Thực trạng phát triển du lịch MICE tại Việt Nam và các giải pháp

Môi trường kinh doanh du lịch MICE ở Việt Nam

Theo nhận xét của giáo sư John Quelch, Hiệu phó Trường kinh doanh Harvard: “Việt Nam tổ chức thành công và làm hài lòng những vị quan chức cao cấp, chính khách, lãnh đạo của 21 nền kinh tế thành viên APEC, tiếng vang này sẽ là một đảm bảo rất tốt còn hơn sức hấp dẫn của hàng loạt chương trình quảng cáo nhiều lần”.Đây chính là tín hiệu cho du lịch MICE Việt Nam phát triển. Trong khi Thái Lan có thể dễ dàng phục vụ đoàn khách lên đến hàng nghìn người thì Việt Nam đón đoàn 300 khách là cả một vấn đề vì khó tìm khách sạn cũng như đặt vé chuyến bay nội địa..Bên cạnh đó, hệ thống ngân hàng của Việt Nam vẫn chưa có sự đồng bộ trong việc sử dụng các loại thẻ thanh toán quốc tế khi mà đó lại là phương tiện thanh toán được ưa thích của khách nước ngoài gây khó khăn cho họ trong việc chi tiêu ở Việt Nam.

Điều kiện cho việc khai thác khách du lịch hội nghị của công ty

Chính vì vậy mức giá của các tour du lịch của công ty luôn để từ bao nhiêu VND trở nên để cho du khách lựa chọn, vừa đảm bảo khả năng chi tiêu không phải là vô hạn của các thành viên trong đoàn, vừa mang lại mức dịch vụ cao hơn cho những du khách sẵn sàng chi trả cao để được hưởng dịch vụ chất lượng cao. Phần lớn những dự án này đầu tư vào xây dựng những resort, khách sạn cao cấp như đã phân tích ở trên..Với sự gia tăng của những khách sạn, khu du lịch cao cấp thì chất lượng của cơ sơ lưu trú của Việt Nam được nâng cao hơn, quy mô mở rộng, đủ sức phục vụ được những đoàn khách MICE với số lượng lớn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho thu hút khách quốc tế vào Việt Nam, Chính phủ Việt Nam đã có nhiều chủ trương, chính sách mới như: chính sách cấp thị thực tại cửa khẩu, miễn thị thực song phương cho 6 nước ASEAN, miễn thị thực cho một số thị trường khách trọng điểm khác.Đặc biệt, Chính phủ đã bỏ ra 290.750 USD để quảng bá du lịch Việt Nam trên kênh truyền hình nổi tiếng CNN.

Nhiều hãng hàng không mới xuất hiện ở Việt Nam như : Brunei Royal Airlines và Hong Kong Express Airways, Air Asia,..Như vậy, với sự quan tâm, ưu đãi của nhà nước thì cơ sở hạ tầng của Việt Nam ngày càng được nâng cao hơn, đặc biệt nhiều cơ sở lưu trú hiện đại, cao cấp ra đời, phục vụ nhu cầu lưu trú của những đoàn khách MICE có số lượng đông. Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của mình tới khách hàng và còn góp phần hình thành các mối liên kết giữa các hãng hàng không, các công ty du lịch và đại lý lữ hành trong việc cung cấp sản phẩm du lịch tới khách hàng.

Đặc điểm khách hàng mục tiêu của công ty

Họ cũng thích thể hiện mình khi đi du lịch và thích chụp ảnh có mình tại những điểm đến để lưu dấu ấn về chuyến đi chứ ít khi chụp cảnh thiên nhiên và cảnh sinh hoạt của người dân địa phương. Họ cũng chú ý đến lợi ích kinh tế đạt được trong hội nghị đó là thông qua đó có thể khuếch trương được hình ảnh của công ty mình trong mắt của các đối tác, quan khách nhà nước và khách hàng cùng toàn thể nhân viên. Khi tổ chức một hội nghị tổng kết thì tổng giám đốc của công ty luôn là người ký quyết định về ngân sách và phê duyệt phương án tổ chức cũng như nội dung của hội nghị do trưởng phòng hành chính trình lên.

− Họ thường có nhu cầu tổ chức hội nghị tổng kết của mình ở những khách sạn từ 4 sao trở nên hay những toà nhà văn phòng, trung tâm hội nghị quốc gia..gần trung tâm các thành phố lớn, các khu du lịch, mua sắm và tiện đường giao thông. Điều thường thấy ở các hội nghị tổng kết ở Việt Nam đó là khách mời đến tham dự với số lượng không đầy đủ, nếu có đến thì chỉ là để chống chế và hay bỏ về sớm, nhất là trong các hoạt động vui chơi tập thể vì họ thấy chúng không thật sự quan trọng.

Xây dựng sản phẩm đặc thù

Màu của phông nền có thể là màu chủ đạo của công ty sở hữu hội nghị để thể hiện đẳng cấp của công ty (điều này công ty tổ chức phải bàn bạc với bên khách hàng để xem yêu cầu của họ), góc bên trái (nhìn từ phía dưới hội trường lên) là logo của chủ sự kiện, góc trên ở giữa thể hiện tên công ty sở hữu hội nghị và phần bên dưới là tên hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức. Ánh sáng trong hội nghị gồm hệ thống đèn trong phòng ( được khách sạn trang trí sẵn, được treo trên trần nhà); hệ thống đèn phục vụ trên sân khấu: đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay và đèn màu để tạo hiệu ứng ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động..Ánh sáng phải đảm bảo cho mọi người trong phũng cú thể nhỡn rừ mặt nhau và thấy được cỏc hoạt động trờn sõn khấu, không gây loá mắt. + Các vật dụng phụ trợ khác: công ty nên chuẩn bị những vật dụng : kim chỉ, kéo, dây buộc, hộp thuốc y tế..để đề phòng những tình huống nhỏ nhất có thể xảy ra như cúc áo của khách mời bị tuột hay một vị khách nào đó bị đau bụng..Tổ chức một hội nghị luôn đòi hỏi sự chi tiết nhất và yêu cầu của khách hàng cũng rất cao nên việc chuẩn bị những vật dụng này giúp công ty có thể chủ động hơn.

Một điều lưu ý là cụng ty nờn đặt biển chỉ dẫn ghi rừ toà nhà và phòng diễn ra hội nghị kèm theo sơ đồ toà nhà đặt ở bãi gửi xe để khách đến tham dự dễ dàng tìm đến được nơi diễn ra hội nghị trong trường hợp khách sạn hay địa điểm tổ chức hội nghị có nhiều toà nhà khác nhau. Ngoài ra, công ty cũng có thể tổ chức một hội thi đấu thể thao hay một chương trình du lịch Building teamwork với các trò chơi như: thi phác hoạ logo của công ty, thi kéo co, nhảy bao tải, tiếp sức để nâng cao tính đồng đội trong các nhân viên và cũng tạo không khí sôi động, thoải mái, mọi người trở nên gần gũi và thân thiết với nhau hơn.

Tổ chức thực hiện chính sách sản phẩm

Vào ngày diễn ra hội nghị, ban tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra việc cung ứng cỏc dịch vụ đồng thời theo dừi, quan sỏt toàn bộ quỏ trỡnh diễn ra hội nghị để có biện pháp xử lý kịp thời khi có những tình huống phát sinh; đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ như kế hoạch. Hệ thống các công việc trong tổ chức hội nghị như quân bài Domino, chỉ cần một quân bị đổ là cả hệ thống sẽ đổ theo vì vậy mọi người phải có tinh thần đồng đội cao đồng thời phải linh hoạt xử lý những tình huống phát sinh, tránh để chúng ảnh hưởng đến toàn bộ hội nghị. - Nhằm tạo cho khách hàng có thói quen đặt dịch vụ trước, công ty có thể tiến hành hoạt động Marketing trực tiếp qua thư, email và hoạt động bán hàng cá nhân vào trước đó 3 tháng (các tổng công ty thường tổ chức hội nghị tổng kết vào cuối tháng 12 và đầu tháng 1 dương lịch) để nhắc nhở và đỏnh thức khỏch hàng, chỉ rừ cho họ thấy được lợi ớch từ việc đặt dịch vụ sớm.

Trong giấy mời cụng ty cú thể yờu cầu họ ghi rừ những lý do, kế hoạch, những việc dự kiến có thể khiến họ không tham gia hội nghị được vào thư hồi âm (mặc dù họ hồi âm là sẽ đến hội nghị) để từ đó lập các bảng danh sách khách mời chắc chắn tham gia, khách mời có khả năng sẽ tham gia và khách mời chắc chắn không tham gia. - Tất cả những hoạt động đặc sắc và những lợi ích của hội nghị đều được nhấn mạnh và cung cấp cho khách mời trước khi diễn ra và trong hội nghị nhằm tạo cho khách thấy được việc tham gia hội nghị là một cơ hội cho họ giao lưu, gặp gỡ mọi người và có được một số lợi ích kinh tế khác.

Giám sát và đánh giá chính sách sản phẩm

- Lưa chọn những hoạt động vui chơi giải trí yêu cầu sự tham gia của tất cả các thành viên và thật sự cuốn hút mọi người để tạo niềm hứng khởi, tránh tạo cảm giác nhàm chán khiến mọi người bỏ về trước. − Cảm nhận của khách sau khi tham gia hội nghị: xác định P thông qua Phiếu lấy ý kiến khách hàng mà công ty phát cho họ sau khi hội nghị kết thúc và những phàn nàn của họ sau này. Để nắm được tình hình kinh doanh sản phẩm và có được những điều chỉnh thích hợp, đảm bảo cho chính sách sản phẩm hoạt động có hiệu quả tốt nhất thì công ty cần tiến hành chương trình giám sát và đánh giá.

Việc kiểm tra yếu tố đầu vào để đảm bảo chất lượng sản phẩm được thực hiện như chất lượng thiết kế và từ đó có cái nhìn tổng quan nhất về mức độ uy tín, chất lượng của các nhà cung cấp của công ty và có những điều chỉnh kịp thời. Bản bỏo cỏo cần nờu rừ những gỡ đó đạt được thụng qua những chỉ tiêu định lượng và những tồn tại, nguyên nhân trong quá trình thực hiện chính sách sản phẩm để từ đó đề tra những biện pháp điều chỉnh cho kỳ tiếp theo.