Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty AASC

Lịch sử hình thành và phát triển của AASC

Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển Công ty có vị trí là một trong các Công ty hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kiểm toán và t vấn tài chính kế toán, chiếm dữ đợc thị phần hoạt động, cung cấp đợc các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ t vấn đạt chất lợng cao nhất, phơng hớng nhiệm vụ của Công ty giai. Đầu t xây dựng mở rộng cơ sở vật chất làm việc, mua sắm nâng cấp trang thiết bị thông tin, thiết bị văn phòng phục vụ điều kiện làm việc thật tốt cho các kiểm toán viên, nhân viên và chuyên gia của Công ty tại văn phòng Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh thành.

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Tại AASC các nhân viên của Công ty hiểu vai trò của kiểm toán viên trong hoạt động của mình đó là: độc lập, trung thực, khách quan và bảo mật, tuân thủ các quy định của nhà nớc Việt Nam cũng nh các chuẩn mực của kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận chung. Giám đốc Công ty là ông Ngô Đức Đoàn, là ngời chịu trách nhiệm trớc Bộ tr- ởng Bộ Tài chính và trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty, Giám đốc Công ty do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật. Công ty có năm phòng nghiệp vụ đợc phân chia theo mảng nghiệp vụ chuyên trách, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toán xây dựng cơ.

Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất : Bên cạnh dịch vụ kiểm toán, kế toán và t vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty (Hệ thống th chào hàng, các phơng thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ của Công ty).

Một số đặc điểm lớn của Công ty có ảnh hởng đến công tác tổ chức hồ sơ

Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công cha có sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu. Mặc dù Công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hết các công việc từ lập đến lu trữ hồ sơ đều đợc thực hiện một cách thủ công. Là một công ty kiểm toán, nhận thức đợc vai trò của hồ sơ kiểm toán đối với việc thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cũng nh đáp ứng yêu cầu quản lý đối với mỗi cuộc kiểm toán AASC cũng rất chú trọng việc tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán.

Việc hình thành tất cả các giấy tờ làm việc của mô hình hồ sơ này hoàn toàn thủ công không thông qua bất cứ một phơng tiện trung gian nào và phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, xét đoán nghề nghiệp của các kiểm toán viên.

Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy tờ làm việc của hồ sơ kiểm toán tại AASC

Ban kiểm soát phải bảo đảm rằng tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toán viên và trợ lý trong hồ sơ kiểm toán đã đợc anh ta tự soát xét hoặc kiểm toán viên chính soát xét, tối thiểu thì phải soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từng khoản mục trên báo cáo tài chính, kết luận của kiểm toán viên đối với từng phần hành, chơng trình kiểm toán đối với từng phần hành đã đợc thực hiện, các công việc do kiểm toán viên chính thực hiện mà cha đợc soát xét. Đối với các khách hàng mới kiểm toán viên phải tiến hành thu thập toàn bộ các thông tin nói trên còn đối với các khách hàng thờng xuyên thì kiểm toán viên chỉ cần thu thập thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong công tác kinh doanh của công ty khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung thêm vào hồ sơ thờng trực. Yêu cầu và mục đích : Chỉ mục này yêu cầu phải thu thập đầy đủ các thông tin về nhân sự mang tính đặc thù của công ty giúp cho kiểm toán nắm đợc những thông tin về vấn đề lao động cũng nh các quy chế quy định về lơng và quỹ lơng của công ty khách hàng.

Đây cũng là phần tìm hiểu quan trọng đợc kiểm toán viên tiến hành để tìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ không chỉ cho việc lên kế hoạch kiểm toán mà còn cho cả công việc kiểm toán chi tiết sau này.Trong phần tìm hiểu hệ thống kế toán của khách hàng kiểm toán phải nắm đợc những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu về việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán của đơn vị.

Hồ sơ tổng hợp : Phần thông tin tổng hợp này chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán thu thập đợc. Hồ sơ kiểm

Khi kết thúc cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính trình bày ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực, hợp lý xét trên khía cạnh trọng yếu của các thông tin định lợng và sự trình bày các thông tin định lợng này trên Báo cáo tài chính do khách hàng đã lập. Việc đa ra các câu hỏi phụ thuộc rất nhiều vào sự xét đoán của kiểm toán viên, các câu hỏi đợc đa ra thờng theo các mục chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng lĩnh vực đợc kiểm toán và tập trung vào những phần hành mà kiểm toán viên cho rằng có chứa đựng nhiều rủi ro. Căn cứ trên mức độ trọng yếu và rủi ro đã đợc xác định, kiểm toán viên tiến hành lập kế hoạch tổng hợp cho tài khoản đó trên giấy tờ làm việc chi tiết cho từng tài khoản trong mỗi giấy tờ làm việc dựa trên kinh nghiệm và các đánh giá đầu về hoạt động của tài khoản, kiểm toán viên sẽ xác định các thủ tục tổng hợp cần đợc thiết lập để có thể kiểm tra chi tiết cho tài khoản đó.

Giấy tờ làm việc trong bớc này là một bảng tờng trỡnh trong đú xỏc định rừ thời gian thực hiện, số lợng thành phần kiểm toỏn viờn tiến hành các bớc kiểm toán, phân công công việc cho từng thành viên trong đoàn kiểm toán, thời gian thực hiện trong bao lâu, giá của từng loại giờ công nh thế nào,.

Hồ sơ làm việc

Các bút toán điều chỉnh, nhận xét và các khác biệt trong kiểm toán đã đợc ghi chép đầy đủ và có căn cứ trên các giấy làm việc và đã đợc đánh tham chiếu chéo với các công việc kiểm tra chi tiết khi bút toán phát sinh lần đầu cha ?. Tuy nhiên, một điều rõ ràng là các thông tin trong hồ sơ kiểm toán không có một sự liên kết chặt chẽ với nhau ngoài mối liên hệ “dọc” từ tổng hợp đến chi tiết nh vậy thì công việc kiểm tra soát xét sẽ không đa lại kết quả cao. Vì vậy, cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán này chỉ phù hợp với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên còn đối với những khách hàng thờng xuyên( đợc kiểm toán từ 2 năm trở lên) Công ty cần tổ chức hồ sơ kiểm toán giống nh hồ sơ kiểm toán lập đối với Công ty A ở trên.

Thứ năm: Hồ sơ chuẩn của AASC đợc lập dựa trên Hồ sơ kiểm toán theo mô hình Tây âu, có sự đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm kiểm toán lâu năm nên vừa mang tính khoa học vừa mang tính trung thực. Thứ nhất: Mô hình Hồ sơ kiểm toán AASC sử dụng phơng pháp thủ công trong việc lập các giấy tờ làm việc, do vậy công việc ghi chép tính toán của kiểm toán viên rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức mà độ chính xác không cao. Thứ ba: Cũng chính vì các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ tại AASC chỉ có mối liên hệ dọc mà không có mối liên hệ ngang giữa các giấy tờ cùng cấp độ chi tiết và giữa các chỉ mục tổng hợp nên việc soát xét, giám sát kết quả trong các bớc kiểm toán gặp rất nhiều khó khăn.