Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc theo hệ thống tài khoản hiện hành

Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán ở Công ty 1. Nguyên tắc kế toán chung áp dụng tại Công ty

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. Hệ thống tài khoản hiện nay Công ty đang sử dụng về cơ bản là hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Do đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.

Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết phải theo dừi chi tiết theo yờu cầu quản lý. Kế toán viên sau khi tập hợp và phân loại chứng từ sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động chạy vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và sổ Nhật ký chung, máy sẽ tự tổng hợp và ghi vào các Sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan. Định kỳ kế toán tiến hành in các mẫu sổ ra giấy và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định như đối với sổ ghi bằng tay, việc đính kèm các chứng từ vẫn được thực hiện theo luật định.

Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 1. Kế toán tiền mặt

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn. Nếu cú chờnh lệch xảy ra Ban kiểm kờ tiến hành làm rừ nguyờn nhõn, chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381). Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ Nếu cuối kỳ vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số chênh lệch sẽ ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381).

Khi các phân xưởng, phòng ban trong Công ty có nhu cầu về mua sắm, sửa chữa, thanh lý TSCĐ phải làm biên bản gửi Tổng giám đốc Công ty và Phòng Kế hoạch - vật tư để Công ty lên kế hoạch xét duyệt và quyết định. Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ của công ty được xác định là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại công ty tuỳ thuộc vào nguồn hình thành TSCĐ mà kế toán xác định nguyên giá tài sản. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, Phòng Kế hoạch- vật tư gửi lên Phòng Tài chính- kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ.

Khi có quyết đinh sửa chữa được giám đốc ký duyệt, Phòng Kế hoạch- vật tư sẽ lên kế hoạch giao cho các phân xưởng tiến hành sửa chữa, sau đó tập hợp chứng từ (hoá đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa…). Dựa trên việc tính toán nguyên giá mới của TSCĐ sau sửa chữa, Phòng Kế hoạch- vật tư xác định thời gian sử dụng mới của TSCĐ này (nhưng thông thường nó bằng thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ trước sửa chữa). Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập, xuất, tồn kho, phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD.

Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình SXKD như cung ứng vật tư, TSCĐ hoặc các dịch vụ khác khi sự vận động của yếu tố đầu vào và tiền tệ không cùng một thời điểm. Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, mọi vấn đề về lao động đều được quản lý bởi Phòng tổng hợp, tại đây các cán bộ chịu trách nhiệm về quản lý cán bộ, quản lý lao động, tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, sắp xếp lao động một cách hợp lý. Kế toán thanh toán tiền lương có nhiệm vụ phối hợp với Phòng Tổng hợp trong việc xây dựng các quy chế về lao động – tiền lương; tính toán và phản ánh chính xác thời gian và kết quả lao động, tình hình chi trả lương và các khoản thu nhập khác trong Công ty.

- Bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ: Trên cơ sở tiền lương phải trả cho CBCNV từng đơn vị, kế toán thanh toán tiền lương tiến hành phân bổ tiền lương và trích lập các quỹ. Trong phần hành kế toán này chỉ đề cập đến sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ theo hợp đồng với khách hàng, còn sửa chữa TSCĐ thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty được xếp vào phần hành kế toán TSCĐ. Việc hạch toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ trong Công ty cũng giống như việc hạch toán chi phí SXKD và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất thông thường.

- Chi phí sản xuất chung: là những chi phí cần thiết còn lại phát sinh trong phạm vi các phân xưởng để thực hiện dịch vụ ngoài chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Sau khi các chứng từ NVL được kế toán các phân xưởng gửi về Phòng Tài chính - kế toán của Công ty, kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán tự động hạch toán vào TK chi phí NVL trực tiếp. Hàng tháng, kế toán các phân xưởng tập hợp chứng từ tiền lương trong tháng về Phòng Tài chính - kế toán của Công ty, sau khi kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ, kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhập dữ liệu hạch toán vào TK chi phí nhân công trực tiếp.

Trong Công ty, kế toán doanh thu thực hiện hạch toán doanh thu, xác định kết quả kinh doanh và lợi nhuận trong kỳ, đồng thời hạch toán phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ của Công ty.