Những vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán
MỤC LỤC
Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin
Có lẽ đó cũng chính là một động lực khiến các tờ báo giấy – vừa là để cạnh tranh vừa là không thể cưỡng lại xu thế điện tử hóa – cũng đã phải lập tức triển khai phiên bản điện tử, trong đó phần lớn phát hành lại các bài báo từ bản giấy và có cập nhật thêm thông tin riêng. Ngoài ra, tuỳ từng thời kỳ kinh tế và yêu cầu cụ thể của khách hàng, kiểm toán viên độc lập cũn thực hiện cỏc dịch vụ khỏc như kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và đặc biệt là kiểm toán các quyết toán giá trị công trỡnh xừy dựng cơ bản hoàn thành, xỏc định giỏ trị vốn gúp.
Cơ hội nghề nghiệp với hệ thống thông tin kế toán 1. Tư vấn quản lý hoạt động cho đơn vị
-Sản phẩm của KT hoạt động là báo cáo về kết quả kiểm toán và những ư kiến đề xuất cải tiến hoạt động ở VN chưa thực sự phâtas triển -thường lồng ghép trong các hoạt động chức năng khác. Kiểm toán tuân thủ là kiểm toán nhằm kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đề ra cua đơn vị kiểm toán.
THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Sơ đồ dòng dữ liệu
Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác. - Lưu đồ xử lý dữ liệu tập trung vào các dòng luân chuyển vật lý về các báo cáo, các giấy tờ tương tự khi thiết kế lưu đồ, một số người thiết kế cũng có thể mô tả thêm các dòng hàng hóa được di chuyển như thế nào hoặc một số thông tin không liên quan đến giấy tờ phát sinh (VD: nhân viên bán hàng gọi điện để kiểm tra tình hình mua chịu của khách hàng trước khi bán chịu).
Người sử dụng cuối cùng không chuyên và các tài liệu hướng dẫn 1. Tầm quan trọng của tài liệu hướng dẫn cho người không chuyên
Nhận thức được tầm quan trọng của điều này nên Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ và Hiệp hội kế toán quản trị đều chọn môn này làm các câu hỏi kiểm tra trong kỳ cấp chứng chỉ. Thậm chí, người thiết kế chương trình phải có văn phòng để tiếp nhận những thông tin phản hồi từ người sử dụng với từng trường hợp cụ thể, phát sinh trong quá trình sử dụng hay khi chương trình bị lỗi.
Tên của người thiết kế chương trình
Các chương trình đều có những hướng dẫn cho mỗi ứng dụng cho người sử dụng cuối cùng. Và thông thường người sử dụng có thể tìm thấy các tiện ích này thông qua phần giúp đỡ được viết để hỗ trợ, hay tự giúp người sử dụng tự tra cứu.
Tên của tập tin và nơi chúng được lưu trữ
Nếu các tài liệu này được thiết kế dễ nhìn thì lại rất tốn kém.
Các tham số chính được sử dụng để thay đổi các giả định hay trả lời cho câu hỏi “What – if”
Xây dựng các chính sách chuẩn tắc cho người sử dụng cuối cùng, đôi khi người sử dụng cuối cùng thường muốn tạo ra các ứng dụng mới nhưng lại gặp hạn chế các chính sách chuẩn tắc của công ty. Chuẩn hóa các tài liệu hướng dẫn, điểm chính của chương này là xây dựng các tài liệu hướng dẫn, tuy nhiên, cần phải chuẩn hoá các tài liệu hướng dẫn thường xuyên để là cơ sở cho người sử dụng chương trình.
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (Số tiết: 09)
Định nghĩa và các thành phần cấu thành Một số sự kiện
Ba nguồn thu này theo sự chỉ đạo trực tiếp của BGĐ được nộp cho thủ quỹ, để ngoài hệ thống sổ sách kế toán của công ty là quỹ để BGĐ quản lý (BGĐ gồm có Nguyễn Văn Hóa - Giám đốc, Lê Đình An - Phó giám đốc, Nguyễn Doãn Linh - Phó giám đốc) chỉ đạo trực tiếp thủ quỹ. Mọi chứng từ thu chi từ việc cho thuê kho bãi đều do nguyên Giám đốc Nguyễn Văn Hóa giữ và tiêu hủy. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và hợp lý của các bào cáo mà đơn vị phát hành. Các tổ chức có chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ để duy trì việc cung cấp thông tin chính xác và trung thực. Các chính sách và các thủ tục là một phần quan trọng trong toàn bộ cấu trúc của kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều phương thức và các thước đo đánh giá được thiết kế và thực hiện trong tổ chức nhằm đạt được các mục đích sau: bảo vệ tài sản tổ chức, thẩm tra tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và thông tin trong hệ thống kế toán, đẩy mạnh hiệu quả điều hành và hiệu quả sản xuất kinh doanh, khuyến khích. việc tuân thủ các chính sách quản lý và sự gắn bó của đội ngũ nhân viên với các chính sách đó. Đứng về góc độ pháp luật hiện nay, chúng ta vẫn chưa có sự định nghĩa chính thức thế nào là hệ thống kiểm soát nội bộ. - Khái niệm: hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra. - Mục tiêu: hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức, thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:. Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả. Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời. Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ. Theo luật doanh nghiệp Việt Nam, công ty TNHH và công ty cổ phần có trên 11 cổ đông phải có Ban kiểm soát. Tuy nhiên hiện nay trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 1992:. COSO: The committee of Sponsoring Organizations of treadway Commission. - Treadway Commission: Hội động quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. - Sponsoring Organization: là tổ chức gồm 5 thành viên:. • American Institute of CPAs – AICPA Hiệp hội kế toán viên công chức Mỹ. • American Accounting Association) – AAA: Hội kế toán Mỹ. - Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố, hỏng hóc máy móc thiết bị, hạ tầng cơ sở không theo kịp sự thay đổi mở rộng sản xuất, chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp do công ty mẹ thiếu quan tâm….
Thông tin và truyền thông (information and communication)
Từ việc xem xét và đánh giá của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty, báo cáo hoạt động cung cấp các thông tin cho nhà quản lý làm thế nào để điều hành bộ máy có hiệu quả và hiệu năng hơn. Thông qua việc chuẩn bị các báo cáo hoạt động cho từng bộ phận, nhà quản lý sẽ nhận được các phản hồi về những thành công hay thất bại từ việc ứng dụng các cách thức điều hành trong quá khứ.
Giám sát (Monitoring)
Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hoá chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rừ ràng về trỏch nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xỏc định rừ cỏc hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ; quy định rừ ràng trỏch nhiệm kiểm tra và giỏm sỏt; tiến hành định kỳ cỏc biện phỏp kiểm tra độc lập. Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban nhiều công ty còn lập ra những phòng chuyên trách về kiểm tra, kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót trong quá trình hoạt động của công ty.
Môi trường kiểm soát
- Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp. Quan tâm, nhắc nhở bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại nặng nhọc theo đúng quy định.
Đánh giá rủi ro
- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực ở các vực vị trí nhạy cảm.
Hoạt động kiểm soát
- Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích. - Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.
Hệ thống giám sát và thẩm định
Rủi ro trong doanh nghiệp thường do các nguyên nhân: mâu thuẫn về mục đích hoạt động; các chiến lược DN đưa ra cản trở việc thực hiện mục tiêu; các yếu tố bên ngoài: chính trị, môi trường – đối thủ cạnh tranh, thay đổi ngành, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ; các yếu tố bên trong: qui trình – hoạt động, xử lý thông tin, công nghệ; thiếu nhân sự chủ chốt, bộ phận quản lý chất lượng yếu, tăng trưởng quá nhanh,. Các quyết định liên quan tới thị trường (chính sách giá, quảng cáo, lựa chọn nhà phân phối..) có thể dẫn tới những rủi ro: do quảng cáo không hợp lý làm mất khách hàng, chi phí quảng cáo quá cao so với lợi ích đem lại, đơn giá bán xây dựng không hợp lý nên hàng không bán được hoặc doanh thu quá thấp so với chi phí bỏ ra, quyết định nhà phân phối thiếu điều kiện làm ảnh hưởng đến thương hiệu của DN,.
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CHU TRÌNH KINH DOANH
Lựa chọn và báo cáo các thông tin kế toán
Do đó, người thiết kế hệ thống tạo ra các thông tin đầu ra trước, trong số các thông tin đàu ra của hệ thống thông tin kế toán là báo cáo cho người quản lý, báo cáo cho nhà đầu tư hay chủ nợ, các tập tin dữ liệu cần lưu trữ, các tập tin lưu trữ cho các dữ liệu kế toán hiện hành. Tính thời gian cho phép các nhà quản lý so sánh hoạt động giữa các kỳ với nhau, ví dụ về báo cáo về hoạt động kinh doanh có thể cho giám đốc kinh doanh so sánh hoạt động bán hàng của tháng 5 so với tháng 6 như thế nào, tháng 5 năm nay so với năm ngoài ra sao để đưa ra các biện pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
Hai chu trình kinh doanh chính
Các thông tin trên chứng từ gốc giúp cho nghiệp vụ kế toán hoàn tất vì các chứng từ này cung cấp các thông tin cần thiết, các chứng từ này sẽ truyền tin cho các bộ phận có liên quan, nó cũng là những tài liệu xác thực cho thông tin kế toán. Số lượng từng mặt hàng nhập kho có thể khác với đơn hàng, như vậy khi hàng được nhập, thủ tục kiểm soát sẽ được thực hiện và yêu cầu nhân viên nhập hàng phải kiểm tra chi tiết số lượng cho từng mặt hàng hơn là chỉ chú ý đến số lượng tổng cộng.
Các chu trình kinh doanh khác trong doanh nghiệp
Khi có sự thay đổi về tài sản cố định (bảo dưỡng, sửa chữa) bộ phận sử dụng tài sản sẽ có những báo cáo cập nhật về thông tin thay đổi tài sản tới bộ phận quản lý tài sản, bộ phận này sẽ ghi nhận những thông tin thay đổi lưu trữ tại tập tin quản lý tài sản cố định và đưa ra những mẫu biểu thay đổi tài sản cố định. So sánh với những công ty cung cấp hàng hoá hữu hình (ví dụ như công ty sản xuất ôtô) thì các công ty cung cấp dịch vụ chuyên biệt có những điểm khác biệt đăc trưng như sau: (1) không có hàng hoá tồn kho, (2) nhấn mạnh tính chuyên nghiệp của nhân viên, (3) rất khó đánh giá về số lượng và chất lượng của dịch vụ cung cấp, (4) là quy mô nhỏ.
