Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính
MỤC LỤC
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
KTV tiền nhiệm sẽ cung cấp thông tin quan trọng về những vấn đề nghề nghiệp liên quan đến khách hàng để KTV cân nhắc khi chấp nhận kiểm toán như thông tin về sự liêm chính của Ban Giám đốc, liệu có xảy ra bất đồng giữa KTV tiền nhiệm và Ban Giám đốc về các vấn đề trọng yếu liên quan đến cuộc kiểm toán hay không. Theo CMKT Việt nam số 210, “Hợp đồng kiểm toán: Là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết (công ty kiểm toán, khách hàng) về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo kiểm toán, thời gian thực hiện và các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng. “ Để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo KTV thì có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC, đến việc kiểm tra của KTV hoặc đến báo cáo kiểm toán.
- Các tài liệu do đơn vị kiểm toán cung cấp (Ví dụ: Nghị quyết và biên bản các cuộc họp, tài liệu gửi cho các cổ đông hay cho cơ quan cấp trên, báo cáo quản lý nội bộ, BCTC định kỳ, các chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, thuế, hệ thống kế toán, tài liệu KSNB, quy định về quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong DN..). Phân tích ngang: là việc phân tích được thực hiện bằng cách so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu BCTC, bao gồm: Việc so sánh số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước hoặc giữa các kỳ với nhau; so sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán hoặc số liệu ước tính của KTV; so sánh giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị trong cùng ngành có cùng. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền, KTV cần so sánh các chỉ tiêu: doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu năm nay với năm trước; so sánh các khoản phải thu đầu kỳ với cuối kỳ; so sánh doanh số thực tế với doanh số kế hoạch, dự toán.
Trên cơ sở mức ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho toàn bộ BCTC, KTV thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền sẽ tiến hành phân bổ mức ước lượng này cho các khoản mục tiền, phải thu khách hàng và doanh thu – đây chính là sai số có thể chấp nhận được cho mỗi khoản mục. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Cụ thể đối với chu trình bán hàng – thu tiền, KTV cần tìm hiểu các chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng trong chu trình này; sơ đồ hạch toán; quá trình lập và luân chuyển chứng từ; điều kiện ghi nhận doanh thu, các khoản phải thu, điều kiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chính sách bán hàng.
Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán BCTC
Hay hiểu một cách đơn giản, chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận được kiểm toán mà cụ thể đối với chu trình bán hàng – thu tiền là các khoản mục: doanh thu, phải thu khách hàng, tiền. Khi đó, các thử nghiệm này được triển khai nhằm mục đích thu thập bằng chứng chứng minh được rằng các hoạt động kiểm soát cụ thể mà khách hàng thiết lập đối với bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng – thu tiền có thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu và trong thực tế các hoạt động kiểm soát này có được triển khai theo đúng yêu cầu của thiết kế hay không?. Theo CMKT Việt Nam số 520, Quy tình phân tích, thì “ thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng, biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin có liê quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiên.” Đây là một thủ tục kiểm toán được đánh giá cao vì cách thức thực hiện đơn giản, ít tốn kém thời gian và chi phí nhưng mang lại hiệu quả cao, giúp KTV xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán khác.
Hiện hữu Chọn mẫu một số nghiệp vụ thu tiền rồi thực hiện đối chiếu từ sổ Cái, sổ chi tiết TK 111, TK 112; Nhật ký thu tiền với phiếu thu, giấy biên nhận tiền, giấy báo Có của ngân hàng, đặc biệt chú ý đến các nghiệp vụ thu tiền bất thường hoặc có quy mô lớn. Phân biệt các nghiệp vụ ứng tiền trước với thanh toán tiền trực tiếp và trả tiền sau; phân loại đúng đắn các nghiệp vụ thu tiền bằng tiền gửi ngân hàng ở các TK tiền gửi ngân hàng khác nhau; phân loại giữa nghiệp vụ thu bằng tiền mặt và nghiệp vụ thu bằng ngoại tệ: KTV xem xét, đối chiếu các chứng từ thu tiền và đối chiếu với thực tế phân loại trên các TK. Theo thông lệ quốc tế, thủ tục này được sử dụng phổ biến trong các cuộc kiểm toán vì tuy xác nhận này không đảm bảo phát hiện mọi sai phạm nhưng có độ tin cậy cao do nó tạo ra bằng chứng từ người độc lập bên ngoài khách thể kiểm toán – mang tính khách quan.
Đối với nhiều đơn vị được kiểm toán, số lượng khách hàng rất lớn, quy mô khoản phải thu rất đa dạng trong khi đó KTV lại bị hạn chế về thời gian và chi phí kiểm toán do vậy việc xác định số lượng xác nhận cần gửi đi và đối tượng cần gửi thư là vô cùng quan trọng và cần thiết. + Số lượng các khoản phải thu khách hàng: Tất nhiên khi kiểm toán công ty chuyên bán hàng với chủng loại hàng hóa đa dạng, các nghiệp vụ bán hàng có quy mô lớn và mở rộng, số lượng thư xác nhận KTV gửi đi sẽ nhiều hơn các đơn vị khác. Nếu sau lần thứ hai vẫn không có thư phản hồi, KTV cần trực tiếp kiểm tra lại địa chỉ để khẳng định địa chỉ đó có thật hay không và cần có cách thức hỗ trợ để xem xét tính hiệu lực của số dư đó.KTV có thể thực hiện các hỗ trợ: Trắc nghiệm các khoản tiền mặt tiếp sau và thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền (hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển).
Kết thúc kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán BCTC Kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của quy trình kiểm toán, có vai trò quan
* Để việc thu thập bằng chứng trong kỹ thuật xác nhận có độ tin cậy cao, KTV cần kiểm soát quá trình gửi và nhận thư xác nhận để ngăn ngừa tình huống: Nội dung thư bị sửa chữa, làm sai lệch thông tin. Thông thường, DN tự soạn thư xác nhận trên cơ sở yêu cầu của KTV, phải có chữ ký và con dấu để khẳng định việc gửi thư xác nhận đã có sự đồng ý của đơn vị được kiểm toán.Thư phản hồi phải gửi về địa chỉ của KTV. Đối với trường hợp không thống nhất tức là có sự sai lệch giữa thông tin gửi đi và thông tin phản hồi, KTV phải thực hiện việc phân tích sai lệch để xác định nguyên nhân dẫn đến sai lệch.
• Sự kiện cần điều chỉnh do ảnh hưởng trực tiếp đến BCTC: khách hàng mất khả năng thanh toán, do vậy ảnh hưởng đến khoản mục phải thu khách hàng và khoản mục dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trong giai đoạn này, KTV phải áp dụng thủ tục phân tích để có kết luận tổng quát về sự phù hợp trên các khía cạnh trọng yếu của BCTC với những hiểu biết của mình về tình hình kinh doanh của đơn vị. Theo CMKT Việt Nam số 700, Báo cáo kiểm toán về BCTC, “Báo cáo kiểm toán là loại bỏo cỏo bằng văn bản do KTV và cụng ty kiểm toỏn lập và cụng bố để nờu rừ ý kiến chính thức của mình về BCTC của một đơn vị đã được kiểm toán.
Báo cáo kiểm toán phải được trình bày nhất quán về hình thức và kết cấu để người đọc hiểu thống nhất và dễ nhận biết khi có tình huống bất thường xảy ra.” Như vậy, có thể nói báo cáo kiểm toán là sản phẩm cuối cùng của cuộc kiểm toán.