IESS - Hệ thống quản lý bán hàng hiện đại

PHÂN TÍCH YÊU CẦU 1. Hệ thống cần nghiên cứu

Công ty đang ứng dụng một số công cụ tiện ích trong công tác quản lý bán hàng như: công cụ văn phòng (Word, Excel, Access…), phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). • Hệ thống sẽ là cầu nối hiện đại giữa các nhân viên trong đơn vị, đặc biệt là các nhân viên có nhiệm vụ công tác liên hệ mật thiết với nhau (Ví dụ như: Nhân viên Kế toán – Bán hàng - Thủ kho – Giao hàng). • Hệ thống phải được thiết kế hiện đại: Giao diện đẹp và khách hàng có thể cài đặt tuy nghi thích hợp; Các mẫu Form nhập hay xuất dữ liệu phải được bố trí phù hợp với các mẫu hoá đơn hay báo cáo mà doanh nghiệp đã thực hiện trên các công cụ xử lý trước đây theo quy định của ngành hay của riêng doanh nghiệp; Có thể tích hợp và liên kết với các chương trình, công cụ mà đơn vị đã và đang sử dụng đồng thời có thể đáp ứng được nhu cầu đổi mới trong tương lai.

ĐÁNH GIÁ KHẢ THI 1. Khả thi về tổ chức

Trên thực tế có rất nhiều đơn vị đã và đang tin học hoá từng phần cũng như số lượng nhân viên có thể sử dụng máy tính ở mức cơ bản hay có thể được đào tạo trong thời gian ngắn đã khá đông đảo nên việc áp dụng hệ thống có thể dễ dàng triển khai trong đơn vị. Đối với việc phát triển hệ thống bán hàng điện tử IESS thì với mô hình phần mềm cho trước, các kỹ thuật viên chỉ cần mất khoảng một tuần kể từ khi nhà lãnh đạo quyết định khởi động dự án ứng dụng, để có thể cài đặt lại và thêm các cấu hình theo nhu cầu người sử dụng cũng như sao cho phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh của đơn vị. Đối với một đơn vị kinh doanh thì việc ứng dụng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ tạo ra rất nhiều lợi ích và doanh thu cho đơn vị, vì quá trình quản lý sẽ được đẩy cao tốc độ và quá trình phục vụ khách hàng sẽ đạt được chất lượng hơn.

Ứng dụng trong quản lý bán hàng

Từ các chi nhánh nhân viên bán hàng có thể truy cập trực tiếp vào các máy tính lớn ở văn phòng tổng; họ có thể nhập vào một đơn đặt hàng từ xa; xác định khả năng tài chính trên thẻ tín dụng của khách hàng và lượng hàng hiện có. - Khả năng in ấn tại bàn làm việc: Thông qua việc chia sẻ tài nguyên máy in trong mạng của hệ thống, nhân viên có thể in các hoá đơn, báo cáo nhanh chóng, giảm bớt chi phí di chuyển hay mua sắm thiết bị. - Nhắn tin và hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống mạng với các phần mềm thông dụng có thể hỗ trợ nhân viên nhắn tin trao đổi với nhau và nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể ra quyết định tác nghiệp tốt hơn.

Mạng máy tính cục bộ (LAN)

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Sự phát triển về tiềm lực cũng như tăng gia về các chỉ tiêu cần đạt được trong quản lý và kinh doanh đã đặt ra những yêu cầu nâng cấp hệ thống đã có để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp trong giai đoạn mới. - Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi được (do bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập). Đây không phải là một chu trình hoạt động của doanh nghiệp, nó chỉ thực hiện việc thu thập dữ liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp vụ khác và xử lý dữ liệu thu được thành dạng mà từ đó có thể tạo ra các báo cáo tài chính.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG

* Mục đớch: Hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. * Thực chất hoạt động chính của module Hỗ trợ khách hàng sử dụng hệ thống mạng LAN tại cửa hàng và kết nối mạng Internet chính là mô phỏng các quá trình tra cứu và lập hoá đơn của phần mềm Quản lý bán hàng tại máy chủ. Như vậy với các kết quả phân tích và thiết kế cho phần mềm quản lý bán hàng thì việc thể hiện một số module hỗ trợ bằng ngôn ngữ kịch bản trên máy chủ ASP là hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng.

- Nhà nước: Ban hành luật pháp, các chính sách khuyến khích và hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh nhằm góp phần phát triển kinh tế và thực hiện các chính sách chiến lược phát triển đất nước. Cơ quan quản lý nhà nước tại địa bàn và trong ngành có sự tác động tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp đặc biệt là cơ quan thuế của nhà nước. - Các đối thủ cạnh tranh: Xu thế công nghệ trong ngành phát triển tạo cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng phương tiện hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Các đối tác có thể áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến hiện đại, vì thế đơn vị muốn nâng cao chất lượng của các quá trình tương tác (ví dụ như đặt hàng) thì cần chú trọng phát triển hệ thống thông tin quản lý. Vì thế việc tổ chức xử lý dữ liệu bằng các công cụ văn phòng như Excel hay Word đã tiêu tốn rất nhiều chi phí thời gian và chi phí vận chuyển tài liệu. - Các khách hàng có thể liên lạc gián tiếp với đơn vị thông qua hình thức điện thoại, tuy nhiên hoạt động này gây khá nhiều tốn kém cho khách hàng đồng thời hiệu quả giải quyết vấn đề không cao.

- Công ty VISTCO có trang bị một hệ thống máy tính mạng LAN nhưng yếu tố mạng hầu như phục vụ cho mục đích chia sẻ tài nguyờn hệ thống, cũn việc quản lý bằng cỏc phần mềm là chưa rừ rệt.

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG

* Mục đích: Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. * Mục đích: Bảo đảm độ chính xác của thông tin và làm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí.

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: là một phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. - Có nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu như: MS Access, SQL server, Oracle, MySQL, FoxPro, dBASE … và có thể kể cả Microsoft Excel nữa. Là hệ quản trị thông dụng nhất trên các máy tính cá nhân hiện nay, vì thế có nhiều người biết và ưa thích sử dụng.

Được tích hợp trong bộ Microsoft Offices của hãng Microsoft nổi tiếng, được cài đặt hầu hết trên các hệ điều hành Window trên thế giới và ở Việt nam. Cung cấp công cụ xây dựng có sở dữ liệu cho hệ thống một cách đơn giản và hữu hiệu rất tốt. Và có thể chuyển đổi hay liên kết với các loại hệ quản trị dữ liệu khác rất cao, đặc biệt là việc chuyển đổi dữ liệu giữa các công cụ của bộ Microsoft Offices.

- Phiên bản sử dụng thông dụng nhất hiện nay, có thể thích nghi được nhiều ngôn ngữ lập trình, đó là Microsoft Access 97 – 2000.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG - SERVER

Vùng trắng trống ở giữa sẽ là các Form tương ứng thực hiện các chức năng của công cụ được chọn. Chỉ khi thoát khỏi các Form này mới có thể thao tác trên Form giao diện lớn.