Hướng dẫn phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình quản lý nhân sự hiệu quả
MỤC LỤC
Phòng Xét thầu
Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau. - Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu đối với các dự án thuộc nguồn vốn tái đầu tư của công ty và các dự án được giao khác theo đúng các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành.
Phòng Điều hành khai thác ( P. ĐHKT)
- Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác đấu thầu đối với các đơn vị trực thuộc trong công ty. Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.
Phòng Thanh toán cước phí (TTCP)
Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. - Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu tư xây dựng nâng cấp, mở rộng do công ty thông tin di động làm chủ đầu tư hoặc được Tập đoàn Bưu chính- Viễn thông Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ CÔNG TY VMS MOBIFONE
- Các vấn đề đặt ra, yêu cầu của công ty và các giải pháp
- THIẾT KẾ SƠ ĐỒ LIÊN KẾT MODULE XỬ LÝ
Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng, như: chị Bích- đảm nhận về việc cập nhật, tìm kiếm,lưu trữ về hồ sơ nhân viên, về danh sách về hưu; chị Hoàng Anh- đảm nhận về khen thưởng kỷ luật, các khoản BHYT,BHXH; chị Nguyên- đảm nhận về các vấn đề liên quan đến tiền lương… Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy: việc quản lý nhân sự của công ty còn rất riêng rẽ: mỗi chuyên viên của phòng lại đảm nhận một nhóm công việc riêng, ví dụ: có chuyên viên đảm nhận về tính toán các khoản giảm trừ, phụ cấp cũng như lương cuối kỳ của mỗi cán bộ trong công ty, có chuyên viên lại đảm nhận quá trình khen thưởng kỷ luật, có chuyên viên lại đảm nhận về hồ sơ về hưu… Mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban nào cần một thông tin nào đó về một chuyên viên bất kỳ, việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi trưởng phòng của phòng TC-HC phải chỉ đạo cho đúng chuyên viên đảm nhận đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo (nếu có yêu cầu). Nhận thấy những hạn chế của việc quản lý nhân sự như vậy, nên cách đây không lâu Công ty cũng đã mua một chương trình Quản lý nhân sự, tuy nhiên chương trình này không phù hợp với việc quản lý của Công ty nên đã không được sử dụng. Chính vì vậy, các anh chị của phòng TC-HC đã rất ủng hộ khi tôi ngỏ ý muốn xây dựng chương trình Quản lý nhân sự cho công ty và đã tạo điều kiện tốt nhất có thể để tôi xây dựng chương trình của mình.
Từ những yêu cầu của Công ty, tôi nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chương trình Quản lý nhân sự đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công ty, bên cạnh đó có thể đưa vào một số chi tiết khác đầy đủ nhằm dễ dàng cho người thực. Việc xây dựng chương trình rất thuận lợi vì hệ thống máy tính của công ty đều được trang bị rất hiện đại và được cài đặt rất đầy đủ các chương trình về tin học văn phòng như: Microsoft Office, Vietkey… Để thực hiện được việc sử dụng chương trình bằng ngôn ngữ Visual Basic các máy tính sẽ chỉ cần cài thêm chương trình Visual Basic, điều này được thực hiện rất đơn giản.
Các phích vật lý
Sơ đồ luồng thông tin trong quản lý chấm công
- Nếu có yêu cầu sửa đổi, cập nhật thông tin bảng chấm công từ các phòng ban thì chuyên viên của phòng sẽ sửa đổi thông tin và lưu vào kho đã xử lý. Cuối tháng,chuyên viên của phòng sẽ tổng hợp và xuất báo cáo cho chuyên viên đảm nhận việc tính lương của phòng TC-HC. Mô tả: Nơi lưu trữ thông tin về số ngày đi làm, nghỉ phép, các khoản phụ cấp… của các nhân viên.
Mô tả: Là yêu cầu của các phòng ban về các yêu cầu điều chỉnh nhằm phù hợp với sự thay đổi. Mô tả: Là kho dữ liệu bảng chấm công sau khi đã được điều chỉnh Tên kho dữ liệu: Kho bảng chấm công.
Sơ đồ luồng thông tin trong Quản lý lương
Mô tả: Sau khi đã có đầy đủ thông tin về tiền lương của từng nhân viên, cán bộ phòng KT-TK-TC sẽ thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên Công ty Tên xử lý: Tính lương. Mô tả: Dựa vào bảng chấm công, chuyên viên của phòng TC-HC sẽ tính các khoản như BHXH,BHYT, Quỹ CSXH… của mỗi nhân viên trong Công ty. - Cập nhật thông tin về nhân viên: hồ sơ nhân viên, lý lịch nhân viên, quá trình công tác, danh sách về hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật… Các công việc này đều thực hiện thủ công trên máy tính.
- Tìm kiếm thông tin về nhân viên: Yêu cầu tìm kiếm về trình độ, về các nhân viên được khen thưởng, các nhân viên bị kỷ luật,… thường được các phòng ban hoặc ban Giám đốc đưa ra nhằm tổng hợp cho mục đích thăng chức hay nâng lương sau này. - Báo cáo các kết quả tìm kiếm, các bảng lương cuối tháng, về danh sách nghỉ hưu, danh sách khen thưởng kỷ luật: Công việc này hiện vẫn đang thực hiện thủ công.
Quản lý nhân sự
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Mỗi khi ban Giám đốc hay một phòng ban nào trong công ty có yêu cầu về nhân sự như cần danh sách nhân sự theo phòng ban, theo chức danh… thì yêu cầu sẽ được gửi đến hệ thống quản lý hồ sơ và phòng TC-HC có nhiệm vụ thu thập và xử lý yêu cầu đó sau đó gửi lại báo cáo cho phòng ban cần thông tin. Cuối mỗi tháng, mỗi quý hay khi Ban Giám đốc hoặc bất kỳ phòng ban nào có yêu cầu về nhân sự ( in báo cáo danh sách nhân viên được thưởng,phạt trong quý, danh sách nhân viên theo phòng ban…) thì yêu cầu này sẽ được gửi đến từng bộ phận đảm nhận của phòng TC-HC. Quản lý chấm công có mục đích là nhằm quản lý các sự việc liên quan đến việc tính toán lương vào cuối mỗi kỳ, ví dụ: tính toán các ngày nghỉ phép, ngày làm thêm của mỗi nhân viên, tính toán các khoản phụ cấp mà nhân viên này được hưởng: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ,… Các sự việc này thường khác nhau vào mỗi tháng và mỗi nhân viên lại có một “công” khác nhau.
Khi phòng TC-HC thấy trong bảng chấm công còn có sai sót thì yêu cầu này sẽ được gửi đến bộ phận điều chỉnh bảng chấm công, bộ phận này sẽ lấy thông tin từ kho dữ liệu bảng chấm công chưa xử lý để thực hiện việc điều chỉnh rồi lưu vào kho dữ liệu bảng chấm công đã xử lý để làm cơ sở cho việc tính lương sau này. Quản lý lương nhằm tính toán lương mà mỗi nhân viên nhận được cùng với các khoản trừ theo lương như: BHXH,BHYT,Quỹ CSXH… từ hồ sơ nhân viên của mỗi nhân viên theo từng kỳ, từ đó cùng với bảng chấm công các nhân viên phòng TC-HC sẽ xử lý, tính toán tổng lương thực lĩnh của từng nhân viên trong tháng.
Thiết kế CSDL lôgic đi từ các thông tin đầu ra 1 Quá trình chuẩn hóa dữ liệu
- Về phương diện quản lý thiết kế viên có thể bỏ những thuộc tính rất ít ý nghĩa đi. - Mã quá trình công tác - Ngày bắt đầu công tác - Ngày kết thúc công tác - Đơn vị công tác. - Mã quá trình công tác - Ngày bắt đầu công tác - Ngày kết thúc công tác - Đơn vị công tác.
Một số giải thuật xử lý chính
6.Một số chương trình chính, sơ lược cách sử dụng các chương trình Để sử dụng được chương trình Quản lý nhân sự này thì cần phải có máy tính cài Windows 2000 và các phần mềm Microsoft Office, Vietkey, Visual Basic 6.0. Đối với Công ty VMS, điều này rất thuận lợi vì các máy tính của công ty đều được trang bị đầy đủ các phần mềm tin học văn phòng, với tốc độ nhanh, dung lượng ổ lớn. Cuối tháng có thể cập nhật lại nếu có thay đổi, sau đó click vào “ InBCC” để in chi tiết Bảng chấm công trong của các nhân viên, nếu Click vào “ In bảng lương” thì chương trình sẽ tự động in ra bảng lương tương ứng từ các thông tin trong bảng châm công.
Để thực hiện việc tìm kiếm, trước tiên cần phải lựa chọn tiêu chí tìm kiếm bằng cỏch click vào tiờu chớ tỡm kiếm, sau đú ghừ vấn đề cần tỡm vào ụ text bờn dưới, click vào “ in” để đưa kết quả ra báo cáo. Click về Báo cáo lương trên Form main, sau đó lựa chọn tiêu chí cần báo cáo như: báo cáo theo phòng ban, báo cáo theo tháng, theo năm.