MỤC LỤC
- Là một doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hóa chính là xi măng, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tổ chức bán xi măng cho các công ty khác như: Công ty vinaconex, Công ty CP Xây dựng & Phát triển Cơ sở Hạ tầng, Công ty xây dựng số 3, Công ty xây dựng số 5, Công ty xây dựng số 10,. - Ngoài các khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các công ty, tổ chức, cá nhân Công ty còn khoản thu từ các doanh nghiệp thuộc nội bộ Tổng công ty như: Phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hải Phòng, phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hoàng Thạch,… hoặc các khoản phải thu tiền điện, điện thoại của các đơn vị thuê kho,…. - Đối với hàng hóa xi măng, Công ty hiện nay có hai hình thức bán hàng là: bán buôn hoặc bán lẻ xi măng tại các chi nhánh, các trung tâm, các cửa hàng, các đại lý của Công ty.
Vị vậy TK 131- Phải thu khách hàng thường có số dư bên Nợ, tuy nhiên trong một số trường hợp cũng có phát sinh số dư bên Có do khách hàng ứng trước tiền hàng. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả các khoản phải thu của Công ty dù được thanh toán ngay hay thanh toán chậm đều được chuyển sang bên Nợ TK 131- Phải thu khách hàng, sau đó sẽ được chuyển từ bên Có tài khoản 131 sang bên Nợ TK 112 hoặc TK 111. Các chính sách thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty thường thanh toán với người mua hàng bằng tiền mặt (số lượng xi măng ít) và tiền gửi ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với từng công ty.
Tổng công ty đã có các văn bản quy định, hướng dẫn cho Công ty về thời hạn thanh toán với khách hàng, không được để tình trạng nợ của khách hàng là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian khách hàng thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công ty giao hàng và Công ty không có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho người mua và không có hàng bán bị trả lại. Sau khi các chứng từ đã được sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ và bảo quản đúng quy định.
Do đú việc theo dừi khoản mục này cú ý nghĩa hết sức quan trọng trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh và kế toỏn cần phải theo dừi chặt chẽ quỏ trỡnh luân chuyển chứng từ hàng hóa bán ra cho khách hàng. Công ty cũng lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng: liên thứ nhất Công ty sẽ lưu tại phòng tài chính kế toán và liên thứ hai Công ty giao cho khách hàng tương ứng. Sổ kế toán tổng hợp đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua Phần mềm kế toán tại Công ty sẽ xử lý các thông tin đầu vào và tự động xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toán công nợ định kỳ khi nhà quản lý yêu cầu.
Đầu tiên, kế toán thanh toán với người mua dựa vào các chứng từ gốc để cập nhật vào phần mềm máy tính sau đó máy tính sẽ tự động đưa dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng và khớp trên Sổ cái và Bảng tổng hợp hàng bán và doanh thu, các số liệu đó được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sau đây là mẫu Sổ Cái TK 131 - Phải thu khách hàng và Bảng Cân đối số phát sinh công nợ tài khoản 13112 - Phải thu tiền bán xi măng của Công ty cổ phần Thương mại xi măng.
Kế toỏn hàng bỏn theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh xuất kho bỏn hàng và theo dừi trờn Sổ chi tiết tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Số liệu của kế toán thanh toán với người mua tại Công ty là số liệu tổng hợp phát sinh tại văn phòng công ty hoặc từ các trung tâm, chi nhánh và được phản ánh trên Sổ tổng hợp tài khoản 131 hoặc Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. Định kỳ cuối tháng, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ lấy số liệu từ sổ này để vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái tài khoản 131.
Sau đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng của Công ty cổ phần Thương mại xi măng.