai báo hải quan sẽ in ra Tờ Khai hàng hóa nhập khẩu để tiến hàng mở tờ khai và chủ động sắp xếp các nguồn lực và thời gian để thực hiện trong việc thực hiện thủ tục hải quan + Nộp các loại thuế nhập khẩu. Đối với những trường hợp được miễn thuế nhập khẩu là những loại máy móc to và xin được danh mục đồng bộ máy móc miễn thuế nhập khẩu và các loại mặt hàng thương mại xin được C/O (nguồn gốc suất xứ) có Form chuẩn theo các nước xuất khẩu.

Khi tờ khai hải quan nhập khẩu được thông báo có mã phân loại kiểm tra là luồng vàng thì sẽ bị kiểm tra bộ chứng từ bao gồm: Các chứng từ bản chính như Giấy giới thiệu, Hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu kê chi tiết hàng hóa, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ- C/O, vận đơn (House Bill và Master Bill), tờ khai hải quan nhập khẩu và một số chứng từ đặc thù như: Giấy chứng nhận kiểm dịch động, thực vật, vệ sinh an toàn thực phẩm và giấy chứng nhận chất lượng,…. Đối với luồng vàng, sau khi tiến hành thủ tục mở tờ khai Hải quan, cán bộ Hải quan sẽ phúc tập hồ sơ và giữ lại các chứng từ, sau đó trả hồ sơ ra Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với con dấu thông quan có ghi tên Cán bộ Hải Quan.

Quy trình để hoàn thành một lô hàng giữa bộ phần bán hàng(Sales) và bộ phận chăm sóc khách hàng(CS)

Quy trình để hoàn thành một lô hàng giữa bộ phần bán hàng(Sales) và bộ. Báo giá + Chỉ dẫn ra hóa đơn từ Sale. phải được sự đồng ý của Trưởng phòng). Các chứng từ mà sale phải chuyển cho CS khi mở file - Chỉ dẫn lấy booking (qua shipping line nào, giá cước mua vào, PIC của lines, các chú ý khác…). CS - Kiểm tra với khách hàng để xác nhận lại thông tin hàng hoá và tình hình hàng hoá đồng thời kiểm tra với hãng vận chuyển (đã được sale chỉ định ) về lịch tàu, chỗ, phương tiện làm hàng, chuẩn bị kế hoạch xuất hàng, advise việc consign lô hàng cho đại lý để get approval và các thông tin cần thiết.

SI làm Bill CS - Khi lập file hàng xuất CS kiểm tra lại các thông tin và chứng từ có trong file xem có đầy đủ và chính xác chưa: Lệnh cấp Container rỗng của hãng tàu, Dự trù chi phí làm hàng (nếu có) , chi tiết HB/L, B/L. Chi tiết phải đầy đủ các thông tin như: Tên và địa chỉ đầy đủ của shipper và cnee, Số container/ seal- nếu là hàng FCL, nhãn mác hàng hóa- nếu là hàng LCL, tên hàng, số lượng và đơn vị tính, trọng lượng, thể tích, cước tàu , lọai vận đơn. - Lưu ý đối với các trường hợp đặc biệt qui định về loại hàng, tiêu chuẩn đóng gói, đóng kiện, trọng lượng hàng cho phép … nếu phát hiện chưa phù hợp hoặc không chính xác và đầy đủ, liên hệ ngay khách hàng để làm rừ.

- Lập draft HBL theo chi tiết của khách hàng trong vòng 0.5 ngày làm việc kể từ khi nhận file có đầy đủ chứng từ hoặc chi tiết B/L từ khách hàng và fax yêu cầu khách hàng kiểm tra và xác nhận các chi tiết đúng với khách hàng- Gửi chi tiết cho hãng tàu làm MBL trong vòng 0.5 ngày làm việc sau khi hoàn tất draft B/L, kiểm tra lại nội dung và các chi tiết đúng, hiệu chỉnh nếu có thay đổi, sai xót và xác nhận bản đúng.- Đối với một số khách hàng có yêu cầu đặc biệt về cách phát hành hoặc thể hiện trên B/L không đúng với qui định thì báo cáo Trưởng /Phó phòng xin ý kiến chỉ đạo 8 Làm Bill và. => Như vậy , trong toàn bộ quá trình thực hiện một lô hàng thì thực tập sinh sẽ được tiếp cận với tất cả cỏc bước để cú thể hiểu rừ hơn về cỏc bước trong quy trỡnh giao nhận hàng hóa. Để có thể thực hiện được các bước tiếp theo đòi hỏi phải có những kiến thức nhất định để có thể theo sát tiến trình một cách tốt nhất mà không bị sai sót.

Đề xuất

Greenland Logistics đang là cố gắng để trở thành một thương hiệu lớn trên thị trường Logistics Việt Nam. + Chủ động tổ chức các buổi hội thảo, Talkshow chuyên ngành về logistics nhằm giúp các nhân viên cũng như các khách mời có thêm được nhiều kiến thức về logistics. Điều này cũng giúp cho thương hiệu của công ty sẽ được quảng bá thêm rộng rãi + Tổ chức các buổi vui chơi giải trí cho các nhân viên sau giờ làm việc để có thể làm giảm bớt áp lực công việc cũng như làm tăng tính đoàn kết trong nội bộ của công ty + Thường xuyên cập nhập các thông tư, nghị định, chính sách mới áp dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và hải quan.

+ Công ty cần liên kết với nhiều hãng tàu hơn nữa trong việc nhận master Bill và D/O từ các hãng tàu qua hệ thống công nghệ thông tin thay vì phải lên các hãng tàu đóng tiền và lấy chứng từ.