Báo cáo thực tập nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại Cardinal Global Logistics

LỜI MỞ ĐẦU

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CARDINAL GLOBAL LOGISTICS

• Khái quát chung về Công ty TNHH Cardinal Global Logistics

Công ty đại diện cho khách hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu, nhập khẩu bằng đường không, đường biển và đường bộ bao gồm việc sắp xếp các chuyến tàu, chuyến bay theo lịch trình đã thông báo để hàng hóa được vận chuyển, các khâu thủ tục hải quan, và tất cả các thủ tục có liên quan kể cả việc vận chuyển hàng hóa nếu được khách hàng yêu cầu. Bộ phận giao nhận Logistics: là bộ phận trực tiếp thực hiện các hợp đồng giao nhận do phòng kinh doanh mang về, thực hiện các thủ tục về hải quan (mở tờ khai, các thủ tục lấy mẫu, kiểm hóa, đăng kí kiểm dịch, kiểm định…) giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như các thủ tục về C/O, thực hiện các đơn đặt hàng mà phòng kinh doanh chuyển qua, cũng như có nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, phù hợp nhất, Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc giữ uy tín cũng như tạo sự tín nhiệm trong mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.

TY TNHH CARDINAL GLOBAL LOGISTICS

• Phân tích quy trình tổ chức hợp đồng nhập khẩu của lô hàng tấm lót chuột của Công ty TNHH Cardinal Global
• Nhận xét chung về quy trình Công ty TNHH Cardinal Global Logistics

(3) Vì điều khoản của hợp đồng là điều kiện Ex-work, nên Công ty TNHH Cardinal Global Logistics đã ký hợp đồng đại lý với một công ty logistics bên nước xuất khẩu (Trung Quốc) để Công ty này hỗ trợ vận chuyển là làm thủ tục bên đầu xuất khẩu (4) Công ty TNHH Cardinal Global Logistics lấy lệnh D/O với hàng tàu. Tức là, bên nhập khẩu phải chịu mọi chi phí và rủi ro kể từ khi nhận hàng tại cơ sở của người bán (chi phí kiểm tra hàng hóa,. chi phí về giấy tờ, thủ tục để nhận hàng và thông quan xuất khẩu, chi phí mua bảo hiểm, chi phí mà người bán đã bỏ ra để hỗ trợ cho mình..), Làm thủ tục và chịu các chi phí để thực hiện thông quan xuất khẩu, quá cảnh, nhập khẩu hàng hóa. Vì vậy, với vai trò là chịu trách nhiệm thực hiện giao nhận lô hàng “Trục cán thép” cho Công ty nhập khẩu, Công ty TNHH Cardinal Global Logistics đã ký hợp đồng giao nhận với đại lý của mình ở Trung Quốc với những thông tin cụ thể về tiếp nhận và chịu trách nhiệm giao hàng hóa đúng thời gian quy định, làm các thủ tục hải quan, book tàu để đảm bảo hàng được giao tới người mua đúng thời gian, đảm bảo chất lượng.

 Các chi phí trong quá trình thực hiện giao nhận hàng sẽ được Công ty đại lý ứng trước cho Công ty TNHH Cardinal Global Logistics để thanh toán và sau đó sẽ được thanh toán lại từ Công ty TNHH Cardinal Global Logistics khi quyết toán lô hàng. Song song với kiểm tra chứng từ, nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại lịch tàu cũng như thời gian tàu đến dự kiến trên website hoặc liên hệ trực tiếp với hãng tàu để cập nhật và xác nhận thông tin cần thiết…Nếu có bất kỳ thông tin gì bất thường phải kiểm tra và làm việc với công ty Logistics đại lý để lô hàng đáp ứng đúng tiến độ, giao hàng cho khách hàng kịp thời gian. Ngay khi nhận giấy báo tàu đến, nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra các thông tin trên A/N như: ngày tàu đến dự kiến, cảng đến cuối cùng, số cont, số seal và số lượng hàng hóa (số kg và số kiện) cũng như thông tin trên Hợp đồng, Hóa đơn, P/L và Bill một lần nữa.

Đây là hệ thống phần mềm do Công ty Thái Sơn thiết kế theo chuẩn mực của Hệ thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của hệ thống VNACCS/VCIS do Hải quan Nhật Bản tài trợ, đồng thời vẫn giữ được lối thiết kế truyền thống của phần mềm ECUS mà doanh nghiệp đã quen sử dụng. Trên giao diện Thông tin chung của tờ khai, người khai Hải quan tiến hành nhập vào dữ liệu về loại hình khai báo, mã Hải quan khai báo, các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, người khai không cần nhập vào những chỉ tiêu này. Sau khi khai báo trên hệ thống, có kết quả phản hồi từ Hải quan, nhân viên giao nhận chuẩn bị bộ tờ khai hải quan nhập khẩu và các chứng từ liên quan đến lô hàng mang đến phòng làm chứng từ của CCT CC HQ CK Cảng Sài Gòn KV I đăng ký tờ khai.

TNHH CARDINAL GLOBAL LOGISTICS

• Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
• Kiến nghị

Trong quá trình thuyết phục, nhân viên CARDINAL phải chú ý giới thiệu về uy tín của CARDINAL, về kinh nghiệm của nhân viên giao nhận, đưa ra những yếu tố về chất lượng dịch vụ như đảm bảo giao hàng đúng giờ với độ an toàn hàng hóa cao. Có thể nói bất kỳ một công ty nào cũng không thể liên tục chỉ biết tìm kiếm khách hàng mới bởi lẽ thị trường dịch vụ đang cạnh tranh vô cùng khốc liệt, muốn tìm và thuyết phục được một khách hàng đến với công ty và từ chối những đối thủ khác là vô cùng khó khăn và phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng thuyết phục và bản lĩnh của nhân viên sales. Muốn làm được như vậy, công ty CARDINAL cần phải giảm tất cả các chi phí về vận chuyển, chi phí nâng hạ container, chi phí hải quan…CARDINAL phải không ngừng cập nhật thông tin từ đối tác sao cho có thể tìm được đối tác phù hợp nhất nhằm tránh tình trạng vì quen quá thân nên bị kê giá cao.

Mặt khác, mỗi nhân viên trong công ty đều có nhu cầu sử dụng di động cho công việc nên việc phân bổ, trợ cấp chi phí liên lạc cho nhân viên văn phòng một cách hợp lý cũng phải cần được quan tâm đúng cách để phù hợp với mục tiêu cắt giảm chi phí nhưng không gây bất lợi cho nhân viên. Luật Hải quan cần có các quy định làm cơ sở để thực hiện cải cách thủ tục Hải quan theo phương hướng: đơn giản hóa hồ sơ hải quan, công khai hóa và thực hiện hóa việc khai hải quan, quy định dịch vụ khai hải quan, điều kiện giải phóng hàng cho từng loại hình hàng hóa xuất nhập khẩu, quyền và nghĩa vụ của người làm thủ tục hải quan trong việc lực chọn quy định áp dụng ưu tiên hơn về thủ tục hải quan (phân luồng hàng hóa, tỷ lệ kiểm tra và phương pháp kiểm tra), giải quyết khiếu nại phát sinh, cho phép khai hải quan bằng phương tiện điện tử công khai hóa quyền và trách nhiệm của người làm thủ tục hải quan tại các bước làm thủ tục hải quan trên cơ sở, nguyên tắc tự khai, tự tính thuế và tự chịu trách nhiệm. Với chiến lược đúng đắn, nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu hàng hoá bằng container đường biển, công ty đã đào tạo được đội ngũ nhân viên khá lành nghề từ việc tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng cho đến việc xử lý các quy trình xử lý chứng từ cho hàng hoá xuất nhập khẩu bằng container đường biển.

Và cũng từ bài này cho thấy, nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tuy chỉ là một khâu nhỏ trong nghiệp vụ ngoại thương nhưng hết sức quan trọng và phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải am hiểu, nắm vững nghiệp vụ hải quan, nắm bắt kịp thời những quy định của Nhà nước ban hành và luôn cập nhật những quy định đó, đồng thời tuân thủ đúng đắn những quy định của Pháp luật Việt Nam. Phòng Logistics, nhóm Chứng từ của Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Năm 2018), “Quy trình giao nhận nguyên container hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Năm 2018)”, tài liệu nội bộ. 2 - Được người hướng dẫn ( nhân viên thuộc bộ phận phòng xuất nhập khẩu) giới thiệu các sản phẩm và khách hàng hiện có tại công ty và được cung cấp tài liệu mô tả thông tin sản phẩm để học và ghi nhớ phục vụ cho công làm việc sau này.