Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam: Giải pháp và kiến nghị

MỤC LỤC

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

Các tổ điện cũng như các tổ cơ khi hoàn thành công việc được giao như đi bó dõy, gia cụng thanh cỏi phải kớ tờn và ghi rừ ngày thực hiện cũng như ngày hoàn thành công việc lên thẻ sản phẩm sau đó gián thẻ kèm theo sản phẩm mình làm để nhận biết việc kết thúc công đoạn. Sau khi sản phẩm lắp ráp xong, kiểm tra viên sẽ thực hiện kiểm tra tổng thể theo bản vẽ của Công ty, nếu kết quả kiểm tra đạt thì ghi vào phiếu nhập kho và chờ xuất hàng, nếu không phù hợp thì thực hiện kiểm soát theo quy trình quản lý sản phẩm không phù hợp.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Kế toỏn hàng tồn kho: Theo dừi và ghi chộp cỏc biến động về nguyờn vật liệu, công cụ, dụng cụ và thành phẩm từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khâu ghi sổ kế toán phần hành, làm cơ sở đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư thực tế có tại kho tại thời điểm kiểm kê, cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải trả người bán. Các chứng từ của từng phần hành đều được luân chuyển đúng quy định, có đầy đủ chữ kí cần thiết bắt buộc và được bảo quản lưu trữ cẩn thận theo một quy trình cụ thể do chính kế toán trưởng đã xây dựng và triển khai thực hiện nhất quán trong phòng một cách có hiệu quả, đảm bảo việc truy xuất nhanh, chính xác, đầy đủ khi có yêu cầu.

Sơ đồ 03.Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 03.Tổ chức bộ máy kế toán

Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm và chi phí bán hàng của Công ty

Vì vậy, để khách hàng hài lòng về sản phẩm và duy trì quan hệ làm ăn lâu dài, Công ty đã thực hiện hai dịch vụ là: thông tin, hỗ trợ quá trình sử dụng sản phẩm sau khi bán nhằm tư vấn về phần mềm và dịch vụ bảo hành sản phẩm trong vòng một năm nhằm khắc phục sự cố phần cứng cho khách hàng. Như đã trình bày trong phần 1, Công ty có ưu thế là tìm được nguồn hàng rẻ và đáng tin cậy, cho nên ngoài việc cung ứng những sản phẩm có chất lượng cao, thế mạnh của đơn vị là chào hàng với giá cả rất cạnh tranh phù hợp cho đối tượng người mua có giới hạn về mặt tài chính.

Hạch toán doanh thu tiêu thụ

Khi người mua có nhu cầu đặt hàng của Công ty, nhân viên kinh doanh sẽ trao đổi với khách hàng qua sự trợ giúp của phòng kỹ thuật để đạt được hiệu quả tối đa trong việc thu thập dữ liệu báo giá. Sau đó, TPDA có trách nhiệm thẩm tra tính khả thi của dự án, kiểm tra các thông tin thương mại và phê duyệt Yêu cầu báo giá của NVKD để chuyển sang PKT làm hồ sơ đầu vào báo giá. Căn cứ trên hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng, PKT sẽ thiết kế và cung cấp bản vẽ kỹ thuật cho xưởng sản xuất để tiến hành lắp ráp sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tiêu thụ thành phẩm sẽ tiến hành đối chiếu với phiếu xuất kho về số lượng, đơn giá rồi ghi sổ chi tiết doanh thu 511-Doanh thu bán hàng.

Sơ đồ 05: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng
Sơ đồ 05: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng

Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu

Đây là khoản xảy ra không nhiều trong đơn vị phát sinh do nguyên nhân Công ty không cung cấp sản phẩm đảm bảo theo đúng quy định của đơn hàng. Khi kiểm nhận hàng hoá, nếu người mua thấy số lượng hay chất lượng hàng không đảm bảo theo hợp đồng kinh tế thì trong biên bản kiểm nhận hàng hoá do hai bên giao nhận lập phải ghi rừ số hàng được chấp nhận và số hàng khụng được chấp nhận (nờu rừ lý do).

Hạch toán thanh toán với khách hàng

Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” (Biểu 08-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng). Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ trên cùng với việc vào sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng, kế toán cũng tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 131 là cơ sở để so sánh với số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối kỳ.

Khi phát sinh các khoản nợ không thu hồi được, kế toán đơn vị phản ánh trực tiếp làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và làm lợi nhuận của kỳ đó giảm đột biến.

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG

Hạch toán giá vốn hàng bán

Đây cũng là một trong những điểm tồn tại mà Công ty cần khắc phục trong giai đoạn tới. Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tứ Bộ phận: Phòng dự án Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho khách hàng theo hoá đơn 9203. Đồng thời hàng ngày, từ các chứng từ trên kế toán vào Sổ nhật ký chung đến cuối quý, kế toán lên Sổ cái TK 632.

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN

Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm

Khi phát sinh các khoản chi phí này tuỳ thuộc vào nội dung của từng khoản mục chi phí mà kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp một cách phù hợp. Khi nhận được hoá đơn GTGT do nhân viên phòng hành chính mua văn phòng phẩm gửi xuống, thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi tiền mặt sau đó chuyển hoá đơn GTGT và phiếu chi này cho kế toán để cập nhật chứng từ vào máy tính. Chi phí bảo hành sản phẩm của Công ty là các chi phí liên quan đến khắc phục sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng hoặc khi sản phẩm vận hành không bình thường mà do lỗi của đơn vị.

Dựa vào các chứng từ, sổ chi tiết và sổ cái các TK đã được lập ở trên, kế toán xác định được doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh để từ đó xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ.

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty

Về tài khoản sử dụng

Thứ nhất, theo quy định hiện hành về chế độ tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì tất cả các TK sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị đều phải tuân theo đúng hệ thống TK do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Do vậy, Công ty cần chú ý đặt tên gọi tài khoản cho đúng và mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo quy định của chế dụng đồng thời lập các tài khoản cấp 3 theo hướng có thể phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý nhằm có biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Thứ hai, theo quy định trong hợp đồng, khách hàng sẽ giữ lại một khoản tiền trị giá 10% tổng giá trị đơn hàng để đảm bảo Công ty sẽ thực hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm trong vũng 1 năm.

Kế toán cần tham chiếu nguyên tắc hạch toán tại phần hướng dẫn tài khoản 138 (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) để hạch toán đúng theo quy định của chế độ nhằm đảm bảo phân loại và cung cấp thông tin hữu ích về công nợ theo tính chất, mức độ của chúng.

Về phương pháp hạch toán

Vì vậy, Công ty cần thiết phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một mặt, để cân đối lợi nhuận giữa các năm trong trường hợp xảy ra những khoản thiệt hại do không thu hồi được nợ, mặt khác, cung cấp thông tin về giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên BCĐKT, nâng cao chất lượng thông tin cho người đọc. Tiếp đó, sản phẩm của Công ty là tủ bảng điện đã qua lắp ráp do đặc thù của sản phẩm nên sau khi chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng, Công ty sẽ phát sinh nghĩa vụ bảo hành kể từ thời điểm đó nhằm thực hiện chiến lược sau bán hàng và đảm bảo làm tốt quy trình chăm sóc khách hàng. Kế toỏn sẽ theo dừi và ghi nhận chi phí này vào chi phí bán hàng của đơn vị đồng thời lập bảng đánh giá kết quả của chương trình thông qua việc so sánh các chỉ tiêu doanh số tiêu thụ trước, trong và sau khi thực hiện chương trình cho nhà quản trị tham khảo để có những quyết định đúng đắn về chương trình trong thời gian tiếp theo.

Giám đốc nên cử một nhân viên kỹ thuật am hiểu về sản phẩm và lĩnh vực hoạt động của mình phụ trách công việc này ký hợp đồng phối hợp với một công ty cung cấp trang web để có chương trình làm việc trao đổi cụ thể đưa ra thiết kế tối ưu nhằm đảm bảo hiệu quả cho thông tin cung cấp trên trang web của Công ty.

Bảng 04. Phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng của Công ty
Bảng 04. Phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng của Công ty