Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng gỗ xuất nhập khẩu vận chuyển container đường biển tại Công ty TNHH R.L.G (Chi nhánh Hà Nội)

Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thống kê: thống kê kết quả trong các mẫu phiếu điều tra sau đó chuyển thành những thông tin hữu ích phục vụ cho đánh giá mức độ thực hiện trong quy trình giao nhận mặt hàng gỗ XNK vận chuyển trong container bằng đường biển tại công ty. Phương pháp so sánh: qua các bảng biểu, sơ đồ so sánh với ý kiến của các nhà quản trị trong việc đánh giá thực trạng quy trình giao nhận để từ đó rút ra kết luận và giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận mặt hàng gỗ XNK bằng container đường biển tại công ty.

Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố đến hoạt động nghiệp vụ giao nhận mặt hàng gỗ XNK vận chuyển trong container bằng đường

Chính điều này đặt ra rất nhiều thách thức đối với công ty do hoạt động giao nhận hàng hóa không chỉ diễn ra ở một khâu hay một bộ phận mà nó là sự gắn kết của rất nhiều khâu nghiệp vụ từ lưu kho, vận chuyển, bốc xếp tới giao nhận. Không chỉ cạnh tranh về quy mô chất lượng, dịch vụ hay số lượng tàu vận chuyển mà phải cạnh tranh cả thời gian thuê tàu chuyến vận tải hàng trong nước tại các tuyến Hà Nội – thành phố Hồ Chí Minh, ngược lại và đến các cảng khác. Một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty TNHH R.L.G như: công ty TNHH tiếp vận Thăng Long, công ty TNHH Tân Tiên Phong, công ty giao nhận kho vận ngoại thương, công ty TNHH tiếp vận VINAFCO, công ty CP tiếp vận Biển Đông… Tất cả những công ty này đều có lợi thế cao trên thị trường bởi họ có tiềm lực tài chính lớn, đội ngũ nhân viên đông đảo, trang bị máy móc hiện đại, với nhiều kinh nghiệm trong công tác quản trị nghiệp vụ giao nhận vận tải.

Với số lượng và quy mô của đối thủ cạnh tranh thì R.L.G sẽ thật sự khó khăn trong thời gian tới nếu như không có những chính sách kinh doanh sao cho thật hợp lý, đồng thời phải tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư công nghệ, nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ cung ứng khách hàng. Công ty có đội xe chuyên dụng trong thương mại hơn 150 chiếc với nhiều phương tiện vận tải từ hạng nhẹ (như xe máy, xe giao hàng, xe tải hạng nhẹ) đến hạng trung (xe tải với trọng tải đến 8 tấn) xe tải hạng nặng (với các xe trọng tải trên 8 tấn), nhiều khi công ty có nhiều các đơn hàng, phương tiện phục vụ cho thuê nhiều nơi nên thiếu phương tiện khi cần thiết. Các yếu tố thuộc thiên nhiên có ảnh hưởng rất lớn đến mọi hoạt động của công ty nói chung và với hoạt đông giao nhận mặt hàng gỗ bằng container đường biển nói riêng như: mưa bão, lũ lụt, động đất, núi lửa…mặt hàng gỗ đặc biệt là đồ nội thất hay các loại gỗ quý thì có giá trị rất lớn nếu có rủi ro về thiên nhiên thì cũng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty do nó làm chậm trễ quá trình giao nhận, làm giao hàng chậm cho đối tác.

Đặc biệt giao nhận mặt hàng gỗ càng gặp khó khăn do gỗ là mặt hàng XNK có tính chất kiểm soát cao, theo luật Lacey của Mỹ thì gỗ nhập khẩu phải có chứng nhận quy trình truy xuất nguồn gốc để nhà chức trách Mỹ có thể dễ dàng kiểm tra toàn bộ quy trình, từ khai thác gỗ ở một nước, vận chuyển qua các cửa khẩu, cảng biển nào trước khi đến nhà máy chế biến gỗ ở Việt Nam…Nếu vi phạm quy định luật này có thể bị tịch thu hàng hóa, phạt tiền, có thể bị khởi tố ở nước bạn.

Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập được về nghiệp vụ giao nhận mặt hàng gỗ XNK vận chuyển trong container bằng đường biển tại công ty TNHH

Khâu nhận yêu cầu của khách hàng của công ty được đánh giá tương đối tốt, 30% đánh gía rất tốt, 60% tốt và 10% đạt yêu cầu chứng tỏ công ty có sự đáp ứng, liên hệ tốt với khách hàng. Các thông số khai báo không khớp nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị hải quan trả lại hoặc mất nhiều thời gian sửa chữa, hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậm tiến độ của quá trình giao nhận. Tiến hành nhận hàng từ khách hàng với 20% còn thiếu sót, nhân viên còn chưa làm tròn trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình giao nhận hàng hóa như nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu về số lượng, trọng lượng, không đúng quy cách phẩm chất … khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa giao nhận sai, từ đó làm chậm thời gian theo hợp đồng ký kết.

Hãng tàu sẽ thông báo hàng đến chỉ trước 2 ngày so với ngày tàu nhận hàng, do vậy thời gian để đến hãng tàu mượn vỏ và đóng hàng vào container là khá ngắn và nếu có một sự trục trặc trong bất cứ khâu nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Vận chuyển, giao container cho tàu: Khi giao hàng, nhân viên công ty sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ bãi (chậm nhất là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hải quan với hải quan và lấy Mate’ receipt (biên lai thuyền phó). Nếu nhận được thông tin về tổn thất, mất mát hàng hóa công ty ghi nhận và thông báo cho các bên liên quan như người vận chuyển, cơ quan bảo hiểm để giải quyết khiếu nại phát sinh do tổn thất hàng hóa để tìm ra nguyên nhân tổn thất, thu thập các tài liệu có liên quan và lập biên bản xác nhận nếu cần.

Khâu nhận yêu cầu của khách hàng và khâu nhận hàng từ cảng được đánh giá cao do công ty hoạt động có uy tín, tinh thần trách nhiệm trong hoạt động giao nhận nên được khách hàng trung thành tin tưởng.

Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận mặt hàng gỗ xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển tại công ty TNHH R.L.G (Chi

Khi đó công ty sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo được mối quan hệ tốt giành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của các cán bộ hai quan, giúp cho công việc được thực hiện trôi chảy thông suốt. Tiến độ giao hàng luôn phải được đảm bảo, vì thế tránh tình trạng khi cần thì không có, công ty phải đầu tư cho đội ngũ xe chuyên dụng một đội ngũ lái xe giỏi nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu bốc xếp, chuyên chở thường xuyên của mình. Công ty cần phát triển nguồn nhân lực theo hướng chính quy chuyên nghiệp, có các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên thực hiện tại các cơ sở đào tạo chính thức theo chương trình Hiệp hội và đào tạo nội bộ thông qua giao việc thực tế.

Tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khóa học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp,…giáo dục tính trách nhiệm của cán bộ công nhân viên với hàng hóa và nhiệm vụ được giao, khi có sai hỏng cần báo ngay cho cán bộ công ty để có cách xử lý kịp thời. Để nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng container đường biển được thuận lợi và mang lại hiệu quả cao thì vấn đề cơ sở hạ tầng như đường xá, kho bãi, cảng biển, tàu và các cơ sở vật chất khác như phương tiện vận chuyển, xếp dỡ …. Phát triển cảng biển chính là phát triển hệ thống cầu cảng, kho bãi, cảng thông quan nội địa (ICD), đầu tư các phương tiện xếp dỡ, phương tiện vận chuyển hàng hóa trong cảng cũng như phương tiện vận chuyển hàng hóa từ ICD đến cảng và ngược lại.

Do đó, Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho các cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa ICD, đường bộ, đường sắt, đường song, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm … theo một cách tổng thể, có khả năng tương tác và hỗ trợ nhau một cách hiệu quả. Để làm tốt các biện pháp đầu tư và nâng cấp hạ tầng cơ sở như trên, Nhà nước cần xác lập cơ chế tài chính đầu tư thích hợp, huy động nguồn vốn thông qua các khoản thu phí (phí cảng, phí quản lý … ), các khoản thuế, vốn của doanh nghiệp tham gia công tác quản lý hạ tầng cơ sở, vốn vay, phát hành trái phiếu hoặc các nguồn vốn tài trợ tài trợ, huy động khác. Để có đầy đủ kiến thức hoàn thành đề tài chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận mặt hàng gỗ xuất nhập khẩu vận chuyển trong container bằng đường biển tại công ty TNHH R.L.G chi nhánh Hà Nội” là nhờ sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô Khoa Thương mại quốc tế, các thầy cô bộ môn logistics kinh doanh và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tâm của PGS.TS An Thị Thanh Nhàn đã giúp em nghiên cứu và nắm bắt trọng tâm của đề tài.