Hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty HAPROSIMEX GROUP

Các nhân tố chủ yếu tác động tới công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Để công tác thực hiện hợp đồng diễn ra một cách nhanh chóng và kịp thời thì không chỉ cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và giàu kinh nghiệm mà còn phải có một cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nếu bộ máy quản trị và kinh doanh của doanh nghiệp cồng kềnh kém hiệu lực, bảo thủ trì trệ, không đáp ứng được những đòi hỏi mới trên thị trường, làm cản trở công tác thực hiện hợp đồng hoặc bỏ lỡ thời cơ kinh doanh thì sẽ gây ra hậu quả trên nhiều mặt: tâm lý, tinh thần, chính trị và đặc biệt là suy giảm về kinh tế.

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUP

Đặc điểm cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Haprosimex Group đã chính thức ra mắt hoạt động theo cơ chế công ty mẹ - công ty con, gồm 12 công ty thành viên và công ty mẹ, với mục tiêu tổ chức hệ thống phân phối trong nước, trong chiến lược phát triển thương mại, kinh tế xã hội của Thủ đô. Bộ máy tổ chức của Haprosimex Group hiện nay được thiết kế theo mô hình phân cấp quản lý và tập trung lãnh đạo nhằm phát huy tối đa năng lực điều hành của các cấp quản lý và khả năng sáng tạo của cán bộ công nhân viên, đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu, nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh.

Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua

Với hình thức xuất nhập khẩu này thì công ty có thể giảm được chi phí trung gian do không phải phân chia lợi nhuận, và có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như các góp ý của khách hàng, nắm bắt nhu cầu khối lượng hàng hóa trực tiếp từ khách hàng để có những biện pháp kịp thời và nhanh chóng. - Hợp đồng uỷ thác và giấy phép kinh doanh của đơn vị (nếu là xuất uỷ thác). - Giấy phép kinh doanh. - Giấy phép công nhận địa điểm kiểm hoá. - Một số giấy tờ khác tuỳ theo đặc điểm của từng lô hàng. Sau khi chuẩn bị song bộ hồ sơ, phòng kinh doanh đưa hồ sơ lên một trong các Cục hải quan Hà Nội, Gia Lâm, Hải phòng để đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và chính xác thì nơi tiếp nhận hồ sơ là Cục Hải quan Hà Nội, hoặc Gia Lâm, hoặc Hải Phòng đóng dấu tiếp nhận tên tờ khai. Tờ khai hải quan sẽ được chuyển tiếp vào phòng tính thuế xuất nhập khẩu để làm thủ tục. Trong vòng 2-3 ngày kể từ ngày hải quan tiếp nhận tờ khai, Cục Hải quan tiến hành nghiên cứu và làm cơ sở để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty được xuất khẩu. Trong thời gian qua chính sách của Nhà nước đã có tiến bộ trong việc giảm nhẹ các thủ tục hải quan cùng với việc thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật của công ty nên việc xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu của công ty có thuận lợi hơn. Sau khi đã hoàn thành các thủ tục và được phép xuất khẩu hàng hoá. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị cho việc giao hàng. Hàng hoá của công ty chủ yếu vận chuyển bằng đường biển. Công ty tiến hành thuê số lượng container thích hợp để chuyên chở hết hàng hoá đã ghi trong tờ khai xuất khẩu. Khi container đã về tới công ty và được phép của Hải quan giao hàng lên container thì công ty tiến hành tổ chức bốc hàng. Sau khi hàng đã được giao toàn bộ lên container thì hãng vận tải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cho tới khi khách hàng của công ty nhận hàng tại cảng để bốc hàng lên tàu. Khi công việc trên hoàn tất thì phòng kinh doanh tổng hợp toàn bộ các số liệu như: Tên hàng, tên người nhận, người gửi, ký mã hiệu của lô hàng để. cung cấp cho hãng tàu. Nếu B /L thống nhất với các thông tin trên L /C và trên các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vàoB/L và giao cho Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Chỉ khi giao hàng cho người vận chuyển theo điều kiện giao hàng do hai bên thoả thuận thì công ty mới hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. 2.8 Thực hiện các thủ tục thanh toán. Thanh toán là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của công ty; nó là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty. Trong điều kiện thanh toán lô hàng xuất khẩu trên, phòng kế toán đóng vai trò chủ đạo. Hiện nay ở công ty thanh toán bằng hình thức L /C là chủ yếu và chiếm khoảng 90% các lô hàng xuất khẩu của công ty. Sau khi kí kết hợp đồng cùng với việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu công ty yêu cầu khách hàng nước ngoài mở L /C đúng hạn và điều kiện ghi trong hợp đồng. Nhận được giấy báo L /C công ty kiểm tra lại hiệu lực và khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L /C đó. Nếu L /C không đáp ứng được công ty yêu cầu người mua phải điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp rồi mới tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng công ty cử cán bộ kế toán mang bộ chứng từ của lô hàng tới ngân hàng thanh toán của lô hàng trên bao gồm:. - Giấy chứng nhận chất lượng ở công ty hoặc một tổ chức chứng nhận quốc tế như SGS, Vinacontrol. - Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp - Hối phiếu. - Vận đơn đường biển. - Giấy chứng nhận bảo hiểm. Sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thì công ty tiến hành đến ngân hàng Vietcombank để thanh toán. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội kinh doanh chủ yếu các mặt hàng nông sản, may mặc và các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mại quốc tế nói riêng thì tranh chấp là điều cũng khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Từ trước tới nay công ty cũng gặp một số trường hợp tranh chấp xảy ra. a) Về chất lượng hàng hoá. Đây là tranh chấp chủ yếu thường xảy ra đối với công ty. Đối với hàng mây tre đan thì thường xuyên vấp phải. Nhiều bạn hàng của công ty đã khiếu nại về vấn đề này. Sản phẩm nhiều khi bị kém phẩm chất cũng một phần do công nghệ hấp sấy không tốt. Vì thế trong quá trình vận chuyển và bảo quản khi vận chuyển, nhất là vận chuyển bằng đường biển gặp phải điều kiện thời tiết không thuận lợi như mưa, bão.. thì hàng dễ bị mốc, mọt.. giảm chất lượng sản phẩm. Công ty Su Sung Trading Co.Ltd là bạn hàng truyền thống về mặt hàng mây tre đan của công ty nhưng cũng đã nhiều lần khiếu nại về việc này và yêu cầu công ty có biện pháp giải quyết. Đối với mặt hàng nông sản cũng đã một số lần công ty xuất xảy ra tranh chấp. Bởi vì hàng nông sản như cà phê, lạc, hoa quả tươi v.v.. Những mặt hàng này rất khó bảo quản. Mà chỉ cần một sơ xuất nhỏ trong quá trình bảo quản và vận chuyển sẽ dẫn tới chất lượng hàng bị giảm sút. Năm 1994 có một hợp đồng xuất khẩu lạc nhân sang Singapo là một thí dụ điển hình. Hàng sau khi đã được kiểm tra chất lượng và đóng vào container gửi đi. Song bị phía Singapo khiếu nại là đã bị mốc không đảm bảo chất lượng mất 1/4 số lượng hàng. Và đề nghị công ty có trách nhiệm giải quyết. Tất cả các mặt hàng xuất khẩu của công ty khi bị khiếu nại về mặt hàng kém phẩm chất thì đều nhận được bộ hồ sơ khiếu nại từ phía bạn hàng. Trong đó gồm có đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo như: hợp đồng mua bán ngoại thương, vận đơn đường biển, biên bản giám định chất lượng hàng hoá. b) Tranh chấp về số lượng. Trường hợp này công ty cũng bị khách hàng khiếu nại. Mặc dù trong xuất khẩu đều có sự quy định là có thể giao hơn hoặc kém 5-10% giá trị hợp. Nhưng do mặt hàng kinh doanh của công ty là mặt hàng theo thời vụ và rất phụ thuộc vào thời vụ. Đối với mặt hàng nông sản chỉ phụ thuộc vào vụ mùa và chỉ có mùa của sản phẩm đó mới có sản phẩm đề xuất. Bởi vì đôi khi công ty cũng không có khả năng và điều kiện để bảo quản và dự trữ sản phẩm. Ví dụ như sản phẩm Lạc chỉ từ tháng 7-10 mới có lạc xuất khẩu. Nhưng nếu lạc mất mùa thì có khi hợp đồng bị phá vỡ hoặc là không đủ số lượng để giao. Đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ như mây tre đan nó không chỉ phụ thuộc vào trình độ tay nghề của công nhân mà còn phụ thuộc vào nguyên liệu khai thác được, mà nguyên liệu của mặt hàng mây tre đan cũng rất khó dự trữ. Bởi thế sản xuất đủ lượng hàng cho xuất khẩu cũng là vấn đề cần khắc phục lớn của công ty. c) Tranh chấp về giao hàng chậm.

PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY

• Cơ hội và thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian tới
• Phương hướng phát triển của công ty đến năm 2010
• Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian tới
• Một số kiến nghị với Nhà Nước nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex Group nói riêng và các doanh

Thủ tục hải quan với hàng hóa xuất khẩu còn phức tạp, phải qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn…Chính vì vậy, để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian thông quan hàng hóa xuất khẩu, Nhà nước cần cải cách hơn nữa công tác hải quan, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa xuất khẩu để doanh nghiệp có thể nhanh chóng giải phóng hàng có thể giảm bớt các khâu không cần thiết khi làm thủ tục. Song bên cạnh những ưu điểm thì hệ thống thủ tục hải quan điện tử ở nước ta còn những mặt bất cập đối với các doanh nghiệp như: số các thông tin cần khai báo quá nhiều so với việc cần khai báo trên giấy trước đây, các doanh nghiệp muốn được áp dụng thủ tục hải quan điện tử thì cần phải đạt được một số điều kiện nhất định cũng như phải được sự đồng ý của Tổng cục Hải quan; các doanh nghiệp khi muốn áp dụng thủ tục hải quan điện tử thì cần phải trang bị cho mình nhiều sản phẩm công nghệ tốn kém….