Hoàn thiện quy trình kế toán nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
MỤC LỤC
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008
- Đứng đầu là kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành công tác kế toán của toàn Công ty nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, ký duyệt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thẩm quyền tại Công ty, tổng hợp số liệu và lập báo cáo trình lên cơ quan quản lý cũng như lập các báo cáo kế toán quản trị để hoạch định và lựa chọn chiến lược kinh doanh cùng với ban giám đốc. Hóa đơn giá trị gia tăng xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ mua hàng của Công ty, phiếu chi sử dụng khi thanh toán bằng tiền mặt với người bán, giấy báo Nợ và ủy nhiệm chi được Công ty sử dụng khi thanh toán với người bán thông qua ngân hàng, các loại chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tam ứng, giấy đề nghị thanh toán được Công ty sử dụng khi nhân viên trong Công ty tạm ứng để đi mua hàng và thanh toán của Công ty với nhân viên trong các nghiệp vụ tạm ứng để mua hàng.
Hóa đơn GTGT
Trong đó thường thì hợp đồng mua hàng được ký 1 năm 1 lần hoặc nhiều năm 1 lần với người bán vì các nhà cung cấp của Công ty là ổn định từ khi Công ty ra đời. Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ.
Ủy nhiệm chi
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG TRẢ/PAYING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên.
Giấy báo Nợ
Còn đối với những hợp đồng cung cấp hàng hóa có giá trị lớn như ôtô và dầu Shell, kế toán đều hạch toán thông qua TK 331 – “Phải trả cho người bán”. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là.
Sổ chi tiết TK 331
STT Tên người bán Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ.
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng.
Sổ Cái tài khoản 331
Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và
Các khách hàng mua ôtô khi có nhu cầu thường liên hệ với Công ty trước để làm thủ tục đăng ký rồi mới giao hàng sau một thời gian (từ 15 đến 30 ngày), cho nên chính sách thanh toán của Công ty với khách hàng thường là thanh toán ngay và Công ty không thực hiện chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S bao gồm thanh toán với khách hàng mua ôtô, khách hàng mua dầu Shell, khách hàng mua Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô,….
Hợp đồng mua bán xe ôtô
Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hợp đồng mua bán xe ôtô, Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có. - Căn cứ nhu cầu ông Nguyễn Hồng Sơn (bên mua) và khả năng cung cấp xe của Công ty (bên bán).
Hóa đơn GTGT
BÊN BÁN: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Địa chỉ: Thanh Trì, Hà Nội. Giá trên đã bao gồm thuế GTGT, không bao gồm chi phí đăng ký, đăng kiểm, lưu hành xe.
Ủy nhiệm thu
Giấy báo Có
Đối với các khách hàng thường xuyên của Công ty, Công ty chi tiết TK 131 tới từng khách hàng, còn đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc khách hàng là các cá nhân nhỏ lẻ, Công ty theo dừi chung trờn TK 131. Đối với hợp đồng Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô hoặc các Dịch vụ khác có giá trị nhỏ thì tùy theo phương thức thanh toán, kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản liên quan.
Chứng từ ghi sổ
Với các khách hàng mua ôtô là các khách hàng lẻ và thanh toán ngay sau khi giao hàng thì kế toán không mở sổ chi tiết TK 131 đối với các khách hàng này.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ Cái tài khoản 131
Kế toán thanh toán với nhà nước tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
Các khoản Công ty phải thanh toán với nhà nước có nhiều loại như thuế GTGT, thuế TNDN, thuế nhà đất, thuế trước bạ,… nhưng trong đó chủ yếu là thanh toán thuế GTGT và thuế TNDN với nhà nước. Hàng tháng, kế toán theo tính ra số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, số thuế GTGT đầu ra và theo dừi số thuế phải nộp trờn sổ tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước.
Tờ khai thuế GTGT
Cùng vào thời điểm cuối tháng, kế toán tiến hành lập Bảng kê hóa đơn hàng hóa, Dịch vụ mua vào, Bảng kê hóa đơn hàng hóa, Dịch vụ bán ra và lập tờ khai thuế GTGT tháng 2 năm 2009.
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa Dịch vụ bán ra
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, Dịch vụ mua vào
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ Ký tờn, đúng dấu (ghi rừ họ tờn và chức vụ). Sổ sách kế toán liên quan đến thanh toán thuế GTGT tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái TK 133 và Sổ Cái TK3331.
Sổ Cái tài khoản 133
Sổ Cái tài khoản 3331
Hàng quý, kế toán tạm tính ra số thuế TNDN phải nộp và lập Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính nộp cho Chi cục thuế Quận Thanh Trì. Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S nộp thuế thu nhập doanh nghiệp một năm một lần và thường nộp bằng chuyển khoản vào tháng 3 hàng năm.
Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính
Kế toán thanh toán với người lao động tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
Ngoài ra Công ty còn có lao động thời vụ thuê ngoài, tuy nhiên tỷ lệ này không đáng kể, chỉ khoảng từ 5 đến 7 người. Ngoài ra đối với công nhân ở xưởng sửa chữa còn tính thêm một phần lương theo khối lượng công việc hoàn thành bằng cách: căn cứ vào doanh thu cuối tháng ở từng đội sửa chữa để tính trung bình số phải trả cho mỗi công nhân.
Bảng hệ số lương
Tùy vào trình độ và thời gian làm việc mà mỗi chức danh lại có nhiêu hệ số lương, ví dụ với công nhân, cứ khoảng 2 năm được nâng hệ số lương một lần.
Bảng hệ số phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại
Bảng chấm công
Danh sách chi lương cho cán bộ công nhân viên
Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ Cái tài khoản 334
Kế toán các khoản tiền vay tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
Tiền vay của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng nguồn vốn, bao gồm cả vay ngắn hạn và vay dài hạn nhưng chủ yếu là vay ngắn hạn. Hầu hết các khoản vay ngắn hạn của Công ty đều vay của ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, dùng để mua hàng hóa và thanh toán các khoản nợ ngắn hạn.
Giấy nhận nợ
Là một khách hàng lâu năm của ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Công ty đã ký với ngân hàng một khế ước vay vốn và vay theo hạn mức tín dụng. Khoản vay ngắn hạn được theo dừi trờn TK 311 – Vay ngắn hạn, và chỉ phát sinh các khoản vay bằng Việt Nam đồng nên không xảy ra chênh lệch tỷ giá.
Chứng từ ghi sổ
Lãi suất cho vay được điều chỉnh tại mọi thời điểm không trái với quy định của NHNN.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ Cái tài khoản 311
Đánh giá thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
Phần hành kế toán thanh toán tại Công ty bao gồm thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà nước, thanh toán với công nhân viên và thanh toán các khoản vay được phân công cụ thể tới các nhân viên trong phòng kế toán, trong đó kế toán công nợ phụ trách phần hành kế toán thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng, kế toán trưởng phụ trách phần hành kế toán thanh toán với nhà nước, kế toán hạch toán chi tiết phụ trách phần hành kế toán thanh toán với công nhân viên và thanh toán các khoản vay. Sự phân công này khá hợp lý vì các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp diễn ra khá thường xuyên nên khối lượng công việc lớn, được giao riêng cho 1 nhân viên, kế toán trưởng là người có trình độ và kinh nghiệm làm việc nên phụ trách về thuế, còn lại kế toán thanh toán với công nhân viên và các khoản vay diễn ra cố định vào một thời điểm trong tháng nên được giao cho nhân viên kế toán hạch toán chi tiết phụ trách.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
Kinh doanh từ nguồn vay nợ tuy có rẻ hơn và tạo ra động lực làm việc hơn so với dùng vốn chủ sở hữu kinh doanh nhưng nếu đi vay với tỷ lệ quá cao trong tổng nguồn vốn sẽ là rủi ro cho Công ty khi đến thời hạn thanh toán các khoản nợ và làm giảm tính tự chủ về tài chính của Công ty. Công ty cần phải áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm đối với những khách hàng có khả năng trả ngay, và cần áp dụng chính sách trả sau trả chậm đối với những khách hàng có nhu cầu mua hàng nhưng chưa có khả năng thanh toán.
Phân tích tình hình thanh toán của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008
Qua phân tích tình hình thanh toán của Công ty ta thấy trong năm 2008 Công ty đã được nhà cung cấp cho trả sau, trả chậm và cũng đã áp dụng hình thức thanh toán trả chậm cho khách hàng. Và cũng là mới bước đầu cho khách hàng trả sau, trả chậm, Cụng ty cần theo dừi cụng tỏc thu hồi nợ để trỏnh bị chiếm dụng vốn quá nhiều và lâu ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn.
Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty
Trên đây là một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S.