Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện Mộc Châu

Cơ cấu tổ chức bộ máy

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND cấp huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh. Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, các đại biểu HĐND cấp huyện và tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định. Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBND cấp huyện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, HĐND và UBND xã, phường, thị trấn, để thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của UBND cấp huyện; tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác ngoại vụ và dân tộc ( trừ các địa phương đã thành lập Phòng Dân tộc) và công tác tiếp công dân; đồng thời phối hợp với các cơ quan chuyên môn tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”, “một cửa liên thông hiện đại”.

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND cấp huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND cấp huyện và của cấp trên;. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật. Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.

Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán UBND, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật và phân công của UBND cấp huyện.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Từ đó xây dựng đề cương (đề cương sơ lược hoặc đề cương chi tiết, tùy vào mức độ phức tạp). Trên cơ sở đề cường, soạn thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức đã xác định. Xin ý kiến góp ý (văn bản có tính chất quan trọng), tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo.

Duyệt văn bản: Lãnh đạo phụ trách duyệt nội dung; Chánh văn phòng duyệt thể thức; Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành. Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành: Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản; nhân bản; đóng dấu; ban hành; lưu văn bản theo quy định. Các bước trong quy trình soạn thảo của UBND huyện Mộc Châu đều rất phù hợp và tương ứng với các Quy định hiện hành.

Từng khâu trong quy trình đều rừ rang, dễ hiểu, phõn cụng cụng việc, trỏch nhiệm rừ rang, điều này đó gúp phần rất lớn cho việc soạn thảo văn vản đúng và hiệu quả.

Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Hồ sơ tài liệu được bảo quản trong hộp có cặp nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá, thuận tiện cho việc khai thác và di chuyển khi cần thiết. Hiện nay lưu trữ UBND có 2 kho, mỗi kho gồm khoảng 15 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút ẩm, hút bụi, bình chữa cháy. Hơn nữa lại có nhiều tài liệu hình thành từ rất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối mọt, số liệu mờ, khó đọc gây khó khăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất lượng giấy đã tốt hơn và có nhiều trang thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và tốt hơn.

Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đó cú những quy định rừ ràng theo đúng quy định về công tác lưu trữ của nhà nước và quy định quản lý hồ sơ của UBND. Hàng năm có khoảng 70 lượt người đến khai thác tài liệu, song do điều kiện chưa bố trí được phòng đọc nên vẫn dùng chung với phòng làm việc. Hiện nay UBND đã thực hiện chương trình “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ” giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, UBND cần phải nắm bắt và nghiên cứu để từng bước hiện đại hóa nghành lưu trữ, theo kịp thực tiễn phát triển.

Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP