Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý chi ngân sách tại đơn vị sử dụng ngân sách cấp quận, huyện

Vai trò của hệ thống thông tin

Vấn đề về thông tin trong các hệ thống thông tin thư viện cũng không nằm ngoài các qui luật đó, nó cung cấp các thông tin để giúp các nhà quản lý thư viện ra quyết định cấp phát, phân bổ sách cho các bộ phận một cách kịp thời, hợp lý như nên nhập thêm bao nhiêu sách mới; hay huỷ bỏ những cuốn sách đã quá cũ; cung cấp tình trạng các độc giả đang mượn sách như thế nào, cuốn sách này do ai đang mượn và khi nào thì trả, …. Như vậy, vai trò của hệ thống thông tin có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với những nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn để đảm bảo cho toàn bộ hệ thống thông tin thư viện nói riêng và hệ thống thông tin nói chung được hoạt động tốt.

Các giai đoạn để xây dựng một hệ thống thông tin

Trên thực tế, các tổ chức ngày càng nhận thấy rằng thông tin là một trong những nguồn tài nguyên quí báu của họ, do vậy họ cần phải có biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng chúng một cách có khoa học & hiệu quả. Giai đoạn này tiến hành phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới (thiết kế logic) dựa trên các mục tiêu, các yêu cầu nghiệp vụ đã được xác định trong hồ sơ khảo sát.

Mục đích, yêu cầu của việc phân tích thiết kế hệ thống

Bước 2: tiến hành bảo trì hệ thống khi hệ thống gặp sự cố hay có những yêu cầu mới phát sinh như nâng cấp hoặc sửa đổi hệ thống để phù hợp với tình hình phát triển của tổ chức. Họ cũng cần phải xem xét cả cơ sở kỹ thuật cho hệ thống thông tin như lựa chọn phương pháp nào để tiến hành phân tích, thiết kế và cài đặt cho hệ thống.

Giới thiệu một số phương pháp phân tích thiết kế

Phương pháp này có nhiều ưu điểm như dựa vào nguyên lý phân tích cấu trúc, thiết kế theo lối phân cấp, dựa trên các lưu đồ chức năng, tạo được các liên hệ “ Một cha nhiều con ” và bảo đảm từ một dữ liệu vào sản xuất nhiều dữ liệu ra. Phương pháp SADT này được sử dụng khá phổ biến hiện nay trên thế giới do tính logic của nó và trong phần phân tích hệ thống của bài luận này sẽ áp dụng phương pháp SADT vào việc phân tích và thiết kế cho hệ thống thông tin lưu thông trong thư viện.

Khảo sát thực tế

Họ phải hiểu lý do tồn tại của nó, các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức, các bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, những kiểu dữ liệu, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý và nhiều thứ khác. Các phân tích viên phải thu thập thông tin đi từ cái chung đến cái riêng theo trình tự: Các bộ phận chính của hệ thống  hoạt động chung của chúng  lý do tồn tại  những người sử dụng chính  đầu vào chính  đầu ra chính  xử lý chính.

Phân tích nghiệp vụ

Ngôn ngữ lập trình phát triển

Tuy nhiên với sự phát triển nhanh chóng của HĐH Windows NT 4.0 (đặc biệt là phiên bản HĐH mạng mới ra đời WINDOWS 2000 SERVER) cùng với các HĐH truyền thống của MICROSOFT cho máy trạm như: Windows 3.1, 9x, Me, XP đã thuyết phục bất cứ nhà sản xuất phần mềm ứng dụng nào trên thế giới coi dùng giải pháp HĐH của MICROSOFT như là sự lựa chọn đầu tiên của mình. Sự kết hợp giữa VB6 với Access có ưu điểm khi cài đặt ứng dụng không nhất thiết phải cài đặt Microsoft Access, mà cơ sở dữ liệu của Access chỉ có một mdb file duy nhất nên có thể tránh được những thất lạc không đáng có về file cơ sở dữ liệu như Foxpro vì trong Foxpro mỗi một thực thể (bảng) là một file riêng rẽ nên có thể sẽ bị thất lạc.

Thiết kế báo cáo

Với giao diện và cách thức lập trình đơn giản cùng với các công cụ được tích hợp vào từ nhiều nhà phát triển thứ 3, cho phép dễ dàng xây dựng các chương trình, có giao diện thân thiện với người dùng và có khả năng kết nối với nhiều hệ CSDL như: ORACLE, SQL Server, SysBase, Access,…. Với VB hầu như ta có thể làm đủ mọi chuyện trong MSWindows vì VB6 không yểm trợ tính Thừa kế (Inheritance) và Ða dạng (Polymorphism) của phương pháp thiết kế hướng đối tượng nhưng nói chung ta vẫn thừa hưởng những lợi ích của phương pháp thiết kế hướng đối tượng khi dùng các Components và Collection.

I – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Khảo sát và mô tả nghiệp vụ

• Quy định chung về hệ thống mục lục ngân sách nhà nước
• Sơ đồ dòng dữ liệu
• Từ điển hệ thống
• MỘT SỐ LƯU ĐỒ THUẬT TOÁN SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH 1. Thuật toán thêm mới dữ liệu

Trong Chương cú quy định một số Chương đặc biệt để theo dừi và hạch toỏn số thu, chi ngân sách nhà nước của các khu vực kinh tế, các thành phần kinh tế, các khoản thu không xác định được chủ sở hữu là ai; các quan hệ thanh toán của ngân sách các cấp cho những nhiệm vụ chung không thể hạch toán vào Chương của đơn vị nào và các khoản thanh toán chuyển giao giữa các cấp ngân sách. (6): Thực thể KHOAN (bảng Khoản có khoá chính là Khoan_ID) có mối quan hệ một - nhiều với thực thể THONGBAONS (bảng Thông báo hạn mức ngân sách) bởi mỗi một Khoan_ID có thể xuất hiện rất nhiều lần trong thông báo hạn mức ngân sách mà mỗi một bản ghi trong thông báo hạn mức ngân sách lại chỉ chứa được duy nhất về một Khoan_ID (7): Thực thể CHUNGTUCHI (Bảng Chứng từ chi có khoá chính là ChungTu_ID) có mối quan hệ một - nhiều với thực thể CHUNGTUCHICHITIET (bảng Chứng từ chi chi tiết) bởi mỗi một chứng từ chi sẽ có thể chứa rất nhiều mục chi tiết (Loại, khoản, tiểu mục) mà các mục chi tiết đó chỉ thuộc về một ChungTu_ID duy nhất. (13): Thực thể LOAI (bảng Loại có khóa chính là Loai_ID) có mối quan hệ một-nhiều với thực thể NHAPNS (bảng Nhập ngân sách lĩnh về từ kho bạc) bởi vì mỗi lần nhập ngân sách về thì ngân sách đó được xác định dùng cho những loại, khoản, mục nào; mà mỗi bản ghi chi tiết thì chỉ xác định cho một Loai_ID duy nhất mà một Loai_ID đó lại có thể giành cho nhiều bản ghi khác nhau.

(14): Thực thể KHOAN (bảng Khoản có khóa chính là Khoan_ID) có mối quan hệ một- nhiều với thực thể NHAPNS (bảng Nhập ngân sách lĩnh về từ kho bạc) bởi vì mỗi lần nhập ngân sách về thì ngân sách đó được xác định là dùng cho những loại, khoản, mục nào; mà mỗi bản ghi chi tiết trong ngân sách nhập về thì chỉ xác định cho một Khoan_ID duy nhất mà mỗi một Khoan_ID lại có thể được giành cho nhiều bản ghi khác nhau.

IV - GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CHI NGÂN SÁCH (Tại đơn vị sử dụng ngân sách cấp quận, huyện)

Hướng dẫn sử dụng chương trình

• Quản lý hệ thống 1. Thông tin hệ thống
• Cập nhật các hoạt động
• Báo cáo
• Các công cụ của chương trình

- Sửa hạn mức kinh phí: di chuột trong bảng màu vàng rồi chọn dòng cần sửa (hay có thể ấn nút sửa) và khi đó các thông tin về dòng được chọn đó sẽ được hiện trong các ô tương ứng  tiến hành sửa chúng và ấn nút [Lưu lại] để ghi đè thông tin đã sửa. Chúng tôi đề nghị bạn hãy kiểm tra lại các số liệu, chứng từ đã nhập vào có liên quan đến loại, khoản, mục tương ứng đó bằng cách khoanh vùng tìm kiếm chứng từ chi theo 1 tiêu thức nào đó (ngày tháng hoặc số chứng từ..) để tìm ra chỗ sai rồi tiến hành sửa nó. - Việc xem các báo cáo trong phần [Bảng kê chứng từ thanh toán] sẽ rất vất vả vì như vậy phải chọn rất nhiều loại và khoản cho đầu vào của báo cáo nên để xác định loại và khoản chính xác cho phần này chúng tôi khuyên các bạn nên dựa vào các loại và khoản đã được liệt kê trong báo cáo hoạt động chi tổng hợp của tháng đó để xác định chính xác đầu vào loại v à khoản của báo cáo cần xem.

Ví dụ: để in báo cáo Bảng kê chứng từ thanh toán của tháng 3 thì bạn tiến hành in [Báo cáo hoạt động chi tổng hợp] của tháng 3 trước rồi dựa vào các loại và khoản tương ứng được liệt kê trong [Báo cáo hoạt động chi tổng hợp] của tháng 3 đó để xác định thông tin đầu vào cho loại và khoản của các báo cáo trong phần [Bảng kê chứng từ thanh toán].