Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH Hữu Phúc

Hệ thống kế toán

- Tính chính xác trong chuyển sổ và tổng hợp số liệu: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị. Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị.

Các thủ tục kiểm soát

Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền. Ví dụ như mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải có sự chuẩn y của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản khụng đỳng mục đớch, giỳp cho việc theo dừi sự chuyển dịch của tài sản từ nơi này sang nơi khác.

Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.

Kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp

• Khái quát về quá trình tiêu thụ
• Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ 1 Tổ chức chứng từ
• Kiểm soát nội bộ trong quá trình tiêu thụ 1 Mục tiêu kiểm soát
• Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại các doanh nghiệp 1Mục tiêu kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ

- Hoá đơn bán hàng thông thường (nếu doanh nghiệp không nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Doanh nghiệp có thể tăng thêm các liên sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin của đơn vị mình. Hoá đơn là căn cứ để doanh nghiệp ghi sổ kế toán doanh thu và các sổ kế toán có liên quan, đây là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng trên đường đi và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập bởi thủ kho, trờn đú ghi rừ số lượng hàng hoỏ thực xuất. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toán doanh nghiệp ghi vào các sổ kế toán liên quan đến số lượng hàng hoá đã xuất. Cuối kỳ sẽ có đối chiếu, kiểm tra số lượng nhập xuất tồn giữa các bên để nhanh chóng kịp thời phát hiện sai sót cũng như bảo vệ tài sản của đơn vị. Trường hợp bán lẻ các hàng hoá có giá trị dưới 100.000đ thì công ty không cần lập hoá đơn nếu khách hàng không yêu cầu. Nếu khách hàng yêu cầu thì phải lập cho khách hàng giao hoá đơn theo đúng qui định. Hàng hoá bán lẻ nếu không phải lập hoá đơn nhưng đơn vị cũng phải lập bảng kê bán lẻ, lập hoá đơn GTGT về tổng số lượng hàng đã bán theo bản kê bán lẻ và gửi cho phòng kế toán để có căn cứ hạch toán doanh thu và tính thuế GTGT. Quá trình tiêu thụ gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng tạo ra doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện xảy ra trong quá trình tiêu thụ :. - Nhận đặt hàng của khách hàng. - Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền. - Nhận tiền thanh toán. Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại mỗi thời điểm khác nhau. Các chứng từ trong mỗi sự kiện kinh tế như sau:. a) Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các hàng hoá hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua ( tên, địa chỉ giao hàng..). Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp nhận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói hàng, cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận và cho bộ phận kế toán cũng như lập hoá đơn để thông báo về việc bán hàng. b) Gửi hàng cho khách hàng. Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ phận chuyển hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng bộ phận này lập giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này. cũng có thể là vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như : chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng.. c) Lập hoá đơn bán hàng. Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được gửi cho bộ phận lập hoá đơn. Lúc này bộ phận lập hoá đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phần này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hoá đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. Hoá đơn bán hàng: là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại hàng, đơn vị tính, số lượng hàng, đơn giá, tiền, các điều kiện thanh toán .. Chứng từ này được lập làm nhiều liên, số lượng các liên được lập tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng tối thiểu là 3 liên, một liên cho khách hàng, một liên chuyển về kế toán phải thu, một lưu lại bộ phận lập hoá đơn và các liên còn lại sẽ luân chuyển đến các bộ phận có yêu cầu quản lý. d) Nhận tiền thanh toán.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC

• Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
• Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH Hữu Phúc hoạt động kinh doanh thương mại trên thành phố Đà Nẵng, công ty là nhà phân phối độc quyền chính hang nên chỉ giới hạn hoạt động trong phạm vi địa bàn phân bổ mà cụ thể là ở quận Thanh Khê và quận Liên Chiểu của Thành Phố Đà Nẵng và hình thức lao động chủ yếu của doanh nghiệp là thực hiện trên lĩnh vực bán buôn. Nhưng đến năm 2007 thì lợi nhuận trước thuế lại giảm xuống còn 88triệu (giảm 37%) vì trong năm vừa qua doanh nghiệp đã đầu tư them một số xe tải phục vụ việc phân phối sản phẩm, ngoài ra phải di dời địa điểm kinh doanh nên làm cho các chi phí tăng lên đột biến.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỮU PHÚC

Những ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty TNHH Hữu Phúc

• Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ

Việc theo dừi chi tiết cỏc hoỏ đơn liờn quan đến hàng đổi bự nhằm mục đớch đề nghị khách hàng giao đủ các hoá đơn hàng trả về để lập hồ sơ hoàn thuế, với thực tế như hiện nay tại công ty thì kế toán không kiểm soát được những hoá đơn hàng trả về nào chưa được khách hàng giao vì thế mà tài sản công ty đã bị thất thoát một khoản không nhỏ qua nhiều năm hoạt động. Mặt khác, trong các quy định về chính sách tín dụng của công ty gửi cho khách hàng và các nhà phân phối, ngoài quy định về những chế độ chiết khấu được hưởng khi thanh toán công ty cũng cần qui định thêm : Nếu khách hàng để số dư nợ vượt quá mức cho phép thì mức chênh lệch dư nợ cho phép đó sẽ được tính lãi theo lãi suất ngân hàng và được trừ vào chế độ thanh toán của khách hàng.