MỤC LỤC
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
- Tổng số tiền ở cột "Số tiền phát sinh" ở phần Nhật ký bằng tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản và bằng tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản. - Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính. Đối với các tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.
Qua các nghiên cứu cụ thể nêu trên, tác giả đưa ra một số định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý giáo dục, đào tạo trong xu thế hội nhập cũng như những thay đổi trong thời gian tới của chế độ kế toán HCSN ở nước ta. Trong chương 2, tác giả luận văn đã trình bày một số lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động và tổng quan tình hình nghiên cứu ở Việt Nam và thế giới về đề tài này để làm cơ sở đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các trường Cao đẳng, TCCN công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá.
Tác giả đã tiến hành quan sát tổ chức công tác kế toán tại 5 trường với địa chỉ cụ thể là: trường Cao đẳng Văn hoá Nghệ thuật Thanh Hoá (số 20 Nguyễn Du - Phường Điện Biên - Thành phố Thanh Hoá), trường Cao đẳng Thể dục thể thao Thanh Hoá (số 24 Hoàng Văn Thụ - Phường Ngọc Trạo - Thành phố Thanh Hoá), trường Cao đẳng Y tế Thanh Hoá (số 177 Hải Thượng Lãn Ông - Phường Đông Vệ - Thành phố Thanh Hoá), trường Trung cấp thương mại TƯ 5 (số 569 Quang Trung 3 - Phường Đông Vệ - Thành phố Thanh Hoá), trường Trung cấp Thuỷ sản Thanh Hoá (số 124 - Bạch Đằng - xã Quảng Hưng - Thành phố Thanh Hoá). Được sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn cũng như tham khảo một số mẫu và ý kiến của một số cán bộ kế toán chuyên ngành, tác giả đã thiết kế mẫu Phiếu khảo sát (phụ lục 07) gồm 28 câu hỏi về nhiều vấn đề khác nhau liên quan đến tổ chức công tác kế toán của các trường Cao đẳng, TCCN công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá.
Tuy vậy, các trường này hiện đang có diện tích tương đối chật hẹp do lịch sử để lại (Đa số chưa đủ chuẩn về diện tích phục vụ giảng dạy, đào tạo hiện nay), lưu lượng sinh viên, học sinh ngày một tăng; Một số trường đang trong tiến trình nâng cấp, mở rộng diện tích và đầu tư thêm cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học… mà mức thu học phí lại được quy định từ năm 1998 (Theo Quyết định số 70/1998/QĐ-TTg ngày 31/3/1998 của Thủ tướng Chính phủ) và nguồn kinh phí NSNN cấp hàng năm có hạn nên để tổ chức công tác kế toán đảm bảo duy trì và nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập của các trường hiện còn nhiều khó khăn, bất cập và thiếu đồng bộ. Chuyên ngành đào tạo của các trường Cao đẳng, TCCN công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá rất đa dạng và có nhiều thế mạnh như đào tạo các ngành nghề y, dược, sư phạm âm nhạc, sư phạm mỹ thuật, đạo điễn sân khấu, diễn viên sân khấu, quản lý văn hoá, hội hoạ, hướng dẫn viên du lịch, sáng tác âm nhạc, thanh nhạc, nhạc cụ (truyền thống - Phương Tây), thông tin thư viện, kế toán doanh nghiệp, quản trị doanh nghiệp, công nghệ chế biến, nuôi trồng thuỷ sản, điện xí nghiệp, điện tàu biển, điều khiển tàu biển… Ngoài ra các trường còn liên kết với các trường đại học đào tạo liên thông, đào tạo không chính quy một số chuyên ngành nên thường xuyên thu hút được lượng sinh viên, học sinh tương đối đông đảo và tăng dần qua.
Việc xác định và vận dụng chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại các trường chưa thực sự khoa học, còn trùng lặp và chồng chéo, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa đúng với tính chất, nội dung nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý như: khi mua vật tư sử dụng cho thực hành không qua kho nhưng vẫn lập phiếu nhập kho là không đúng quy định của chế độ kế toán (ở trường Trung cấp Thuỷ sản); một số chứng từ chi cơ sở thuyết minh chưa cụ thể hoặc thiếu hoá đơn tài chính theo quy định như các khoản chi tiếp khách, chi mua sắm vật tư, đồ dùng phục vụ hoạt động văn nghệ, hội thao…(ở trường Trung cấp Thương mại TƯ 5, trường Trung cấp Thuỷ sản); các hợp đồng liên kết đào tạo chưa thể hiện chi tiết nội dung chi nên khó kiểm soát (ở trường Cao. đẳng Văn hoá, nghệ thuât, trường Cao đẳng Y tế, trường Cao đẳng Thể dục, thể thao); chứng từ chi sửa chữa tài sản không có đánh giá kiểm định mức độ hư hỏng trước khi sửa chữa (ở trường Trung cấp Thương mại TƯ 5, trường Trung cấp Thuỷ sản); một số chứng từ chi lễ, Tết chưa tiết kiệm, chi Hiếu, Hỉ, hỗ trợ ốm đau vượt quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ (ở trường Trung cấp Thuỷ sản, trường Cao đẳng Thể dục, thể thao), một số giấy đề nghị tạm ứng không ghi thời hạn thanh toán tạm ứng nên số tồn đọng dây dưa lớn…. Tuy vậy, do nhận thức chưa thấu đáo và nắm chưa vững các quy định nên cùng một nội dung kinh tế nhưng việc hạch toán giữa các trường không thống nhất và thậm chí sai chế độ như trường Cao đẳng Thể dục thể thao, Cao đẳng y tế chi lễ, Tết hạch toán vào TK 6612 là sai, đúng là phải hạch toán vào TK 4312; trường Trung cấp Thuỷ sản thu thanh lý tài sản hạch toán vào TK 461 là sai mà phải hạch toán vào TK 4314; khi phản ánh nghiệp vụ thu tiền học phí, lệ phí tuyển sinh các lớp liên kết đào tạo, đào tạo tại chức, bồi dưỡng ngắn hạn thì trường Cao đẳng Văn hoá nghệ thuât Thanh Hoá hạch toán vào TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng trường Trung cấp Thuỷ sản Thanh Hoá lại hạch toán khoản thu này vào TK 511- Các khoản thu.
- Về hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán: Các trường đều đang sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ Cái, hình thức này hiện nay không còn phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và số lượng nghiệp vụ kế toán ở các trường hiện nay ngày càng nhiều. Hệ thống sổ kế toán chi tiết chưa đáp ứng được yêu cầu hệ thống hoá thông tin phục vụ cho việc quản lý tài sản, vật tư nên số liệu kế toán về vật tư, tài sản là thiếu khách quan, chính xác dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoất vật tư còn khá phổ biến.
Nhìn chung các trường trực thuộc tỉnh Thanh Hoá quản lý đều chi cho người đi công tác mức cao nhất theo Thông tư số 23/2007/TT-BTC ngày 21/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Nghị quyết số 74/2007/NĐ-HĐND ngày 25/7/2007 của Hội đồng nhân dân tỉnh Thanh Hoá về việc quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị đối với các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập tại Thanh Hoá. - Về khoản chi phí nghiệp vụ thường xuyên, gồm: chi cho biên soạn giáo trình, chi cho giáo viên dạy vượt định mức giờ giảng, chi cho công tác tuyển sinh, chi phục vụ thi tốt nghiệp, chi mua vật tư cho thực hành, chi sáng kiến kinh nghiệm…tùy vào khả năng tài chính của từng trường mà Hiệu trưởng các trường đã xây dựng mức chi thấp hơn, bằng hoặc cao hơn định mức do Nhà nước quy định.
Có tồn tại này là do lãnh đạo đơn vị, cán bộ, nhân viên kế toán và cán bộ, viên chức trong trường chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc công khai báo cáo tài chính, hơn thế nữa các cơ quan chủ quản cũng chưa có biện pháp xử lý thích đáng đối với các đơn vị không thực hiện hoặc chưa thực hiện đầy đủ công tác công khai báo cáo tài chính. - Công tác lãnh đạo, chỉ đạo ở các trường thiên về chuyên môn giảng dạy, đào tạo, chưa coi trọng công tác tài chính, kế toán nên quản lý và phân tích thực trạng tài chớnh chưa tốt, kế hoạch phỏt triển trong tương lai chưa rừ ràng (cú tư tưởng trông chờ nguồn kinh phí NSNN, nhất là các khoản đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ, chưa có trường nào chủ động vay vốn để đầu tư phát triển).
Hiện nay các trường Cao đẳng, TCCN công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá đang tiếp tục xúc tiến các thủ tục để nâng cấp trường (Trung cấp lên Cao đẳng, Cao đẳng lên Đại học), điều chỉnh lại quy hoạch, chuẩn bị đội ngũ giáo viên, cán bộ quản lý giáo dục, mở thêm ngành, nghề đào tạo, đa dạng hoá hoạt động đào tạo, dạy nghề… nên lưu lượng sinh viên, học sinh ngày càng tăng, chất lượng được nâng dần từng bước, đáp ứng tốt hơn cho nhu cầu sử dụng của xã hội. Tổ chức công tác kế toán đòi hỏi phải có những chi phí nhất định như trả lương cho người làm công tác kế toán, trang bị các máy móc, thiết bị phục vụ tác nghiệp kế toán… nên hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị và của Nhà nước.
Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính hoặc phụ trách phòng phải xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ một cách khoa học, khép kín nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu, tăng tốc độ thông tin giúp cho việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản, sử dụng kinh phí và các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ kịp thời, đạt hiệu quả cao. Khi kiểm kê định kỳ hoặc cuối năm, kế toán sẽ tiến hành so sánh số liệu thực tế về TSCĐ, công cụ, dụng cụ hiện có tại từng khoa, phũng, ban trong trường với số liệu được ghi trờn “Sổ theo dừi TSCĐ và cụng cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng” để phát hiện nguyên nhân chênh lệch nếu có và tìm ra biện pháp xử lý nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài sản trong đơn vị.
Vì một thực trạng đang xảy ra trong các trường là thường xuyên có sự thuyên chuyển nhân viên kế toán sang phòng ban khác hoặc nhân viên từ phòng ban khác về phòng kế toán, làm cho bộ máy kế toán trong trường không ổn định dẫn đến ảnh hưởng đến công tác kế toán và làm cho nhân viên kế toán không yên tâm công tác. Ở chương 4 tác giả luận văn đã nêu các kết luận, dự báo triển vọng và kiến nghị các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường Cao đẳng, TCCN công lập trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá cùng với các điều kiện áp dụng nhằm góp phần quản lý tốt và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, phát huy vai.