Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý Doanh nghiệp FAST

Khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị Kế toán VP FHN

Do đặc thù kinh doanh là bán phần mềm và các dịch vụ, Công ty sử dụng rất nhiều chứng từ khác nhau theo qui định của Bộ Tài Chính bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn phù hợp. - Những khoản chi phí chưa chi nhưng được ước tính để ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kì là chi phí trích trước lương tháng 13, cơ sở để xác định giá trị của chi phí này là bảng thanh toán lương và mức lương hàng tháng của nhân viên.

Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty

• Sản phẩm của công ty phần lớn là dịch vụ và các phần mềm kế toán, không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hoá thông thường khác, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiệu thụ, nghĩa là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng như cài đặt chương trình kế toán, dịch vụ bảo trì, dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ…do đó, công ty không sử dụng tài khoản 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Các chi nhánh FSG và FĐN là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, báo cáo hàng tháng thuế đầu vào và đầu ra cho cơ quan thuế TP HCM.và TP Đà nẵng, quyết toán cuối năm doanh thu, chi phí và lãi lỗ để chuyển ra FHN báo cáo thuế toàn công ty.

Kế toán chi phí

Dựa trên số liệu trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp của tài khoản 627, định kì cuối tháng máy sẽ tự động kết chuyển và lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 632. TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung và khoản mục chi phí thành 7 tài khoản cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính và mở thêm các tài khoản cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán của Công ty. - Lương: lương cơ bản ( tính bảo hiểm ), ăn ca, phụ cấp đi lại công tác phí, lương kinh doanh, các khoản phụ cấp tính vào lương, lương tháng 13.

Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mó bộ phận hạch toỏn luụn là FHN, dựng để theo dừi khoản chi trả hộ giữa bộ phận mỡnh với FHN hoặc làm TK trung gian theo dừi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN). Tài khoản này được chi tiết thành 8 TK cấp 2 theo qui định của Bộ Tài Chính, và các TK cấp 3 và cấp 4 để đáp ứng tình hình hạch toán chi phí của Công ty. Tài khoản này chỉ sử dụng cho FSG và FDN, mó bộ phận hạch toỏn luụn là FHN, dựng để theo dừi khoản chi trả hộ giữa bộ phận mỡnh với FHN hoặc làm TK trung gian theo dừi việc chi trả hộ giữa bộ phận mình với bộ phận khác (ngoài FHN).

Kế toán doanh thu 1. Tài khoản sử dụng

Việc một bộ phận ký kết hợp đồng nhưng một phần hợp đồng lại do bộ phận khác thực hiện thì phần doanh thu của bộ phận thực hiện hộ hợp đồng sẽ được hạch toán qua các tài khoản doanh thu và phải thu, phải trả nội bộ. - Bước 3: Cuối tháng, cuối quí, các bộ phận lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra kèm theo Báo cáo bán hàng chi tiết số lượng hàng bán ra theo từng hoá đơn đã có dấu xác nhận của bộ phận mình để gửi ra văn phòng FHN để lên các báo cáo nhanh hàng tháng, quí. - Bước 4: Căn cứ vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, Báo cáo bán hàng do từ các chi nhánh gửi về, Kế toán văn phòng FHN tiến hành nhập dữ liệu qua phần mềm kế toán FAST book và ghi sổ, lên báo cáo nhanh hàng tháng, quí cho toàn Công ty.

• Căn cứ vào hợp đồng cung cấp dịch vụ mà nhân viên bán hàng kí với khách hàng, kế toán công nợ tiến hành viết hoá đơn GTGT làm 3 liên và giao cho thủ trưởng đơn vị kí và đóng dấu.

Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

• Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán công nợ phải thu sẽ thu tiền của khách và về nộp lại cho thủ quĩ. • Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, sau khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán công nợ phải thu tiến hành nhập số liệu vào máy. Khi Công ty và khách hàng kí kết hợp đồng, Công ty đã xuất hoá đơn cho khách hàng và ghi nhận doanh thu của toàn bộ giá trị hợp đồng.

Tuy nhiên trong quá trình triển khai hợp đồng, Công ty vi phạm một điều khoản nào đó đã thoả thuận trong hợp đồng, khỏch hàng sẽ viết hoỏ đơn ghi rừ lớ do và giỏ trị của phần hợp đồng trả lại.

Kế toán xác định kết quả kinh doanh

Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để xác định toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. TK này dùng để kết chuyển doanh thu và giá vốn của việc thực hiện hoặc thuê nội bộ thực hiện hợp đồng. Các số liệu liên quan từ các phân hệ khác sẽ chuyển về phân hệ kế toán tổng hợp.

Tại đây chương trình sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kì và lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của TK 911 và các báo cáo.

Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty

Chứng từ được sử dụng tuân thủ đúng mẫu hướng dẫn hoặc bắt buộc của Bộ Tài Chính, có đầy đủ tiêu chí theo qui định như: chữ kí của các bên liên quan, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lệ, hợp lí và hợp pháp của chứng từ kế toán. Hệ thống báo cáo như trên sẽ là công cụ đắc lực cho các nhà quản trị nắm vững được tình hình của công ty: tình hình thực hiện hợp đồng, tiến độ thu tiền của khách hàng, phần trăm thực hiện kế hoạch doanh thu, đánh giá được hoạt động của từng bộ phận cũng như của mỗi nhân viên….Từ đó, có những biện pháp tác động thích hợp nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Đó chính là một qui trình đo lường, phân tích, lập báo cáo, giải trình, và sử dụng các số liệu phân tích tài chính, phi tài chính phục vụ cho các nhà quản trị trong công tác lập dự toán, điều hành và quản lí hoạt động kinh doanh theo hướng tiết kiệm và hiệu quả hơn.

• Doanh thu được báo cáo theo từng loại sản phẩm và dịch vụ cụ thể, nhưng các chi phí kinh doanh chưa được tập hợp và phân bổ cho từng loại sản phẩm và dịch vụ đó, cho nên không xác định được kết quả tiêu thụ của từng loại để có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh của mỗi sp, dịch vụ.

Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST

• Cỏc khoản hàng bỏn bị trả lại được theo dừi trờn cỏc bỏo cỏo riờng trong hệ thống các báo cáo bán hàng, chưa có báo cáo hay sổ kế toán cung cấp đầy đủ thông tin (bao gồm doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu) về tình hình tiêu thụ của một mặt hàng cụ thể. • Để tiện lợi hơn cho cụng tỏc kế toỏn trong việc kiểm tra, theo dừi, phõn tích doanh thu theo từng thời kỳ và phục vụ nhu cầu phát triển kinh doanh của từng dịch vụ Công ty nên chi tiết thành TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ theo từng dịch vụ cụ thể. • Bên cạnh việc xem xét chi phí theo chức năng của chi phí (chi phí sản xuất chung, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí bán hàng), kế toán của Công ty cần xem xét chi phí trên các góc độ khác như: trong mối quan hệ với việc kiểm soát chi phí (chi phí có thể kiểm soát được và chi phí không thể kiểm soát được), trong mối quan hệ với việc lựa chọn các phương án (chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí cơ hội), đặc biệt là cần phân loại và phân bổ chi phí biến đổi và chi phí cố định cho từng loại dịch vụ cụ thể.

Theo đó, hệ thống báo cáo quản trị của công ty cần bổ sung thêm các báo cáo về chi phí theo các góc độ khác như trên, nhằm giúp các nhà quản trị đánh giá được chính xác tình hình thực tế để đưa ra những quyết định đúng đắn, lựa chọn được các phương án hiệu quả hay những hợp đồng mang lại lợi nhuận cao nhất.