Hệ thống quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành
MỤC LỤC
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Kho là điểm xuất phát cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất, do đó việc tổ chức bảo quản kho nguyên phụ liệu của công ty tuân theo quy định trong quy chế hoạt động quản lý kho chung đó là sắp xếp khoa học nguyên phụ liệu theo ngăn, theo thứ tự, đảm bảo cách mặt đất và tường 20 ÷ 30 cm để chống ẩm thấp, bố trí ở những vị trí hợp lý tránh những ảnh hưởng khắc nghiệt của thời tiết, tránh những nơi dễ bắt lửa. Mục đích của cuộc kiểm kê là xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên phụ liệu hiện có, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát, ứ đọng, kém phẩm chất trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của thủ kho và cán bộ sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý nguyên phụ liệu.
Phiếu Nhập Kho (Phiếu nhập kho số: 287)
Để đảm bảo đủ vật liệu cho sản xuất, phòng xuất nhập khẩu (Phòng XNK) phải lập kế hạch sản xuất trong tháng và phải nghiên cứu, khảo sát thị trường và lên kế hoạch thu mua từng loại vật liệu. Ban này tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và phản ánh kết quả vào biên bản giám định vật tư sau đó giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Số Liệu Nguyên Vật Liệu Chính Mua Vào
Vật liệu của Công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau: từ các công ty dệt may trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Nếu không đúng số lượng, chất lượng, quy cách ban kiểm nghiệm sẽ lập thêm biên bản yêu cầu giao lại cho đơn vị giải quyết.
Phiếu Nhập Kho (Phiếu nhập kho số: 325)
Ở phân xưởng, các nhân viên hạch toỏn theo dừi số lượng cỏc loại vật liệu đú, cuối thỏng lập bỏo cỏo gửi lờn phũng kế toỏn để kế toỏn theo dừi. Căn cứ vào Hợp đồng và định mức vật liệu sản xuất hàng gia công đã được ký kết, phòng XNK lập ra kế hoạch sản xuất cho phân xưởng trong tháng.
Phiếu Xuất Kho
Để đảm bảo đủ nguyên vật liệu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, phòng XNK căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và ra lệnh xuất kho và căn cứ vào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên. Khi lĩnh vật liệu, đơn vị lĩnh phải đem phiếu xuất kho này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vào thẻ kho.
Phiếu Xuất Kho
Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty .1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
+ Trường hợp 1: Vật liệu mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên Hóa đơn GTGT (có bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế Nhập khẩu (nếu có) nhưng không bao gồm thuế GTGT). + Trường hợp 3: Vật liệu mua ngoài do Công ty tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT nhưng không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà chi phí này sẽ được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sót trong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Thẻ Kho Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành
Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên (khoảng 1 tuần/1 lần) kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó. Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán (nếu là chứng từ nhập). Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành
Phương phỏp này đó cho phộp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú, biến động tăng giảm của các NVL trong Công ty một cách thường xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu. Tuy việc tự sản xuất và tiêu thụ sản phẩm chỉ chiếm số lượng ít so với tổng khối lượng sản xuất nhưng việc hạch toỏn và theo dừi những NVL phục vụ cho việc sản xuất loại hàng này cần phải được tiến hành một cách chặt. - Trường hợp nếu khi mua nguyên vật liệu Công ty trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán.
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 19
Sau đó các số liệu nhập sẽ được tập hợp vào sổ kế toán chi tiết đối với từng đơn vị bán hàng cho công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành. Mỗi đơn vị có thể được lập một sổ hoặc vài tờ riêng, tùy theo khối lượng nhập nhiều hay ít. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào bên Có TK331.
Sổ Chi Tiết Thanh Toán Với Người Bán Đơn vị: Công ty Hoa Viên
*Đối với vật liệu nhập thanh toán ngay bằng tiền mặt khi hàng về nhập kho, bộ phận cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn và phiếu chi hoặc thanh toán bằng TGNH kế toán ghi vào sổ theo dừi tiền mặt, TGNH. Sổ chi tiết tiền mặt, sổ theo dừi TGNH được dựng để theo dừi cỏc nghiệp vụ thu chi tiền mặt phỏt sinh trong thỏng.
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 20
Là một yếu tố chi phí cấu thành trong giá thành sản phẩm, do vậy ngoài việc xỏc định, theo dừi và phản ỏnh khối lượng, giỏ trị vật liệu xuất dựng mà kế toán còn phải tính toán phân bổ giá trị của nó cho từng đối tượng sử dụng. Xuất phát từ loại hình sản xuất, cách thức sản xuất, quy trình công nghệ, trình độ yêu cầu quản lý của công tác hạch toán và yêu cầu của công tác tính giá thành sản phẩm, công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành đã xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng loại sản phẩm (từng mã hàng). Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng, trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí tính giá thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu.
Bảng Tổng Hợp Xuất Vật Liệu Tháng 12/2011
Sổ này được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, việc ghi sổ này được tiến hành vào cuối tháng. Cơ sở số liệu để ghi chép vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trong trường hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu là các chứng từ ghi sổ liên quan đến việc nhập xuất vật liệu. Khi kế toán tổng hợp nhận được các chứng từ ghi sổ liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu thì kế toán tổng hợp sẽ đánh số thứ tự lên các chứng từ.
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Cuối tháng phải lập quỹ kế để chuyển sang tháng sau, đầu trang sổ phải ghi số trang trong tháng trước chuyển sang. Việc thực hiện do các nhân viên dưới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trường hợp thừa, thiếu, mất mát…(dựa vào biên bản kiểm kê). (Để thực hiện việc kiểm kê, thủ kho phải trực tiếp đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho và sau đó lập biên bản kiểm kê kho).
CÔNG MỸ NGHỆ ĐÔNG THÀNH
Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành
Nếu kiểm tra thấy vật liệu không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo thì ban kiểm nghiệm đổi lại hoặc yêu cầu bồi thường hay giảm giá..vì vậy NVL may nhập kho luôn đạt yêu cầu chất lượng và không bị ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thực hiện liên tục, tránh tình trạng lãng phí vốn lưu động nằm ở số hàng tồn kho không cần thiết. Trong một số trường hợp, hàng nhập mua đó về kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không phản ánh lên sổ sách mà đợi tới khi nhận được hóa đơn mới ghi nhận giá trị NVL nhập mua.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành
Do vậy chưa phản ánh đúng và chính xác trong trường hợp nhập NVL đặc biệt vào những ngày cuối tháng. Hiện tại chỉ khi NVL thực nhập kho của Công ty thì kế toán mới ghi sổ nếu như vậy rất khú theo dừi và số NVL thuộc quyền sở hữu của Công ty sẽ không được phản ánh kịp thời và chính xác. Việc hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán NVL giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin để đưa ra các phương án thu mua, dự trữ,.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty TNHH XNK thủ công mỹ nghệ Đông Thành
Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi nền kinh tế thi trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng. Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Cuối tháng, trên cơ sở số liệu or các sổ sách như: Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa giá thực tế và giá hạch toán.Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty.
