MỤC LỤC
- Kỹ năng giao tiếp nội bộ là một trong những kỹ năng cần được trao dồi của tất cả các thành viên trong nội bộ của cả doanh nghiệp hay bất kỳ cơ quan tổ chức nào, vì nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. - Giao tiếp nội bộ là sự trao đổi những thông tin , nội dung liên quan giữa những thành viên trong một đơn vị, tổ chức, các phòng ban…giao tiếp nội bộ có thể được diễn ra bằng giao tiếp ngôn ngữ có lời, giao tiếp ngôn ngữ không lời. Trong một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp hay tập đoàn kinh tế, hoạt động kinh doanh hay các hoạt động khác thuộc đơn vị thì hoạt động giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới rất cần thiết và quan trọng; Nó quyết định nhiều đến hiệu suất và hiệu quả của hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức doanh nghiệp (muốn làm tốt điều này các nhà quản lý cấp tổ, trưởng phó các bộ phận và phòng ban. phải vận dụng tốt các kỹ năng và nguyên tắc giao tiếp cũng như phong cách giao tiếp).
Giao tiếp với cấp dưới giúp cho các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp nhà quản lý, lãnh đạo nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới, phát hiện được những nội dung còn sai sót, hạn chế chưa thực hiện được, từ đó có cách thức điều chỉnh cho phù hợp. Tin tưởng và tôn trọng họ cũng như những kiến thức, trình độ và những đóng góp của họ cho công việc của họ cũng như những công việc khác liên quan đến sự phát triển của cơ quan, đơn vị. Lắng nghe thành công sẽ giúp cho nhà lãnh đạo biết được tình hình thực tế của đơn vị, doanh nghiệp, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên cấp dưới, nhìn nhận được những mức độ thành công, chính xác của các quyết định hay chiến lược mà doanh nghiệp hay cơ quan tổ chức đã đưa ra.
Đây là một trong những yếu tố giúp cho công tác giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp thành công vì: Khi cấp trên biết lắng nghe tôn trọng, quan tâm cấp dưới đó chính là động lực để cấp dưới làm việc một cách hiệu quả và tốt hơn. Khen, chê và thưởng phạt phải công minh: Khen nhân viên cấp dưới đúng thời điểm và đúng nội dung sẽ kích thích cho quá trình làm việc hăng say và hiệu quả, việc khen này phải khách quan, không thiên vị. Trong giao tiếp, cấp trên sử dụng lời khen với cấp dưới chân thành của người lãnh đạo sẽ có tác dụng động viên, khuyến khích những người dưới quyền phấn khởi, làm việc hăng hái hơn và giảm đi những khuyết điểm của họ.
Phong cách làm việc quyết đoán, thể hiện ở chỗ người cấp trên tự ra các quyết định quản lý trên cơ sở các thế tin mà mình có được, không quan tâm đến những ý kiến của người khác trong tập thể. Từ đó giúp cho các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tiến độ, tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị và điều chỉnh phù hợp cho cơ quan đơn vị của mình nhằm thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng, thiết thực, hiệu quả. Các đồng nghiệp luôn giữ quan hệ giao tiếp chia sẻ công việc theo hình thức tương trợ lẫn nhau, nhằm mục đích phục vụ khách hàng và thực hiện tốt chủ trương chính sách của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Nói tóm lại việc giao tiếp giữa các đồng nghiệp trong một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thành công, hiệu quả, bầu không khí của cơ quan luôn vui, hòa nhã điều đó sẽ giúp cho sự phát triển của cơ quan, đơn vị doanh nghiệp. Công việc tổ chức cuộc họp của đơn vị, doanh nghiệp giúp cho việc nắm bắt được ý kiến, tư tưởng, nguyện vọng cũng như thảo luận và đưa ra những vấn đề mang tính quyết sách của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Trong việc tổ chức cuộc họp các cơ quan đơn vị thì cách tổ chức sắp xếp chỗ ngồi cũng rất quan trọng vì giúp cho việc giao tiếp được thuận tiện, dễ dàng và làm tăng vẻ mỹ quan cũng như hiệu quả hơn, thành công.
Người làm công tác quản lý cũng như nhân viên các bộ phận liên quan cần nắm vững kiến thức và quy trình giao tiếp với từng nhóm khách hàng, hay từng quốc gia khu vực, để làm tốt việc này họ cần nắm bắt được văn hóa và phong tục của các quốc gia dân tộc – đó cũng chính là mấu chốt cho sự thành công của quá trình giao tiếp với khách hàng. Phân tích được những tình huống giao tiếp: Mục đích, nội dung của việc truyền đạt thông tin, người tiếp nhận thông tin, những trở ngại khi giao tiếp, người nhận thông tin giao tiếp họ mong mỏi những nội dung gì và thông điệp đó có làm hài lòng khách hàng hay không. Phân tích được đối tượng giao tiếp: Phải hiểu được và phân tích được đối tượng bao gồm một hay nhiều người tiếp nhận thông tin tiếp theo; Kiến thức; mối quan tâm; thái độ và những cảm xúc của người nhận thông tin.
Giao tiếp với nhà cung cấp là quá trình trao đổi thông tin giữa người mua hàng và nhà cung cấp để đảm bảo rằng yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được truyền đạt một cỏch chớnh xỏc, rừ ràng và đầy đủ. - Mục tiêu chính của việc giao tiếp với nhà cung cấp là xây dựng một quá trình liên lạc hiệu quả để đảm bảo sự hiểu rừ và thỏa thuận giữa người mua hàng và nhà cung cấp trong quá trình mua sắm và cung ứng. Hiện trạng và nguyên nhân của các vấn đề giao tiếp với nhà cung cấp - Thiếu thông tin liên lạc đầy đủ: Một vấn đề thường gặp là thiếu thông tin liên lạc đầy đủ giữa người mua hàng và nhà cung cấp dẫn đến việc hiểu lầm về yêu cầu sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng, và các thông tin quan trọng khác.
- Thông tin không được cập nhật đúng lúc: Nếu thông tin về yêu cầu sản phẩm, thời gian giao hàng, hoặc số lượng thay đổi nhưng không được cập nhật, có thể gây ra hiểu lầm và xung đột trong quá trình giao tiếp. - Khú khăn trong việc hiểu rừ yờu cầu: Thỉnh thoảng, yờu cầu của người mua hàng cú thể khụng được truyền đạt một cỏch rừ ràng hoặc chi tiết đối với nhà cung cấp dẫn đến khả năng sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. - Thiếu sự đồng bộ trong thụng tin: Giao tiếp khụng hiệu quả, khụng rừ ràng trong thỏa thuận, giá cả, chính sách hoàn trả có thể dẫn đến sự thiếu đồng nhất trong thụng tin giữa cỏc phớa liờn quan, tranh chấp và khụng hiểu rừ quyền và trỏch nhiệm của mỗi bên.
Giao tiếp với cơ quan chính quyền là quá trình trao đổi thông tin giữa người dân, doanh nghiệp hoặc tổ chức với cơ quan chính phủ để thảo luận về các chính sách, quy định, thủ tục và thông tin hành chính. - Mục tiêu chính của việc giao tiếp với cơ quan chính quyền là tạo ra kênh thông tin hai chiều, giỳp cơ quan chớnh quyền hiểu rừ nhu cầu và quan ngại của người dõn, và đồng thời giỳp người dõn hiểu rừ hơn về cỏc quy định và cỏch thức làm việc với cơ quan chính quyền. Hiện trạng và nguyên nhân của các vấn đề giao tiếp với chính quyền - Thiếu thông tin liên lạc hiệu quả: Trong giao tiếp với cơ quan chính quyền thường xuất phát từ việc cập nhật và truyền đạt thông tin liên quan đến chính sách, quy định và thủ tục, đối với công chúng, còn gặp khó khăn.
- Khú khăn trong việc hiểu rừ quy trỡnh và thủ tục: Giao tiếp với cơ quan chớnh quyền thường liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính như đăng ký, nộp hồ sơ, xin phép, nhưng người dân và doanh nghiệp thường gặp khó khăn vì tính phức tạp và sự thay đổi thường xuyên của quy trình và thủ tục này. - Thiếu kênh giao tiếp đa dạng: Khi giao tiếp với cơ quan chính quyền có thể dẫn đến việc người dân và doanh nghiệp không tiếp cận thông tin và dịch vụ một cách thuận tiện, do thiếu các kênh như trang web, ứng dụng di động, mạng xã hội. - Không đáp ứng đủ nhu cầu đa dạng: Thiếu các tùy chọn giao tiếp khác nhau như trang web, ứng dụng di động, điện thoại, làm cho một số người không tiếp cận thông tin và dịch vụ một cách dễ dàng.