MỤC LỤC
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật (Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được Nhà nước đảm bảo thực hiện – Điều 3, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ngày 22 tháng 06 năm 2015), được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.
Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết tổng kết công tác hoặc văn bản có nội dung đề nghị kiến nghị, trả lời… thì phải nêu đúng tình hình thực tế, không được thêm bớt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các thông tin và số liệu đưa vào văn bản phải qua xử lý nghiêm túc, đảm bảo chính xác và đầy đủ, các ý kiến đề xuất, các nhận xét và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế. Trong những trường hợp khác, có những văn bản được soạn thảo theo những thuật ngữ hành chính và những cấu trúc ngôn ngữ lặp đi lặp lại (Ví dụ: Khi soạn thảo quyết định: “Căn cứ..”, “Xét đề nghị của..”, “Phúc đáp công văn số..”..), đảm bảo những quy tắc này cũng chính là đang xây dựng tính khuôn mẫu cho văn bản hành chính.
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình ký chính thức. - Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:. + Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận + Đóng dấu. + Làm các thủ tục ban hành. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục trồng trọt – Bộ. Trình Bộ trưởng:. a) Các dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ; dự thảo văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ và các cơ chế, chính sách, dự án, đề án theo phân công của Bộ trưởng;. b) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia, các chương trình, đề án, dự án, công trình thuộc chuyên ngành, lĩnh vực quản lý của Cục theo sự phân công của Bộ trưởng. Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch về chuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục. Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Thông báo kế hoạch chi tiết thực hiện chương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý cho từng địa phương, đơn vị sau khi được Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục. Chỉ đạo sản xuất trồng trọt. Khảo nghiệm vềcác giống cây trồng nông nghiệp 7. Quản lý sử dụng đất nông nghiệp. Quản lý về phân bón. Quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm. Đề xuất, trình Bộ chương trình, kế hoạch, đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về chuyên ngành trồng trọt;. Chủ trì thẩm định đề cương, đề tài nghiên cứu; đặt hàng cho các tổ chức, cá nhân thực hiện; nghiệm thu, quản lý kết quả và chỉ đạo triển khai kết quả nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục;. Đánh giá và chỉ định phòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật;. Quản lý thông tin khoa học công nghệ và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định của pháp luật;. Thực hiện quản lý về công nghệ cao thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật;. Chỉ đạo triển khai hoạt động khuyến nông thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng. Đề xuất trình Bộ danh mục các chương trình, dự án đầu tư về trồng trọt. Phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành của Bộ thẩm định các chương trình, dự án đầu tư về trồng trọt; thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư các chương trình, dự án đầu tư được Bộ trưởng giao. Thực hiện nhiệm vụ về thương mại, thị trường nông sản, xúc tiến thương mại và xử lý các tranh chấp thương mại liên quan đến sản phẩm trồng trọt thuộc phạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức sản xuất, kinh tế hợp tác, xây dựng nông thôn mới thuộc phạm vi quản lý theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật. Tổ chức chỉ đạo công tác điều tra, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu về chuyên ngành trồng trọt theo quy định. Về hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế:. a) Xây dựng, trình Bộ chương trình, dự án hợp tác quốc tế về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;. b) Tham gia đàm phán để ký kết các điều ước, thỏa thuận quốc tế thuộc phạm vi quản lý của Cục; tổ chức thực hiện các điều ước, thỏa thuận quốc tế theo phân công của Bộ trưởng;. c) Tổ chức thực hiện hợp tác, hội nhập kinh tế quốc tế; các chương trình, dự án quốc tế tài trợ theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật. Về cải cách hành chính:. a) Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Cục theo chương trình cải cách hành chính của Bộ và chỉ đạo của Bộ trưởng;. b) Chỉ đạo rà soát, hệ thống hóa và đề xuất, xây dựng hệ thống thể chế, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;. c) Chỉ đạo hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Cục theo hướng phân công, phân cấp;. d) Đề xuất với Bộ về kiện toàn tổ chức, phương thức vận hành quản lý của bộ máy quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao Cục quản lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; trình Bộ phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cho chính quyền địa phương;. đ) Chỉ đạo thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cải cách thủ tục hành chính, đổi mới phương thức làm việc, hiện đại hóa công sở, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động của Cục. Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục. Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Cục:. -Lãnh đạo Cục có Cục trưởng và các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định. - Cục trưởng điều hành hoạt động của Cục, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và trước pháp luật về hoạt động của Cục. - Phú Cục trưởng giỳp Cục trưởng theo dừi, chỉ đạo một số mặt cụng tỏc theo sự phân công của Cục trưởng và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Các tổ chức tham mưu:. a) Văn phòng Cục;. b) Phòng Kế hoạch, Tài chính;. c) Phòng Thanh tra, Pháp chế;. d) Phòng Cây lương thực, cây thực phẩm;. đ) Phòng Cây công nghiệp, cây ăn quả;. e) Phòng Quản lý Đất và Phân bón;. g) Phòng Quản lý chất lượng và Môi trường;. h) Văn phòng Bảo hộ giống cây trồng mới;. i) Văn phòng đại diện Cục phía Nam, tại thành phố Hồ Chí Minh. Qua khảo sát và nghiên cứu các loại văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Trồng trọt cho thấy: Hệ thống văn bản cần soạn thảo và ban hành để quản lý các tổ chức tham mưu và giúp việc cho Cục Trồng trọt trong mỗi năm sản sinh với khối lượng rất lớn và chiếm một vị trí hết sức quan trọng, là một mắt xích.
- Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch về chuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục.
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v”. BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN. CỤC TRỒNG TRỌT. CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc. Tham dự Hội nghị “Bàn giải pháp triển khai sản xuất lúa vụ Đông Xuân 2015 – 2016 trong điều kiện thời tiết ấm tại các tỉnh phía Bắc”. e) Nội dung văn bản. - Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;. - Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;.
Tuy chưa có quy định chung đối với mọi văn bản quản lý nhà nước về vấn đề ngôn ngữ, nhưng hiện tại trong pháp luật đã có những quy định về việc sử dụng tiếng Việt để soạn thảo một số loại văn bản pháp luật (Điều 5 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008). Đặc thù văn bản quản lý nhà nước của Cục Trồng trọt nói riêng và các cơ quan, đơn vị khác nói chung là mang tính quyền lực nhà nước nên ngôn ngữ trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn quốc gia được Nhà nước sử dụng chính thức. Để diễn đạt các chủ trương, chính sách, các mệnh lệnh cụ thể phục vụ hoạt động công quyền. Chính những yêu cầu đó đã tạo ra sự đặc thù của ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước, làm cho nó không hoàn toàn giống ngôn ngữ thông thường mặc dù nó xuất phát từ tiếng Việt. Có thể hiểu ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quản lý nhà nước là một bộ phận của tiếng Việt nhưng phải đạt được độ chuẩn mực cao hơn tiếng Việt thông dụng. Việc sử dụng tiếng Việt để soạn thảo các văn bản quản lý của Cục Trồng trọt không chỉ là yêu cầu mang tính hợp pháp lý mà còn là vấn đề khoa học. Văn bản quản lý phải được viết bằng tiếng Việt thì mới có thể phổ biến tới nhiều người và nhiều người cùng hiểu được nội dung của văn bản; nhờ đó hiệu quả thực hiện văn bản cũng cao hơn. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt. báo cáo khảo nghiệm, quyết định thành lập Hội đồng, giấy mời họp hội đồng, biên bản họp hội đồng, ý kiến phản biện, ý kiến đánh giá của các thành viên Hội đồng, những tài liệu khác có liên quan…) và chuyển hồ sơ cho phòng Thanh tra Pháp chế thẩm định (có biên bản giao nhận hồ sơ do Phòng Pháp chế, thanh tra thống nhất ban hành). (nếu có) và trình Lãnh đạo Cục ký. Những vấn đề phát sinh sau khi văn bản ban hành, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm. Trường hợp văn bản do Cục trưởng hoặc phó Cục trưởng tự soạn thảo thì Lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức và ký trình. + Thẩm quyền ký văn bản của Cục trưởng. a) Ký trình các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật. b) Ký ban hành các văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn thuộc chuyên ngành, lĩnh vực do Cục chịu trách nhiệm. c) Ký thừa ủy quyền Bộ trưởng đối với một số văn bản theo quyết định riêng của Bộ trưởng. d) Ký các văn bản theo quyết định ủy quyền giải quyết công việc của Bộ trưởng. thanh tra, kiểm tra, thi đua, khen thưởng, kỷ luật. e) Ký các văn bản về chuyên môn theo phân công và trường hợp các Phó Cục trưởng phụ trách lĩnh vực đi công tác vắng. f) Ký duyệt kế hoạch và duyệt chứng từ chi tất cả các nguồn kinh phí chuyển vào tài khoản mang tên Cục Trồng trọt.
Sở NN-PTNT Đồng Nai cũng cho biết: Ngày 24/7/2015 Sở có nhận được công văn 1316/TT-QLCL của Cục Trồng trọt nêu: “Với trường hợp Sở NN-PTNT Đồng Nai đã và đang thực hiện hồ sơ công bố hợp quy của các doanh nghiệp nhưng tổ chức chứng nhận hợp quy phân bón hữu cơ, phân bón khác chưa được Cục Trồng trọt phê duyệt tài liệu quy định về đánh giá chứng nhận phù hợp TT 41 thì đề nghị thu hồi và hủy thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy đến khi tổ chức chứng nhận được “Phê duyệt tài liệu quy định đánh giá, chứng nhận phân bón hữu cơ, phân bón khác phù hợp TT41/2014”. Một là, các cán bộ công chức, viên chức trong Cục Trồng trọt được đào tạo kiến thức chuyên ngành về lĩnh vực nông nghiệp như quản lý Đất, phân bón, giống cây trồng, quản lý chất lượng môi trường và bảo hộ giống cây trồng nhưng hầu hết cán bộ công chức không được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật soạn thảo văn bản là một trong những nguyên nhân lớn dẫn đến tình trạng phần lớn văn bản của Cục Trồng trọt trái với quy định của Nhà nước về thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như nội dung của văn bản ban hành.
Quá trình soạn thảo các văn bản quản lý hành chính phải tuân thủ theo các bước của quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Để đảm bảo hiệu lực pháp lý về nội dung và thể thức của văn bản cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của văn bản hành chớnh về tớnh chớnh xỏc, rừ ràng, nghiờm tỳc, khỏch quan và tớnh khuôn mẫu.
Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa tinh thần, trách nhiệm làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong Cục, nhất là các thủ tục trình ký, kiểm tra văn bản trước khi ban hành. Xây dựng và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch tự kiểm tra, kiểm tra theo thẩm quyền đối với các văn bản; tham gia xử lý, giải trỡnh; theo dừi kết quả tự kiểm tra, xử lý văn bản cú nội dung trỏi phỏp luật của cơ quan ban hành văn bản.
Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với cán bộ làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước hay Cục Trồng trọt không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của Cục Trồng trọt được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.
Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác soạn thảo văn bản.
Căn cứ Quyết định số 663/QĐ-BNN-TCCB ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Trồng trọt;.
Căn cứ báo cáo tổng hợp ý kiến của cán bộ, công chức Cục Trồng trọt, căn cứ tình hình thực tế phòng làm việc của Cục Trồng trọt do sử dụng lâu năm đã xuống cấp, một số phòng làm việc bị ẩm mốc, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công việc, sức khỏe của cán bộ công chức trong Cục và gây mất vệ sinh môi trường;. Việc nhập khẩu phân bón để khảo nghiệm phải thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 04/2015/TT-BNNPTNT ngày 12/02/2015 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý, mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp và thủy sản và các quy định pháp lý khác có liên quan của Nhà nước Việt Nam.
PHẦN KẾT LUẬN