Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển FCL tại Công ty TNHH Goodwill Global Logistics

Nhiệm vụ

- Tổ chức thực hiện các kế hoạch và đề án dịch vụ cho nhiều đối tượng khách hàng một cách hiệu quả, cần đảm bảo chức năng hoạt động đã đề ra và liên tục cải tiến, nâng cao các dịch vụ hiện có để mang đến lợi ích song phương cho khách hàng. - Hoạt động kinh doanh đúng phạm vi được đăng ký trên giấy phép kinh doanh, sử dụng nguồn vốn vào đúng mục đích và quyền hạn được quy định. - Tạo điều kiện thuận lợi để các cá nhân có mong muốn học tập và nâng kiến thức chuyên môn có thể tham gia các chương trình đào tạo, học tập để nâng cao trình độ và kỹ năng nghiệp vụ của mình.

- Tăng cường công tác quản lý và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác để tối đa hóa mức lợi nhuận. - Hiện nay, công ty dễ dàng tiếp cận với nhiều báo cáo, nghiên cứu về thị trường và lĩnh vực giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước. Từ đó, các công ty có thể tìm kiếm các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, giúp đạt được lợi ích cho chính công ty cũng như các đối tác, khách hàng.

Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban

- Đánh giá năng lực và kỹ năng của ứng viên để tìm ra nhân viên phù hợp nhất với bộ phận. - Giới thiệu các chế độ và chính sách sử dụng lao động của công ty đến nhân viên mới. - Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về dịch vụ giao nhận thông qua các kênh marketing online hoặc offline.

- Chăm sóc khách hàng hiện có bằng cách cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết. - Theo dừi cỏc đơn đặt hàng và hợp đồng nhập xuất hàng húa giữa cụng ty với đối tác nước ngoài. - Theo dừi cỏc giấy bỏo hàng đến, thực hiện cỏc thủ tục kờ khai thuế và thụng quan.

- Điều phối vận chuyển hàng về kho trong khâu nhập khẩu và chuyển hàng ra cảng trong khâu xuất khẩu. - Đóng gói, xếp hàng và kiểm tra hàng hóa trong quá trình xuất nhập khẩu. - Cung cấp các chứng từ liên quan đến lô hàng cho từng bộ phận trong công ty.

- Thực hiện các hợp đồng giao nhận hàng, chuyên lo thủ tục hải quan, kiểm hóa và giao nhận hàng hóa cho khách hàng. Các nhân viên cùng hỗ trợ bổ sung cho nhau trong quá trình làm hàng. - Tư vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến chế độ kế toán.

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ và hoàn chỉnh thủ tục kế toán. - Lập và nộp các báo cáo thuế, báo cáo tài chính và tiến hành các thủ tục thanh, quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Tình hình nhân sự của công ty 1. Theo trình độ học vấn

Qua bảng 1.1 ta có thể thấy tỷ lệ lao động có trình độ học vấn trên đại học chiếm. 6.7% và cũng là tỉ lệ thấp nhất trong số lượng nhân sự của công ty. Còn lại là tỷ lệ lao động có trình độ học vấn Trung cấp chiếm 26.7%.

Xét về trình độ tin học của nhân sự tại công ty, tỉ lệ chiếm phần lớn trong số lượng nhân viên là trình độ B chiếm tỉ lệ 55%, thấp hơn trình độ B là trình độ C với tỉ lệ 40% và 5% còn lại thuộc trình độ A và cũng là trình độ chiếm tỉ lệ thấp nhất. (Nguồn: Phòng nhân sự của công ty TNHH Goodwill logistics) Qua bảng 1.3 ta thấy nhóm lao động có độ tuổi dưới 25 chiếm tỉ lệ khá cao (40%), nhóm trẻ tuổi này chủ yếu là những nhân viên giao nhận. Nhóm còn lại (60%) chủ yếu là thành phần Ban Giám đốc, quản lý ngoài ra còn rất nhiều nhân viên kinh doanh, đàm phán có kinh nghiệm làm việc lâu năm.

Nhìn chung, trình độ học vấn nguồn nhân lực của công ty ở mức tốt từ cao đẳngtrở lên chiếm 73.3%, trình độ ngoại ngữ và tin học ở mức khá mặc dù quy mô của công ty khá nhỏ. Tuy nhiên, để phát triển và mở rộng quy mô, thị trường thâm nhập trong tương lai, công ty nên tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn phù hợp, đặc biệt là nhân sự có trình độ tốt về ngoại ngữ và tin học để tận dụng tốt nhất nguồn nhân lực. Do công ty còn non trẻ nên đòi hỏi những người thuộc ban lãnh đạo phải có trình độ chuyên môn cao với kinh nghiệm làm việc lâu năm và kỹ năng tốt về ngành nghề.

Tuy rằng nhân viên trong công ty còn trẻ tuổi và thiếu kinh nghiệm nhưng lại luôn năng động, có tinh thần học hỏi và trách nhiệm trong công việc, vì vậy các hoạt động kinh doanh thường diễn ra suôn sẻ.

Sơ đồ tóm tắt quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển (FCL) tại công ty TNHH Goodwill Global Logistics

(1) Công ty Daelim Corporation và công ty TNHH Daelim Việt Nam ký hợp đồng mua bán hàng hóa. (2) Công ty TNHH Daelim Việt Nam thuê dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty TNHH Goodwill Global Logistics. Sau đó công ty TNHH Daelim Việt Nam gửi bộ chứng từ cho công ty TNHH Goodwill Global Logiatics để bắt đầu tiến hành thực hiện dịch vụ.

(3) Hãng tàu KMTC gửi thông báo hàng đến và lệnh gia hàng Edo cho công ty TNHH Daelim Việt Nam. (4) Công ty TNHH Daelim Việt Nam chuyển tiếp thông báo hàng đến và Edo cho công ty TNHH Goodwill Global Logistics. (5) Công ty TNHH Goodwill Global Logistics liên hệ với hãng tàu KMTC để lấy phiếu cược cont.

(6) Công ty TNHH Goodwill Global Logistics thực hiện các nghiệp vụ để thông quan hàng hóa. (7) Công ty TNHH Goodwill Global Logistics giao hàng đến kho công ty TNHH Daelim Việt Nam. Mô tả chi tiết quy trình tổ chức và thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa.

Kiến nghị 3: Xin hỗ trợ tài chính để bổ sung thêm trang thiết bị cho công ty trong khâu vận chuyển

Ngoài ra, nâng cao chất lượng dịch vụ: Bổ sung thêm trang thiết bị có thể cung cấp các công nghệ và tính năng mới giúp nâng cao chất lượng dịch vụ. Ví dụ, sử dụng trang thiết bị theo dừi hàng húa và hệ thống quản lý kho tiờn tiến cú thể giỳp giảm thiểu lỗi hệ thống và đảm bảo sự an toàn và chính xác trong quá trình vận chuyển. Cuối cùng, đáp ứng nhu cầu khách hàng: Bổ sung thêm trang thiết bị có thể giúp công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.

Nếu công ty đang mở rộng hoặc có nhu cầu vận chuyển hàng hóa có tính phức tạp cao hơn, việc có đủ trang thiết bị và công nghệ phù hợp sẽ giúp đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Trong chương này tác giả đã đưa ra một số kiến nghị để có thể kết hợp và phát huy hài hòa những điểm mạnh và cơ hội, hạn chế và khắc phục những điểm yếu và thách thức nhằm hoàn thiện hơn nghiệp vụ giao nhận của công ty TNHH GOODWILL.