Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin Quản lí tài sản cố định tại NHNo&PTNT Nam Hà Nội

Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phân tích từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế làm cho nhiệm vụ phát triển hệ thống cũng đơn giản hơn, việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nếu không có phương pháp thì chỉ cần một thay đổi nhỏ cũng có thể làm đảo lộn cơ chế hoạt động của toàn bộ phần mềm, vì thế khi muốn bổ xung thêm 1 chức năng công việc đầu tiên là phải xem xét lại toàn bộ thiết kế.

Các công đoạn phát triển hệ thống

• Giai đoạn đánh giá yêu cầu
• Giai đoạn phân tích chi tiết
• Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp
• Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
• Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác

Chuyển đổi theo giai đoạn : Theo phương pháp này chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới một cách dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài module và sau đó mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới, những thành phần khác nhau của hệ thống mới và hệ thống cũ được sử dụng phối hợp với nhau cho tới tận khi toàn bộ hệ thống mới được cài đặt xong. Như vậy: Trong suốt quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đòi hỏi người phân tích viên có một tư duy khoa học trên cơ sở những vấn đề từ lý thuyết đem áp dụng vào thực tế, vật lý cũng như logic nhằm cải tiến mô hình hoạt động của hệ thống thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả kinh doanh của công ty, của tổ chức.

Yêu cầu đổi mới của hệ thống thông tin

Trong thời đại nền kinh tế đang phát triển rất nhanh và mạnh mẽ, công nghệ đóng góp một vai trò lớn trong chiến lược phát triển sản xuất cũng như kinh doanh của các tổ chức, việc xuất hiện các công nghệ mới cũng là một nguyên nhân dẫn đến việc một tổ chức cần xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. TSCĐ vẫn đang quản lý thủ công thông qua Excel và cùng sự gợi ý của NHNo&PTNT Nam Hà Nội em chọn đề tài “Xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định trong Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Nam Hà nội” với mong muốn đóng góp công sức cho Nam Hà Nội hoạt động ngày càng hiệu quả cao hơn.

Những qui định chung về quản lí Tài sản cố định 1. Qui trình quản lý Tài sản cố định

• Phương pháp quản lí Tài sản cố định hiệu quả

Thời gian sử dụng TSCĐ: Là thời gian doanh nghiệp dự tính sử dụng tài sản cố định vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc xác định theo số lượng, khối lượng sản phẩm dự kiến sản xuất được từ việc sử dụng tài sản cố định theo quy định hiện hành, ở điều kiện bình thường phù hợp với các thông số kinh tế - kỹ thuật của tài sản cố định và các yếu tố khác có liên quan đến sự hoạt động của tài sản cố định. - Đối với mua trả chậm, trả góp thì nguyên giá TSCĐ là giá trị thực tế phải trả ngay tại thời điểm mua cộng với các khoản thuế (không bao gồm khoản thuế hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào hoạt động như tiền lãi vay đầu tư cho TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ…Khoản chênh lệch giá giữa mua chậm và mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí tài. - Nguyên giá TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến là giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển … hoặc giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng với các chi phí mà bên nhận tài sản phải chi tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ….

Qui định về hạch toán TSCĐ 1. Nhiệm vụ của hạch toán TSCĐ

• Phương pháp hạch toán 1. Hạch toán tăng TSCĐ

Các chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau khi nhận ban đầu được đánh giá một cách chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế của TSCĐ vô hình so với mức hoạt động ban đầu, thì được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ. Khi TSCĐ tăng do bất kỳ nguyên nhân gì đều phải do ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với các biên bản giao lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” theo mẫu qui định trong “chế độ ghi chép ban đầu” cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Doanh nghiệp thực hiện việc quản lý theo dừi cỏc TSCĐ trờn đõy như đối với cỏc TSCĐ dựng trong hoạt động kinh doanh và tính mức hao mòn của TSCĐ này nếu có; mức hao mòn hàng năm được xác định bằng cách lấy nguyên giá chia cho thời gian sử dụng của TSCĐ, xác định theo qui định tại phụ lục1 ban hành kèm theo quyết định số 206-2003-QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của bộ trưởng bộ tài chính.

Phân tích hệ thống 1. Đặc tả phần mềm

• Sơ đồ luồng thông tin
• Sơ đồ luồng dữ liệu

Do đó chương trình còn có thể tìm kiếm và xuất ra các báo cáo theo nhóm tài sản, mã tài sản, tên tài sản, tên nguồn vốn, phòng ban, mục đích sử dụng tài sản, theo ngày đưa vào sử dụng, theo thời gian sử dụng của TSCĐ, theo nguyên giá, năm sản xuất…. Chương trình tự động tính được khấu hao lũy kế đến một thời điểm tính từ lúc tài sản được đưa vào sử dụng đến bất kì một thời gian cụ thể do người dùng nhập vào, tính khấu hao từng thời kỳ, từng năm hạch toán, từng nhóm tài sản … giá trị còn lại của tài sản, giá trị khấu hao theo tại bất cứ thời điểm nào, theo từng quí và năm hạch toán. Mỗi lần thay đổi nguyên giá hay thời gian sử dụng thì sẽ ảnh hưởng đến khấu hao lũy kế, giá trị còn lại, thời gian sử dụng còn lại và công việc quản lý TS như: Tài sản nào đang sử dụng, tài sản nào đã thanh lý, tài sản nào đã khấu hao hết, hay đã tạm dừng sử dụng ….Bắt buộc các kế toán viên phải tính toán mức khấu hao mới cho khoảng thời gian sử dụng còn lại của tài sản.

Quan trọng nhất là chương trình có thể lập và xuất ra các báo cáo các danh mục liên quan đến tài sản, xuất báo cáo cho từng tài sản, từng nhóm tài sản, cho tất cả các tài sản, tài sản đang tính khấu hao, tài sản thanh lý, tài sản tạm ngừng sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cũng như của người dùng. Từ thông tin các đầu vào là Thẻ tài sản, Báo cáo tình trạng tài sản, Bảng theo dừi tài sản, Bảng trớch khấu hao, Danh sỏch tài sản, Danh sỏch phũng ban, Danh sách nguồn vốn, Danh sách tài sản thay đổi nguyên giá và thời gian sử dụng, Danh sách nhà cung cấp, Hợp đồng.

Hệ thống

In các danh mục từ điển theo thời gian Tức là ngày bất kỳ chọn xuất ra báo cáo - Danh mục phòng ban. Bất cứ một tài sản nào cũng xuất ra được một thẻ tài sản, được lọc các điều kiện như trong mục tìm kiếm.

ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH 1. Ưu điểm

Trong ngành NH luôn đi đầu trong ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý TSCĐ là một trong những chương trình có tính thực tế cao và hiện nay NH đang có kế hoạch sử dụng phần mềm tin học ứng dụng trong quản lý TSCĐ. Trong tương lai em sẽ khắc phục những nhược điểm, thêm những chức năng ưu việt và chỉnh sửa cho chương trình trở nên chuyên nghiệp hơn. Hoàn thiện chương trình để chương trình có tính khả thi cao, có khả năng áp dụng rộng rãi không chỉ trong ngành ngân hàng.