Áp dụng phương pháp tài khoản kế toán trong xây dựng và ghi sổ hệ thống tài khoản kế toán

Cách ghi đơn trên tài khoản kế toán

Ghi đơn vào tài khoản kế toán là cách ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến đối tợng kế toán cụ thể nào thì ghi vào tài khoản phản. ánh đối tợng kế toán đó 1 cách độc lập không có quan hệ với đối tợng kế toán cụ thể khác. Trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp hiện nay ghi sổ đơn thực hiện ở các trờng hợp sau:. a) Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết (ghi vào tài khoản chi tiết là ghi cụ thể hoá số liệu đã ghi ở tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp I). Nghiệp vụ này đợc kế toán ghi đơn nh sau: ghi Nợ tài khoản “Tài sản cố định thuê ngoài” phản ánh số tài sản cố định thuê ngoài tăng lên. Do việc ghi đơn đợc tiến hành trên từng tài khoản riêng biệt nên nó chỉ phản.

Do đó, bên cạnh cách ghi này, kế toán còn sử dụng cách ghi kép. Nh- ng để thấy đợc tính khoa học của cách ghi chép trên tài khoản kế toán mà thể hiện chủ yếu bằng cách ghi kép thì thiết nghĩ chúng ta nên tìm hiểu về khái niệm quan hệ đối ứng tài khoản.

Các quan hệ đối ứng tài khoản

 Loại 1: tăng một loại vốn này và làm giảm một loại vốn khác một lợng tơng ứng.  Loại 2: tăng một nguồn vốn này và làm giảm nguồn vốn khác một lợng tơng ứng.  Loại 3: tăng một loại vốn, đồng thời làm tăng một nguồn vốn cụ thể với một lợng tơng ứng.

 Loại 4: giảm một loại vốn, đồng thời làm giảm một nguồn vốn cụ thể với một lợng tơng ứng. Cách ghi kép trên tài khoản kế toán (hay còn gọi là ghi theo quan hệ đối.

Cách ghi kép trên tài khoản kế toán (hay còn gọi là ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản)

 Không đợc gộp các định khoản giản đơn thành định khoản phức tạp vì sẽ khó khăn cho cụng tỏc kiểm tra, đối chiếu tài liệu kế toỏn và làm mất tớnh rừ ràng của kế toán.  Phân tích nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ để xác định đối tợng hạch toán và tài khoản có liên quan.  Phân tích xem nghiệp vụ kinh tế làm tăng hay giảm của một đối tợng hạch toán và dựa vào kết cấu của tài khoản để xác định ghi quy mô của nghiệp vụ vào bên Nợ hay bên Có của tài khoản.

Với ví dụ trên thì tiền gửi ngân hàng giảm 100.000 đồng, tài khoản “Tiền gửi ngân hàng” là tài khoản vốn nên theo kết cấu của tài khoản vốn thì khi tiền gửi ngân hàng giảm phải ghi vào bên Có tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”. Ngợc lại, với nghiệp vụ trên, tiền mặt của doanh nghiệp tăng 100.000 đồng, mà tài khoản “Tiền mặt” cũng là tài khoản vốn nên theo kết cấu của nó số tiền tăng lên phải ghi vào bên Nợ. Theo nghiệp vụ này thì 2 tài khoản có liên quan là tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu” (tài khoản vốn) và tài khoản “Tiền mặt” (tài khoản vốn).

Vật liệu tăng nên theo kết cấu của tài khoản vốn phải ghi vào bên Nợ tài khoản “Vật liệu” và phải ghi vào bên Có của tài khoản có liên quan là tài khoản “Tiền mặt”. Nghiệp vụ này có liên quan đến 2 tài khoản là tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu” và tài khoản “Phải trả ngời bán”. Tơng tự nh nghiệp vụ (1), kế toán phải ghi Nợ tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu” và phải ghi Có tài khoản “Phải trả ngời bán”.

Nghiệp vụ này liên quan đến 3 tài khoản là tài khoản “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản “Tiền mặt”, và tài khoản “Tiền gửi ngân hàng”.

Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Khi phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp bằng các tài khoản, chúng ta thu đợc một cách thờng xuyên các thông tin và tính chất các mối liên hệ đang phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp cũng nh đối với bên ngoài. Do vậy, tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp những thông tin tổng quát về tình hình vốn, nguồn vốn và quá trình kinh doanh ở đơn vị. Nh vậy, nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán không chỉ đơn thuần là mở tài khoản mà chính là với hệ thống tài khoản kế toán đó có thể hệ thống hóa thông tin nhằm đáp ứng nhiệm vụ đặt ra cho kế toán.

 Xác định số lợng tài khoản và tiểu khoản phải căn cứ vào tính chất của đối t- ợng kế toán và đặc điểm vận động của chúng, căn cứ vào yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Từng nghành kinh tế phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất để quy định những tài khoản, tiểu khoản nào sử dụng thích hợp cho nghành mình và có thể quy định thêm một số tiểu khoản có tính chất riêng của nghành. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất không phải không có sự sửa đổi, cùng với sự thay đổi của nền kinh tế, để phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà nớc và doanh nghiệp trong giai đoạn mới; hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cũng có những sửa đổi, bổ sung một cách phù hợp.

Những năm gần đây khi nền kinh tế nớc ta chuyển đổi theo hớng mới – phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị trờng – khi những yêu cầu mới về quản lý kinh tế đòi hỏi phải có sự bổ sung, thay đổi hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cũ. Hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành bao gồm 41 tài khoản trong bảng tổng kết tài sản, đợc đánh số từ 10 (tài khoản đầu tiên) đến 92 (tài khoản cuối cùng) và 8 tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản đánh số từ 01 đến 08.  Số lợng các tài khoản, tiểu khoản cha đủ so với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vì vậy gây khókhăn cho công tác hạch toán ở các đơn vị, đồng thời gây hạn chế cho việc quản lý các hoạt động đó.

 Việc sắp xếp các tài khoản, việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ở các doanh nghiệp nói chung còn cha khoa học và thống nhất, gây trở ngại cho công tác quản lý và chỉ đạo.

Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành

Đây là các tài khoản bổ sung làm rõ một số chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán, ngoài ra còn dùng để phản ánh tài sản của đơn vị khác mà đơn vị có quyền quản lý và sử dụng. Về vốn kinh doanh thì xếp vốn lu động trớc, vốn cố định sau; Về nguồn vốn kinh doanh thì xếp nguồn vốn sử dụng tạm thời trớc, nguồn vốn của chủ sở h÷u sau. ♦ Hạn chế tối đa việc sử dụng tài khoản kết hợp, về mặt nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh thì mỗi tài khoản chỉ phản ánh một nội dung nhất định, không kết hợp phản ánh nhiều nội dung.

♦ Xác định lại cấu thành giá phản ánh ở các tài khoản tính giá và các tài khoản phản ánh hàng hoá, thành phẩm. Tóm lại, việc chấp hành nghiêm chỉnh hệ thống tài khoản kế toán là một trong những điều kiện quan trọng bảo đảm tính thống nhất của hệ thống chỉ tiêu hạch toán và báo cáo đã đợc quy định thống nhất. Tuy nhiên để làm đợc điều đó thì việc xây dựng một hệ thống khoa học tài khoản kế toán và xác định quy mô, hình thức ghi chép trên tài khoản đóng vị trí vô cùng quan trọng.

Bởi vì xây dựng hệ thống khoa học các tài khoản là yếu tố đầu tiên quyết định mức độ phù hợp của sổ sách kế toán với đặc điểm về kết cấu và sự vận động của vốn và nguồn vốn, quyết định trình độ tổng hợp và phân tích của hạch toán. Mặt khác do sự biến động của vốn và nguồn vốn vừa có tính liên tục, vừa có tính hai mặt, nên chính đối ứng tài khoản là phơng pháp khoa học duy nhất có thể thoả mãn. Trong điều kiện hiện nay, việc hoàn thiện quản lý, hoàn thiện kế hoạch hoá, củng cố và tăng cờng hạch toán kinh tế đang đặt ra những đòi hỏi mới… cho hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.

Do vậy, việc tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện hơn hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do sự phát triển của nền kinh tế và yêu cầu đổi mới quản lý là một việc làm vô cùng cần thiết và phải đ- ợc tiến hành thờng xuyên, liên tục.