Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh

Phân tích chênh lệch

9 Lượng thực tế: là số lượng đầu vào thực tế đã phát sinh để hoàn thành sản phẩm đó, đối với nguyên vật liệu thì được tính là lượng nguyên vật liệu thực tế đã xuất dùng để hoàn thành sản phẩm đó, đối với nhân công trực tiếp được tính là số giờ công lao động thực tế để sản xuất hoàn thành sản phẩm đó. Phương pháp phân tích chênh lệch chi phí sản xuất chung được sử dụng phổ biến là phương pháp phân tích 4 chênh lệch, bao gồm 2 nhóm chênh lệch sau: Thứ nhất là hai chênh lệch Biến phí sản xuất chung đó là chênh lệch chi tiêu biến phí sản xuất chung và chênh lệch hiệu quả biến phí sản xuất chung, thứ hai là hai chênh lệch định phí sản xuất chung đó là chênh lệch chi tiêu định phí sản xuất chung và chênh lệch khối lượng định phí sản xuất chung.

Chênh lệch chi tiêu Chênh lệch hiệu quả

Các công cụ kiểm soát quản lý

9 ROI thường có khuynh hướng chú trọng đến quá trình sinh lời ngắn hạn hơn là quá trình sinh lời dài hạn, do vậy nhà quản trị nếu chỉ quan tâm đến ROI có thể bỏ qua nhiều cơ hội đầu tư mà kết quả của chúng chỉ có thể thể hiện trong tương lai dài thay vì một hai kỳ sắp đến.(Vì có những dự án những năm đầu tỷ lệ ROI có thể không cao, hoặc quá thấp, nhưng lại có kết quả cao trong những năm sau, như vậy đánh giá hiệu quả trong ngắn hạn sẽ không chính xác). Thực ra ROI và RI là hai công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu của các Trung tâm đầu tư trong ngắn hạn và là nền tảng trong dài hạn, tuy nhiên nếu quá nhấn mạnh trong ngắn hạn bằng cách quá tập trung vào hai chỉ tiêu này thì ảnh hưởng đến kết quả trong dài hạn, ví dụ có những dự án trong ngắn hạn các chỉ số ROI hoặc RI thấp nhưng nó có hiệu quả cao trong dài hạn hoặc có những ý nghĩa phi kinh tế khác vì mục tiêu chung doanh nghiệp phải thực hiện và chấp nhận hy sinh trong ngắn hạn.

Tài chính Khách hàng

Một tổ chức muốn phát triển bền vững thì phải phát triển cân bằng 4 mục tiêu : Tài chính, Khách hàng, Nội bộ, học hỏi và phát triển. Ví dụ như một số tổ chức thêm trách nhiệm xã hội vào BSC của mình.Và nội dung các chỉ tiêu cụ thể trong các chỉ tiêu này có thể thay đổi.

Nội bộ Học hỏi và phát triển

Bốn mục tiêu cơ bản của Bảng cân đối thành quả và mối quan hệ nhân quả của nó. Tuy nhiên, tùy theo từng doanh nghiệp, các mục tiêu của BSC có thể thay đổi tên, nhiều hơn 4 mục tiêu hoặc ít hơn 4 mục tiêu.

Kết quả

Với việc luôn luôn trao dồi kiến thức, kỹ năng, cải tiến hệ thống và công cụ khoa học, và không ngừng học hỏi để phát triển sẽ giúp cho nội lực một tổ chức ngày càng phát triển bền vững và mạnh mẽ tạo động lực cho việc đáp ứng tốt và vượt mong đợi của khách hàng, thoả mãn lợi ích khách hàng từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng của công ty (Doanh số tăng, thị phần tăng, lợi nhuận tăng…), và doanh nghiệp gặt hái thành công, tức là mục tiêu tài chính được đảm bảo. Hệ thống kiểm soát và đánh giá thông qua bảng cân đối thành quả - BSC gồm 4 mục tiêu quan trọng mà một tổ chức muốn phát triển bền vững và hiệu quả phải đạt được; Để kiểm soát 4 mục tiêu chiến lược mà nhà quản trị cấp cao định ra, thì trong mỗi mục tiêu đó phải có các chỉ tiêu chi tiết, có số đo hợp lý, minh bạch và có kế hoạch (đích nhắm đến) cho từng chỉ tiêu cụ thể, đồng thời công cụ BSC cũng bắt buộc nhà quản trị phải đưa ra những biện pháp, kế hoạch hành động cụ thể để cho tổ chức hoặc bộ phận mình có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Kế toán Quản trị

Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý tại Công ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh

Nhóm chi phí cấp 3 : Ngoài 2 cách phân nhóm trên có thể phân nhóm chi phí theo cấp 3 đối với những chi phí có cùng mục đích như chi phí cho nhân viên, chi phí văn phòng, chi phí khấu hao, chi phí tài chính… Cách phân nhóm này để nhằm mục đích phân tích để ra quyết định trong một số trường hợp cụ thể, ví dụ: Nhà quản trị muốn biết không những chi phí lương và các khoản phụ cấp hàng tháng của mỗi nhân viên là bao nhiêu, tiền thưởng bổ sung lương là bao nhiêu .., mà nhà quản trị công ty muốn biết được toàn bộ những chi phí mà công ty đã trả cho người lao động. Đối với kiểm soát quản lý: Trước đây, chúng ta chỉ quen dùng các chỉ tiêu thiên về tài chính cứng nhắc như Doanh thu, lợi nhuận,RI, ROI,..hay những báo cáo bộ phận, nhưng nay với sự phát triển của lĩnh vực kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị doanh nghiệp, trước đòi hỏi cấp bách từ thực tiển, thì bắt buộc chúng ta phải lượng hoá những chỉ tiêu phi tài chính thành những thước đo hợp lý để làm căn cứ giao mục tiêu kế hoạch cho các nhà quản trị cấp trung để nhằm kiểm soát một cách toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả quản lý của các nhà quản trị cấp trung nhằm đào tạo, phát triển giúp cho việc quản lý ngày một hiệu quả hơn, nên ngoài các công cụ báo cáo trách nhiệm, RI, ROI cần nghiên cứu triển khai ứng dụng hệ thống kiểm soát quản lý thông qua bảng cân đối thành quả BSC cho từng trung tâm trách nhiệm ( Công ty, Khối, Bộ phận…).

Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động và kiểm soát quản lý tại Công ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh

(* ) : Kiểm tra chi tiết, phân tích tìm nguyên nhân và có hành động kịp thời Như vậy, khoản mục G09 sau khi phân tích ở bảng 3.5 cho kết quả bất lợi, nhưng khi phân tích sâu ở bảng 3.7, sau khi đi sau tìm nguyên nhân thì do chi phí tiền điện gia tăng, như vậy, kết quả phân tích này sẽ kiểm tra số KW tiêu thụ trên hoá đơn và KW tiêu thụ thực tế, để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời : Nếu xây dựng Dự toán thiếu so với công suất thực tế của máy móc thiết bị đang dùng trong phòng thì xem lại dự toán( Do đầu tư thêm máy tính mà chưa bổ sung dự toán chi phí tiền điện phát sinh…), nếu do các nhân viên khi ra về không tắt Điều hoà không khí và máy tính thì sẽ có biện pháp nhắc nhở phòng ngừa và kỹ luật thích hợp (theo báo cáo trực của Bảo vệ). Báo cáo này số liệu tương tự bảng 3.8 và không bao gồm khoản mục “Các chi phí khác(*)”: là chi phí không kiểm soát được của nhà máy Panel được phân bổ từ những dịch vụ chung của hai nhà máy Cơ điện và Panel ( Chi phí sử dụng chung máy nổ khi mất điện, chi phí điều hành xe nâng dùng chung 2 nhà máy phân bổ cho nhà máy Panel mà nhà máy Cơ điện quản lý), khi phân tích kiểm soát và đánh giá nhà quản trị (Giám đốc sản xuất nhà máy Panel) thì các chi phí không kiểm soát được tại nhà máy sẽ không tính tham gia khi toán khi phân tích.