Sử dụng phần mềm Excel để hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh

MỤC LỤC

Xác định kết quả kinh doanh

Kết chuyển doanh thu trong kỳ của từng loại sản phẩm Kết chuyển giá vốn sản phẩm đã tiêu thụ. Kết chuyển các chi phí liên quan: Chi phí bán hàng, chi phí QLDN Tính thu nhập từ hoạt động SXKD.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC

  • Cơ sở lý luận về kế toán 1. Một số khái niệm
    • Kế toán tiêu thụ thành phẩm 1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
      • Kế toán xác định kết quả kinh doanh 1. Nguyên tắc hạch toán

        Tiêu thụ là khâu cuối cùng của chu trình tái sản xuất hàng hóa được đem tiêu thụ có thể là thành phẩm, hàng hóa hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, việc tiêu thụ hàng hóa có thể thỏa mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Do đó kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định cũng bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kết quả của hoạt động tài chính và kết quả của hoạt động bất thường. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: được xác định là số chênh lệch giữa doanh thu thuần ( doanh thu bán hàng, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ sau khi loại trừ thuế, chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại ).

        Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp có thể là lãi hoặc lỗ sẽ được phân phối cho những mục đích nhất định theo quy đinh của cơ chế tài chính như là làm nghĩa vụ đối với nhà nước dưới hình thức nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, chia cho các bên tham gia liên doanh, đầu tư vốn…Trích lập các quỹ của doanh nghiệp, bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh để hoạt động. Trên hóa đon phải ghi đầy đủ chỉ tiêu nội dung và chỉ tiêu phải theo quy định, hóa đon phải nguyên vẹn, không rỏch hoặc nhàu nỏt, số liệu trờn húa đơn phải rừ ràng… Đơn vị phải giao cho khỏch hàng liên 2, các liên còn lại lưu theo quy định. Tài khoản này dùng để phản anh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, cung cấp dịch vụ.

         Nếu sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT sử dụng nội bộ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho doanh nghiệp mua khi mua khối lượng lớn hoặc là số tiền doanh nghiệp bán giảm trừ cho doanh nghiệp mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trước thời hạn thanh toỏn và được ghi rừ trờn húa đơn bỏn hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Tài khoản sử dụng: TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 521 Có - Số chiết khấu thương mại đã - Kết chuyển toàn bộ số chiết chấp nhận thanh toán cho khấu sang TK 511 để xác người mua hàng định doanh thu thuần.

        Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. Nợ TK 911 Có - Giá vốn hàng bán - Doanh thu thuần về tiêu thụ - Chi phí bán hàng và chi phí - Thu nhập hoạt động tài chính quản lý doanh nghiệp và các khoản thu nhập khác - Chi phí hoạt động tài chính - Kết chuyển lỗ.

        Sơ đồ hạch toán:
        Sơ đồ hạch toán:

        CHỨNG TỪ GHI SỔ

        Yếu tố công cụ xây dựng chương trình 1. Phần mềm sử dụng: Microsoft Excel

          Microsoft Excel là chương trình xử lý bản tính nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office do hàng phần mềm Microsoft phát triển. Excel là phần mềm ứng dụng, hoạt động trong môi trường Windows với chức năng chủ yếu là thực hiện các bản tính. Với Excel mỗi bản tính được coi nhu một trang sheet của mỗi tập tin tài liệu ( wordbook).

          Theo mặc định, mỗi wordbook có 16 sheet ta có thể tạo ra những bảng tính độc lập với nhau hoặc liên kết với nhau trên các sheet của mỗi wordbook hoặc liên kết các wordbook với nhau nhằm phục vụ cho việc quản lý cơ sở dữ liệu.  Thanh định dạng: Chứa các nút lệnh dưới dạng biểu tượng để định dang dữ liệu bảng tính ( như kiểu Font…).  Thanh công thức: Hiển thị nội dung của ô hiện hành bao gồm địa chỉ của ô và nôi dung chứa trong ô đó.

          Excel rất đơn giản, không đòi hỏi người sử dụng có kỹ năng lập trình cao, rất dễ sử dụng, dễ hiều và chính xác. Tốc độ xử lý cho phép tính toán từ đơn giản đến phức tạp nhanh chóng không thua kém gì các phần mềm khác. Tuy nhiên, Excel được dùng để tổ chức những cơ sở dữ liệu nhưng khả năng của nó còn rất hạn chế so với phần mềm khác như Access, Foxpro….

          XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

          CÔNG CỤ DỮ LIỆU

            Tên trường Kiểu dữ liệu MATK Text MACT Text TENCT Text DUNO Number DUCO Number DVT Text SLTON Number DONGIA Number - Số dư thành phẩm. DONVI Text DIENGIAI Text TKNO Text KHONO Text CTNO Text TKCO Text KHOCO Text CTCO Text SOLUONG Number DONGIA Number SOTIEN Number MAHD Text SERI Text SOHD Text. - Tạo thêm một sheet đặt tên là Sổ chi tiết đặt con trỏ tại ô E3 vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gừ = SCTTP kớch chọn OK.

            Giải thích công thức: Khi chưa xuất hiện dòng có Mã TP chọn trên combobox thì dòng được để trống, khi tìm ra dòng có mã giống như mã TP trên combobox thì đánh số 1, dòng liền sau mang số liền trước. Cập nhật dữ liệu cho các trường thì lấy STT làm trị dò, còn cột tham chiếu là các cột cập nhật bên bảng chứng từ phát sinh. - Cách tạo: Tương tự như tạo sổ chi tiết thành phẩm tạo vùng dữ liệu và đặt tên là SCTDT tại sheet hệ thống DMTK.

            Qua sheet Sochitiet đặt con trỏ tại cột P3 rồi vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gừ = SCTDT kớch chọn OK. - Ghi Nợ các tài khoản: Dùng hàm Vlookup lọc các tài khoản đối ứng của TK đối ứng lên sổ chi tiết rồi ghi tất cả các TK đó lên một dòng và dùng hàm IF để lọc ra số tiền tương ứng với TK đó. - Cách tạo: Tương tự như tạo sổ chi tiết và bảng kê tạo vùng dữ liệu và đặt tên là Chonquy tại sheet hệ thống DMTK.

            Qua sheet CTGS đặt con trỏ tại cột F4 rồi vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gừ = Chonquy kớch chọn OK. Tại sheet Chứng từ phát sinh tại cột B ta lập công thức để đánh dấu thứ tự xuất hiện của TKNợ và TKCó của TK911.

            2. Bảng chứng từ phát sinh:
            2. Bảng chứng từ phát sinh:

            Công cụ bổ trợ chương trình

              Để đạt được kết quả đó là nhờ sự nổ lực cố gắng không ngừng của toàn bộ CBCNV nói chung và sự chỉ đạo của ban giám đốc nói riêng cùng sự tham mưu đắc lực của đội ngũ kế toán. - Bộ máy quản lý: Cơ cấu bộ máy quản lý được sắp xếp và bố trí hợp lý phù hợp với việc kinh doanh của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến, chức năng điều hành này đã bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất trong công ty và phát huy được sức mạnh tập thể. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là khâu quan trọng và cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, vì thế việc hạch toán phải linh hoạt và chính xác.

              Thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành các quá trình kinh tế của sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Sản phẩm hàng hoá có tiêu thụ được mới đảm bảo cho doanh nghiệp thu hồi vốn để tổ chức quá trình sản xuất tiếp theo và bù đắp những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, nó không những thoả mãn những nhu cầu của xã hội và cân đối tiền hàng mà còn phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một điều nữa là em thấy nhân viên kế toán có vai trò rất quan trọng trong công ty, bất kỳ một nhân viên kế toán nào, ở phân ngành nào cũng cố gắng hết sức, không cho phép sai sót, vì nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.

              Các kế toán của mỗi phân ngành kế toán có quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau, đối chiếu lẫn nhau làm tăng độ chính xác trong quá trình hạch toán. Tuy nhiên, bước đầu đi thực tập tiếp xúc với thực tế còn bỡ ngỡ, khả năng kiến thức còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em cũng khó tránh khỏi những thiếu sót. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Phạm Hữu Sỹ cùng toàn thể anh, chị trong phòng kế toán và ban lãnh đạo của Công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài của mình.