Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã

Mục tiêu của công tác tổ chức

Có thể nói mục tiêu tổng quát của công tác tổ chức trong một doanh nghiệp là thiết kế nên một cấu trúc tổ chức bộ máy vận hành một cách có hiệu quả nhằm đạt đ ợc những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là ƣ hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất.

Mục đích và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy doanh nghiệp .1 Mục đích

Công tác tổ chức bộ máy có vai trò phân bố nguồn lực hợp lí cho từng công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công, hạ giá thành sản phẩm. Mặt khỏc, cụng tỏc tổ chức bộ mỏy phải xỏc định rừ trỏch nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức.3.

Nguyên tắc xây dựng bộ máy tổ chức

 Linh hoạt : Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi tr ờng bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh ƣ hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. Ngoài ra các nguyên tắc trên, trong thực tiễn nhà quản trị còn quan tâm đến một số nguyên tắc khác nhƣ nguyên tắc lấy chất l ợngƣ hơn số l ợng,ƣ tam quyền phân lập, chuyên môn hoá, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, không chồng chéo, nguyên tắc thừa kế,….

Ph ơng pháp phân chia bộ máy tổ ƣ chức .1 Phân chia theo thời gian

Nh ng các nguyên tác tổ chức ƣ ƣ không thể đặt một cách tùy tiện mà các nhà tổ chức cần hiểu biết và vận dụng một cách sáng tạo các nguyên tắc chủ đạo khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị. Cơ cấu này thích nghi với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, cũng nh ƣ các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nh ng các doanh nghiệp này chỉ sản xuất ƣ kinh doanh một chủng loại sản phẩm đơn lẻ hoặc một vài chủng loại sản phẩm t ơng ƣ tự nhau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể chỉ cần hình thành một vài bộ phận chức năng cần thiết, còn các doanh nghiệp lớn hơn có thể mở rộng chức năng theo chiều dọc lẫn chiều ngangg, phù hợp với nhu cầu thực hiện các công việc chuyên môn.

Ví dụ nh , tập đoàn ƣ ƣ b uƣ chính viễn thông VNPT hình thành nên các công ty điện thoại và điện báo, công ty bảo hiểm b u điện, công ty b u chính,… ƣ ƣ Hình 1-3 là một minh hoạ về phân chia bộ phận theo sản phẩm của một công ty chuyên về tƣ vấn.

Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy

T ổtrưởng T ổtrưởng T ổtrưởng T ổtrưởng T ổtrưởng T ổtrưởng Tóm lại, không có cách phân chia bộ phận nào tốt nhất cho mọi tổ chức và mọi hoàn cảnh. Quan trọng ƣ ƣ hơn hết là quản trị phải lựa chọn cho phù hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểm tình huống cụ thể của tổ chức mình.

CÁC YẾU TỐ ẢNH H Ƣ ỞNG ĐẾN TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP Tiến trình xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp ảnh h ởng bởi 4 yếu tố sau :ƣ

(b) Chiến l ợc quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con ng ời phù hợp ƣ ƣ với từng nhiệm vụ; tổ chức sẽ phải thiết kế theo loại công nghệ đ ợc sử ƣ dụng cũng nhƣ theo đặc điểm của con ng ờiƣ trong doanh nghiệp. Hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hoặc có ít thay đổi đột biến, ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị tr ờng ít thăng trầm,… Trái lại, một hoàn cảnh thay ƣ đổi là hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi th ờng xuyên xảy ra đối với các yếu tố kể ƣ trên (sản phẩm, thị tr ờng,…). Trong hoàn cảnh xáo trộn thì doanh nghiệp phải có một ƣ bộ máy tổ chức thích hợp, linh hoạt, con ng ờiƣ phải có tinh thần hợp tác và không phân rừ nhiệm vụ, cấp bậc sẽ phự hợp hơn.

Theo nghiên cứu của Joan Woodward tại Siouth Essex trong thập niên 60, Woodward đã cho rằng những doanh nghiệp có công nghệ sản xuất, qui trình hoạt động phức tạp, th ờng có bộ máy tổ chức nhiều cấp bậc, với mức độ giám sát và ƣ phối hợp công việc đ ợc thực hiên ở c ờng độ cao.

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TM-DV ĐỈNH BẠCH MÃ .1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TNHH TM-DV

Năm 2003 là năm đánh dấu sự lớn mạnh của công ty DBM, sau khi thành lập, công ty đã tiến hành quá trình hợp tác quốc tế với công ty Mooatech (Hàn Quốc); DBM và Mooatech (Hàn Quốc) đã chính thức ký kết Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh vào ngày 26 tháng 04 năm 2003, mở ra một trang mới cho tiến trình hội nhập với nền kinh tế khu vực. Bên cạnh đó, DBM đã tiến hành ký kết hợp đồng đối tác nhiều hãng sản xuất các sản phẩm công nghệ hàng đầu nh Burster (Đức – Thiết bị đo, hiệu chuẩn vàƣ cảm biến cao cấp chuyên dùng), Inficon (Thụy Sỹ – Thiết bị dò tìm rò rỉ khí, chân không, phát hiện khí độc…), Kuka (Đức – Robot công nghiệp), Rixan (Mỹ - Robot và các giải pháp tích hợp sử dụng Robot), Aldebaran (Pháp – Robot hình ng ời), Kistlerƣ (Thụy Sỹ - Đo kiểm động cơ đốt trong, xe hơi, cảm biến), Emona ( c – Thiết bị dạy học điện tử viễn thông)… đặc biệt là mối quan hệ hợp tác kinh doanh gần gũi với National Instruments (NI), một công ty của Mỹ về Đo l ờng và Tự động hóa bằngƣ công nghệ máy tính với phần mềm nổi tiếng LabVIEW, trở thành nhà phân phối chính thức toàn bộ các sản phẩm của NI tại Việt Nam từ năm 2008. Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và kinh phí trong quá trình nghiên cứu, tạo mẫu thử và sản xuất sản phẩm ra thị tr ờng, DBM là cầu nối liên kết giữa ƣ các hãng danh tiếng ở các n ớcƣ phát triển với các viện, trung tâm ứng dụng, các tr ờngƣ đại học kỹ thuật và nhà máy sản xuất trong n ớc bằng các sản phẩm mang hàm ƣ l ợngƣ công nghệ cao nhất.

 Phần cứng và phần mềm đo l ờng và tự động hóa cao ƣ cấp của hãng National Instruments (www.ni.com): cho phép thiết lập các hệ thống đo l ờng, ƣ thu thập dữ liệu tự động, các mạng điều khiển công nghiệp từ đơn giản (PPI/MPI) đến phức tạp nh SCADA, DSC… bằng phần cứng và phần mềm lập trình đồ ƣ họa LabVIEW với khả năng t ơng tác với PLC,ƣ PAC.

PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG TẠI CÔNG TY THNN TM-DV ĐỈNH BẠCH MÃ

Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy tổ chức của công ty cũng tuân thủ nguyên tắc gắn với mục tiêu, lấy mục tiêu làm cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức, đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện thống nhất và tập trung vào các mục tiêu mà công ty cần thực hiện, phù hợp với hoạt động kinh doanh và yêu cầu của công ty. Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối: Về nguyên tắc này thì bộ máy tổ chức của công ty ch a đạt đ ợc tính cân đối cao, có phòng ban nhận quá nhiều ƣ ƣ công việc ví dụ nh phòng kinh doanh, vừa phải đề ra các chiến l ợc kinh doanh, vừa ƣ ƣ phải quản lý hoạt động mua bán trong công ty,…, vì vậy đòi hỏi công tác xử lý công việc với c ờng độ làm việc cao. Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường: Với nguyên tắc linh hoạt thì công ty ch a hoàn toàn thực hiện đúng nguyên tắc bởi còn nhiều bất cập trong ƣ quá trình làm việc nên việc chủ động linh hoạt của bộ máy ch aƣ đ ợcƣ hoàn thiện, ch aƣ đối phó và thích ứng kịp với môi tr ờng bênƣ ngoài.

Công ty sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch nguồn nhân lực và bảng mô tả công việc để đánh giá tình hình hiện tại từ đó sẽ đ a ra quyếtƣ định tuyển dụng phù hợp với chuyên môn, khối l ợng công việc của từng phòng ban.ƣ Tuy nhiên, do Công ty vẫn ch a thành lập phòng nhân sự nên công tác tuyển dụng sẽƣ do nhân viên văn phòng tổng hợp từ đó trực tiếp phó giám đốc hoặc ng ời đại diện doƣ cấp trên chỉ đạo phỏng vấn và tuyển dụng.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT L Ƣ ỢNG BỘ MÁY TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV ĐỈNH BẠCH MÃ

Giám đốc công ty thực hiện nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến tình trạng quá tải, không thể kiểm soát toàn bộ và liên tục bộ máy tổ chức của công ty. Bất cứ một mục tiêu, chiến l ợcƣ nào của công ty, nếu muốn đạt đ ợcƣ hiệu quả cao thì phải có sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Phòng kinh doanh nên đ a ra những chiến dịch quảng cáo phù hợp, nhằm ƣ có những h ớng điều chỉnh, quảng cáo thích hợp với tình hình doanh nghiệp và tình ƣ hình kinh tế xã hội và quan trọng hơn là phù hợp với khách hàng, nâng cao khả năng tìm kiếm khách hàng mới.

Trong qua trình hoạt động, môi công ty phải đ a ra nhiều quyết định, ƣ thực hiện nhiều chiến l ợc đáp ứng xu thế của thời đại và sự thay đổi của môi tr ờng ƣ ƣ kinh doanh.