Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán áp dụng tại Công ty TNHH Kiểm toán U&I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN

 Giải trình của Giám đốc là các văn bản về việc Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán thừa nhận trách nhiệm của mình trong việc lập và trình bày Báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận) và đã phê duyệt Báo cáo tài chính (VSA 580).  Vì mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán nội bộ là giống nhau (đưa ra ý kiến độc lập, khách quan về Báo cáo tài chính, phát hiện gian lận, sai sót) nên kiểm toán viên độc lập có thể sử dụng những tư liệu của kiểm toán nội bộ để trợ giúp việc xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán (VSA 610). − Đánh giá rủi ro tiềm tàng: Kiểm toán viên dựa vào xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá IR trên mức độ tổng thể Báo cáo tài chính (tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, tính trung thực của Ban Giám đốc, kết quả các lần kiểm toán trước, những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp,…) và trên mức độ từng khoản mục (tìm hiểu bản chất từng khoản mục).

− Mức trọng yếu chấp nhận được là số tiền sai lệch tối đa cho phép, để căn cứ vào đó thiết lập các thủ tục kiểm toán thích hợp nhằm phát hiện những sai lệch có thể ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, cụ thể: Mức trọng yếu thấp thì kiểm toán viên sẽ mở rộng phạm vi kiểm toán, tăng các thử nghiệm cơ bản.

THỰC TẾ CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN U&I (UNIAUDIT) -

• Giới thiệu về doanh nghiệp .1 Giới thiệu chung
• Thực tế các phương pháp thu thập bằng chứng áp dụng tại Công ty TNHH Kiểm toán U&I

− Tài liệu kiểm toán viên dùng để tham khảo: Bảng danh mục hàng tồn kho (trường hợp doanh nghiệp chưa kiểm kê), bảng kiểm kê của doanh nghiệp (trường hợp doanh nghiệp đã kiểm kê trước), danh mục hàng tồn kho bên khác gởi tại doanh nghiệp, hàng tồn kho doanh nghiệp gởi ở chỗ khác. • Doanh nghiệp không cung cấp danh mục tài sản cố định nhận giữ hộ hoặc đem đi gởi: Kiểm toán viên phỏng vấn người quản lý, nếu doanh nghiệp có nhận giữ hộ hoặc đem tài sản đi gởi thì lập biên bản xử lý, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn mua vào, biên bản nhận giữ hộ; lấy xác nhận của bên nhận gởi và các chứng từ liên quan.  Chọn mẫu các phát sinh tăng (hoặc kiểm tra toàn bộ nếu các khoản đầu tư ít) đối chiếu với các chứng từ: Giấy chứng nhận cổ phần, hợp đồng liên doanh, hóa đơn, phiếu chi, giấy báo nợ,… nhằm đảm bảo các giá trị đầu tư được ghi chép chính xác (về mặt ghi chép và số tiền), hợp lý và có sự phê duyệt của người có thẩm quyền, hoặc từ tất cả các chứng từ chứng minh quyền sở hữu đối chiếu ngược lại các bút toán trên sổ nhằm đảm bảo tất cả các khoản đầu tư đều được ghi chép đầy đủ.

 Chọn mẫu (hoặc kiểm tra toàn bộ) các phát sinh giảm đối chiếu với các chứng từ: Hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu, giấy báo có,… nhằm đảm bảo các giá trị đầu tư đã thanh lý được ghi chép chính xác (về mặt ghi chép và số tiền), hợp lý và có sự phê duyệt của người có thẩm quyền; hoặc từ các hợp đồng đối chiếu ngược lại sổ sách. − Các tài liệu cần thiết khác kiểm toán viên sử dụng để đối chiếu: Danh sách khách hàng, biên bản đối chiếu công nợ, phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu thu, sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng, chính sách tín dụng của công ty (hạn mức tín dụng, ngày công nợ, điều khoản chiết khấu),…. • Chọn mẫu một số khách hàng để kiểm tra (thường lựa chọn những khách hàng có số dư, số phát sinh lớn, nợ tồn đọng lâu ngày): Chọn mẫu một số giao dịch để kiểm tra các chứng từ: Hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, phiếu thu, biên bản xóa nợ, biên bản thanh lý hợp đồng,… Đặc biệt chú ý các quy định về thời hạn thanh toán, điều khoản chiết khấu, quy chế trả chậm,… Đối với các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, kiểm tra xem tỷ giá quy đổi có hợp lý không.

• Kiểm tra một số giao dịch trên bảng kê nhập xuất tồn với các chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, tờ khai nhập khẩu… Đối chiếu với các phần hành liên quan (giá vốn, chi phí,…) xem giá trị ghi nhận có chính xác, khớp nhau không, có hạch toán vào đúng bộ phận sử dụng hàng tồn kho đó không. − Các tài liệu cần thiết khác kiểm toán viên sử dụng để đối chiếu: Bảng tổng hợp tiền lương bao gồm lương và các khoản phụ cấp khác (nếu có), hợp đồng lao động, chính sách tiền lương và các quyết định liên quan đến tiền lương, quyết toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, phiếu chi,…. • Kiểm toỏn viờn chuẩn bị mẫu thư xỏc nhận cụng nợ (trong thư ghi rừ tờn, địa chỉ, mã số thuế khách hàng (hoặc nhà cung cấp), số tiền còn nợ) và mẫu thư xác nhận ngân hàng (xác nhận cho từng tài khoản tiền gửi và tài khoản vay), gởi cho doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp ký tên đóng dấu và gởi cho các đối tượng.

Kế toán giải trình khoản chênh lệch này do: Kế toán không ghi vào sổ một số chi phí thực phát sinh nhưng không có chứng từ hợp lệ; theo hình thức góp vốn ban đầu khi đăng ký thành lập doanh nghiệp là góp vốn bằng tiền mặt, trên thực tế lại góp bằng tài sản, nhưng kế toán vẫn ghi nhận vốn góp là tiền mặt; các thành viên vẫn chưa góp đủ vốn điều lệ vào cuối năm, kế toán vì muốn làm cho tình hình góp vốn khớp đúng thời gian của giấy phép nên đã ghi khống số tiền góp vốn còn thiếu. − Công ty áp dụng thử nghiệm cut-off cho tất cả các khoản mục trong giai đoạn thử nghiệm cơ bản nhằm thu được bằng chứng chứng minh việc ghi chép các giao dịch là chính xác và đầy đủ, đúng niên độ và phù hợp các quy định hiện hành (như quy tắc ghi nhận doanh thu, chi phí,…).

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

• Nhận xét
• Kiến nghị

Trên thực tế, kiểm toán viên đều đánh giá việc kiểm soát nội bộ là không hiệu quả khi khách hàng có quy mô nhỏ mà không cần tìm hiểu thực tế việc quản lý, phân công phân nhiệm ở công ty khách hàng. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém thì khi bỏ qua việc nghiên cứu hệ thống, kiểm toán viên cũng đã bỏ qua cơ hội cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng về công tác tổ chức và thực hiện kiểm soát. − Phương pháp phân tích: Mặc dù thử nghiệm áp dụng trong kiểm toán tại Công ty là thử nghiệm cơ bản nhưng chủ yếu vẫn là tiến hành các thử nghiệm chi tiết, việc áp dụng phương pháp phân tích còn hạn chế.

Đối với khoản mục hàng tồn kho, phải thu khách hàng, dù chương trình kiểm toán có quy định tính và so sánh vòng quay hàng tồn kho, ngày tồn kho bình quân, vòng quay khoản phải thu, ngày thu tiền bình quân nhưng trên thực tế kiểm toán viên không thực hiện. Tuy nhiên, khách hàng của U&I đang dần lớn mạnh, đối với những công ty lớn, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hoặc những công ty có quy mô nhỏ nhưng công tác quản lý, kiểm soát tốt thì việc không nghiên cứu kỹ hệ thống mà thực hiện nhiều kiểm tra cơ bản sẽ kéo dài thời gian. Kiểm toán viên sẽ xem doanh nghiệp có trích lập dự phòng không, nếu có thì các khoản dự phòng này có hợp lý không (có tuân thủ quy định của Nhà nước, chính sách của doanh nghiệp? Có nhất quán với năm trước? Có phù hợp với tình trạng khoản phải thu đó?).

Nếu biến động là lớn bất thường, kiểm toán viên cần xem xét lại các lần xuất hàng ra doanh nghiệp có thu được tiền không vì có thể doanh nghiệp muốn tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho bằng cách xuất ra nhập vào nhiều lần nhưng thực chất không phải là giao dịch mua bán. − Trường hợp hàng tồn kho được gởi ở đơn vị khác thì kiểm toán viên phải tuân theo các quy định trong chương trình về việc xác minh số hàng này: Gởi thư xác nhận đến đơn vị giữ hộ, thu thập tài liệu chứng minh việc ký gởi, quyền sở hữu. • Sự cần thiết của báo cáo của kiểm toán viên khác về việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của bên thứ ba để có thể đảm bảo công việc kiểm kê là đúng đắn và hàng tồn kho được giữ gìn cẩn thận.