Thực trạng quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại vận tải An Thái

Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng. Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ, dọn vệ sinh khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc của công ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh toàn bộ trục đường chính và thu gom rác lá cây tập kết vế nơi quy định. Là công ty làm về dịch vụ vận tải vì thế yếu tố trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý điều hành được lãnh đạo công ty rất coi trọng vì họ nhận ra được vai trò quan trọng của yếu tố này có tác động tích cực cả tới tâm lý nhân viên.

Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo cụng ty chỉ đạo, điều hành, theo dừi tiến độ cụng việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Có thể thấy chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của doanh nghiệp tổ chức nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó được diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra, là cơ sở đểu thủ trưởng doanh nghiệp tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ.

Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty

Các bộ phận luôn cố gắng thực hiện tốt chương trình kế hoạch đề ra tránh được những tổn thất không đáng có nhất là về kinh tế vì công ty là một doanh nghiệp kinh doanh vấn đề hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận luôn được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên không gian làm việc của phòng chưa rộng lắm, do diện tích mặt băng của công ty còn chật hẹp, nhưng văn phòng có cách bố trí khá phù hợp, hợp lý để tận dụng tối đa cơ sở vật chất, kỹ thuật, trưởng phòng và nhân viên cùng làm việc một phong để thận tiện cho quá trình trao đổi tài liệu và quản lý nhân viên. - Bàn ghế đón khách được bố trí ngay tai phong làm việc của nhân viên như thế ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của các nhân viên khác và khiến cho khách cảm thấy phiền toái, nhất là những vị khách quan trọng.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng

Quy định của cụng ty cũng quy định rừ trỏch nhiệm của phũng hành chớnh là theo dừi, quản lý việc khai thỏc cỏc thụng tin trờn mạng cú mục đớch rừ ràng, có hiệu quả cho công việc và giúp thư giãn trong quà trình làm việc của nhân viên nói chung để tránh tình trạng khai thác thông tin thừa, không mang lại kết quả. Điều này rất quan trọng vì nhân viên chỉ cảm thấy hứng thú với công việc khi công việc ma họ được phân công đúng ngành nghề mà họ đã từng học, từng nghiên cứu và yêu cầu công việc phải tương xứng với trình độ chuyên môn của họ, không thể có sự hoàn thành tốt công việc nếu một nhân viên bình thường lại được giao một công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao khi đó sẽ dẫn đến tâm lý chán chường. Nhưng phải làm ở mức độ nào, một người không hiểu biết gì về quy định hành chính văn phòng, không năm được cách soạn thảo văn bản thế nào cho đúng với quy định của nhà nước thì làm sao có thể hoàn thành tốt công việc, làm sao có thể tham mưu cho lãnh đạo về cách soạn thảo văn bản hành chính.

Quản lý chi phí của công tác văn phòng

Công việc được giải quyết một cách thận lợi và nhanh tróng qua đây cho thấy nghệ thuật quản lý của nhà quản trị đã biết phân công công việc một cách hợp lý tạo ra năng suất lao động cao, mỗi cá nhân đã làm tốt công việc được giao, đảo bảo chất lượng công việc. Bởi trang thiết bị mà đầy đủ thì cán bộ công nhân viên mới hăng say làm việc, làm việc có hiệu quả, đồng thời bộ phận văn phòng phải quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng văn phòng phẩm để có kế hoạch mua sắm kịp thời và phân phối cho các bộ phận. Để tránh tình trạng thừa cơm gây lãng phí bộ phận văn phòng yêu cầu các phòng ban phải báo số lượng người ăn trưa trong ngày trước 11 giờ trưa để cán bộ văn phòng tổng hợp số lượng và báo cho nhà hàng, đây là một phương thức sử dụng hợp lý trong việc tiết kiệm chi phí.

Quản trị cơ sở vật chất

Đối với việc sửa chữa nhỏ khu văn phòng bộ phận văn phòng cũng đưa ra phương thức tiết kiệm chi phí là nếu những hóc có thể tự sửa chữa được thì các bộ phận tự sửa chữa để không mất thêm chi phí thuê ngoài. Kết thúc buổi kiểm kê cán bộ văn phòng và trưởng các bộ phận cùng nhau ký tên vào biên bản kiểm kê, mục đích của công tác kiểm kê nhằm nắm chắc số lượng, chất lượng của cơ sở vật chất để có kế hoạch mua sắm sửa chữa, ngoài việc phân loại và lập hồ sơ quản lý cán bộ văn phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ các điều kiện cơ sở vật chất. Trong quá trình làm việc nhân viên nào có nhu cầu dùng xe phải làm phiếu yêu cầu sử dụng xe trong đú ghi rừ: người yờu cầu, thời gian sử dụng, mục đớch sử dụng và báo cho cán bộ văn phòng để có kế hoạch bố trí lịch tránh tình trạng chồng chéo ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Công tác quản lý nhân sự

Nhưng hiên nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trước trước thực trạng đó là nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự ra nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp. Hiên trạng nay có thể giả thích như sau: Về phía doanh nghiệp các nhà quản trị đã không quan tâm tới các chính sách đãi ngộ nhân sự không quan tâm đến đời sống cũng như điều kiện làm việc, cơ hội thăng tiến trong công việc của nhân viên khiến nhân viên phải đi tìm công việc mới mà ở đó họ được hưởng đầy đủ các chính sách đãi ngộ, điều kiện làm việc tốt, có nhiều cơ hội thăng tiến cũng như phát triển bản thân. Trải qua 4 năm hoạt động cũng là thời gian công ty trải qua nhiều biến động về nhân sự trừ các vị trí chủ chốt thuộc ban lãnh đạo công ty chưa có nhân viên nào gắn bó với công ty trên 2 năm, không khí làm việc của công ty rất vui vẻ, toàn thể nhân viên sống với nhau như một gia đình, điều kiện làm việc tốt vì vậy sự biến dộng về nhân sự là do quy mô công ty nhỏ, các vị trí quản lý chủ chốt đã có người đảm nhiệm cho nên nhân viên không có cơ hội thăng tiến cũng như phát triển bản thân.

Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan

Hiên nay trưởng phòng kinh doanh vừa xin nghỉ việc và để tìm được người có kinh nghiệm và trình độ thay thế công việc này đòi hỏi phải có thời gian vì vậy hiện tại chức trưởng phòng kinh doanh dang khuyết. Nội bộ công ty ổn định, toàn thể nhân viên sống đoàn kết quan tâm lẫn nhau, cuối mỗi tháng công ty thường tổ chức đi picnic để giảm stress sau một tháng làm việc căng thẳng, lấy lại tinh thần cho một tháng làm việc tiếp theo. Đối với các quy định trên các nhân viên văn thư đã nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nội quy và không để xẩy ra những sai sót và nội quy này được viết thành văn bản hưỡng dấn cho các phòng ban khác trong trường hợp tiếp nhận những văn bản không hợp lệ, sai quy cách thì văn bản không được đóng dấu và nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân đó chỉnh sửa lại văn bản cho đúng thể thức, quyề hạn và trách nhiệm của phòng ban, cá nhân đó.

Quy trình quản l ý văn bản đến, văn bản đi a. Quy trình quản l ý văn bản đến

Trình xin ý kiến phân phối văn bản : sau khi bóc bì đóng dấu lên văn bản, cán bộ văn thư đăng ký một phần văn bản vào sổ rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã nhận được cho chánh văn phòng rồi trình lên thủ trưởng cơ quan đề nghị xin ý kiến phân phối văn bản. Khi cần thiết phải đem văn bản mật về nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và đi công tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để bất cứ nơi nào không an toàn. - Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên phòng hành chính tương đói trẻ vì vậy dễ học hỏi những tiến bộ của khoa học kỹ thật trong các nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng suất lao động.

- Được sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trong của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có tinh thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp. Các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, quy chế, nội quy của công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở lên cứng nhắc, không linh hoạt như: việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận.