Ứng dụng máy tính trong công tác kế toán thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng tại Công ty dịch vụ du lịch & thương mại Hồ Tây

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính tại công ty

1.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. 1.1.Sự hình thành và phát triển. Công ty dịch vụ du lịch và thơng mại tên giao dịch quốc tế là: “ Trade and service tourist company” gọi tắt là TST là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng công ty Phát triển công nghệ và Du lịch đợc thành lập theo Quyết định số 108/KHCNQG của Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia năm 1993. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 1D Láng Hạ,Đống Đa,Hà Nội, công ty là. đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại các ngân hàng trong và ngoài nớc. Công ty có các chức năng và nhiệm vụ chính sau:. - Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. -Kinh doanh khách sạn, làm dịch vụ du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế -Kinh doanh và cho thuê văn phòng đại diện tại Hà Nội và Tp Hồ chí Minh - Kinh doanh và mua bán các trang thiết bị văn phòng. - Kinh doanh mua bán lắp ráp sửa chữa và bảo trì xe gắn maý. - Ngoài ra công ty còn thực hiện liên doanh với các đối tác nớc ngoài để kinh doanh khách sạn, thực hiện các dịch vụ bán hàng và cho thuê văn phòng đại diện. 1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TST. *)Kinh doanh thơng mại. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung ,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó ,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty TST

Đối với hàng nhập khẩu để bán do công ty phải đi vay ngắn hạn để nhập khẩu do đó công ty hạn chế bán chịu hoặc yêu cầu khách hàng đặt tiền trớc khi nhập khẩu.Với hoạt động xuất khẩu phơng thức thanh toán chủ yếu bằng th tín dụng. Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, Invoice cùng với phiếu nhập kho đợc chuyển về phòng kế toán sau khi ghi vào sổ nhật ký chung đợc chuyển cho kế toỏn hàng hoỏ ghi chộp, theo dừi trị gớa hàng nhập kho sẽ đợc chuyển đến kế toỏn cụng nợ để theo dừi việc thanh toỏn. Đồng thời với việc ghi chép vào sổ nhật ký, chứng từ gốc đợc chuyển sang ghi trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng ( đợc mở cho từng ngời bán hoặc từng thơng vụ) và cuối tháng tổng hợp từ các sổ chi tiết này lên sổ chi tiết tài khoản 331.

Các chứng từ này khi chuyển về phòng kế toán đợc giao cho kế toán tổng hợp phản ánh doanh thu và ghi vào sổ nhật ký, giao cho kế toán hàng hoá để xác định giá vốn và kế toỏn cụng nợ để ghi chộp, theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn (nếu cha đợc thanh toán).

Một số nhận xét đề xuất 1.Về công tác kế toán tài chính

Phản ánh chênh lệch tỷ giá trực tiếp vào doanh thu hoặc giá hàng mua sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xác định giá bán một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp đa ra những quyết định kịp thời trong mua bán hàng hoá song biến động tỷ giá thực chất là do sự thay đổi của cung và cầu ngoại tệ, đó là lĩnh vực thuộc về quan hệ tài chính cho nên cần phải phản ánh nó trên giác độ tài chính, không thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng. Tuy nhiên do các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ còn ớt kế toỏn mới chỉ tiến hành theo dừi cỏc nghiệp vụ trờn sổ chi tiết đối với đồng Việt Nam, còn ngoại tệ đợc quy đổi ra Đồng Việt Nam trớc khi ghi trên sổ theo dừi chi tiết nh đối với tiền Việt. Do do kế toỏn cần xem xột việc mở sổ theo dừi thanh toán với ngời mua (ngời bán) theo ngoại tệ để có thể xác định đợc số ngoại tệ phải thu, phải trả và tình hình biến động tỷ giá của ngoại tệ trong quá trình mua bán từ đó có đợc những quyết định kịp thời.

Theo đó việc ghi chép bắt đầu từ việc ghi vào sổ chi tiêt thanh toán với ngời mua (ngời bán) đến việc cộng lấy số d của các sổ chi tiết để lên sổ cái tài khoản và xác định số d nợ, d có của tài khoản đợc tiến hành tự động trên máy, kế toán chỉ việc nhập các chứng từ gốc vào máy và tiến hành một số thao tác cần thiết theo chỉ dẫn sẽ in đợc các bảng biểu theo yêu cÇu.

Tình hình sử dụng máy vi tính và hớng ứng dụng máy vi tính vào kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty TST

Trong đó hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất, chiếm tới 80% l- ợng thông tin hữu ích cho quản lý doanh nghiệp, nó giữ vai trò chủ đạo trong luồng thông tin quản lý đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài. Kế toán truyền thống với một lợng lớn các sổ sách, các phép tính, các bớc ghi chép đòi hỏi sự chính xác cao dẫn đến hiệu xuất của kế toán thấp và tỏ ra không kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản lý nhất là trong điều kiện thị trờng luôn luôn biến đông hiện nay. Với cơ sở kỹ thuật nh vậy công ty đã sử dụng tốt vào việc khai khác thông tin từ bên ngoài, công ty nhanh chóng có đợc các thông tin từ các thị trờng lớn trên thế giới đợc gửi về bằng E-mail từ hệ thống các văn phòng đại diện của Tổng Công ty ở nớc ngoài.

Là doanh nghiệp thơng mại các hoạt động mua bán hàng hoá diễn ra thờng xuyên khối lợng lớn, các hình thức thanh toán đa dạng, sử dụng nhiều loại tiền trong thanh toán do đó công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng thờng giặp nhiều khó khăn nh phải ghi chép nhiều, mở nhiều sổ chi tiết, ghi chép trùng lặp.

Đặt và phân tích bài toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty TST

Do kết cấu của hai Tài khoản 131và 331 là giống nhau cho nên ta thiết kế trên mỗi tài khoản một hệ thống sổ riêng, kết cẫu của hai hệ thống sổ trên hai tài khoản này giống nhau và đợc xử lý, tính toán bằng một hệ thống chơng trình chung. Để giải quyết yêu cầu của bài toán đặt ra cần phải thiết kế hệ thống sổ kế toán trên máy vi tính, để đơn giản hoá việc xử lý tính toán ở đây trên mỗi một tài khoản xây dựng hai hệ thống sổ riêng, một theo dõi cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới ngoại tệ và một cho các nghiệp vụ thanh toán bằng VND. Đối với mỗi một đơn vị khách hàng- ngời cung cấp đợc ghi trên một dòng của sổ, các chỉ tiêu về số phát sinh của mỗi một đơn vị đợc tổng hợp bằng cách cộng tổng các cột số phát sinh của các chứng từ có mã là MDV trên các sổ chi tiết các nghiệp vụ.

Ngoài ra để phục vụ cho việc tạo hệ thống sổ đợc nhanh chóng và chính xác ta thiết kế hai sổ chứa các dữ liệu cơ sở đó là sổ đăng ký tài khoản hoạt động, chứa các dữ liệu về các tài khoản đối ứng Nợ và đối ứng Có đối với Tài khoản 131 hoặc 331.Một sổ phục vụ cho việc thiết kế hệ thống sổ liên quan tới ngoại tệ và một sỉ phơc vơ cho viƯc tậ hƯ thống sỉ liên quan tới các nghiƯp vơ thanh toán bằng VND.

Ưu nhợc điểm và phơng hớng hoàn thiện chơng trình

Quản lý sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ phải thu phải trả trong đó có nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả ngời bán là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với sự gia tăng của các hoạt động thơng mại thì công việc kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng càng trở nên nặng nề: số lợng các nghiệp vụ nhiều dẫn đến tăng số lợng sổ sách và công việc tính toán ghi chép. Qua thời gian nghiên cứu thực tế kết hợp với kiến thức tích luỹ đợc trong nhà trờng em đã mạnh dạn viết bản luận văn tốt nghiệp với đề tài “ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại Công ty Dịch vụ Du lịch và Thơng mại TST”.

Do điều kiện thời gian thực tập tại công ty cha nhiều và trình độ và khả năng trình bày còn hạn chế nên chơng trình không tránh khỏi những sai sót rất mong đ- ợc sự đóng góp ý kiến của các Thày Cô giáo và các bạn để bản luận văn này đợc hoàn chỉnh.