Hệ thống hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu 1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Phần lớn nguyên vật liệu có nguồn gốc nông nghiệp mang tính thời vụ chịu tác động nhiều của thời tiết thiên tai: nắng hạn, ngập úng, lụt lội… Một số loại nguyên vật liệu chỉ có vào những mùa nhất định trong năm, nếu năm đó thời tiết không thuận lợi, mất mùa không chỉ số lượng nguyên vật liệu giảm mà còn giá thành tăng cao, chất lượng nguyên vật liệu sụt giảm. Việc xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thiếu nguyên vật liệu không thu mua được hoặc có sự biến động quá cao của giá nguyên vật liệu làm đội chi phí giá thành, đồng thời cũng tránh việc dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn, mất thêm chi phí kho tàng, bến bãi… Đặc biệt là đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ, cần phải được dự trữ để tiến hành kế hoạch sản xuất cả năm.

Tổ chức chứng từ ban đầu

Theo phương pháp này, sau khi có đầy đủ thông tin về tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong tháng của từng loại nguyên vật liệu, vào cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ và giá trị xuất kho của nguyên vật liệu đó. Hoá đơn GTGT có 3 liên, trong đó hoá đơn Cụng ty nhận được là liờn 2: hoỏ đơn đỏ ghi rừ tờn, địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người mua Công ty CPBK Hải Hà, phương thức thanh toán, tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, thuế GTGT (Biểu số 01). Sau khi kiểm nghiệm vật tư, chỉ nhập những vật tư đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu, những vật tư không đáp ứng đủ yêu cầu, Công ty sẽ gửi biên bản này cùng những chứng từ có liên quan đến nhà cung cấp để trả lại hàng mua hoặc giải quyết theo thoả thuận với nhà cung cấp.

Khi nhập kho nguyên vật liệu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư: số lượng nguyên vật liệu có đủ quy cách nhập kho trên biên bản kiểm nghiệm vật tư và căn cứ vào đơn giá vật tư tương ứng trên hóa đơn GTGT, phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ: sổ xuất vật tư, sổ lĩnh vật tư, báo cáo sử dụng vật tư phòng vật tư có số lượng từng loại vật tư sử dụng trong thực tế, sau đó tiến hành lập phiếu xuất kho cho từng Xí nghiệp (Biểu số 06).

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Thẻ kho được mở theo từng loại vật tư: cùng nhãn hiệu, quy cách, chất lượng ở từng kho nhằm mục đớch theo dừi số lượng nhập - xuất từng loại vật tư ở từng kho, làm căn cứ xác định số lượng tồn kho của từng loại và cũng là căn cứ xác định trách nhiệm của các thủ kho. Cuối tháng, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức đã được xây dựng trên bảng định mức và số lượng nguyên vật liệu thực tế đã tiêu hao để sản xuất từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê sẽ lập báo cáo sử dụng vật tư cho từng loại sản phẩm. Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập - xuất vào máy tính theo đúng quy định.

Để nhập “Phiếu xuất kho”, kế toán vật tư chọn “xuất”, rồi nhập các thông tin tương tự “Phiếu nhập kho”: Số chứng từ, Ngày lập chứng từ, Diễn giải, Mã đối tượng, Mã kho, Mã vật tư, TK Nợ, TK Có, Thuế GTGT… Trên các phiếu nhập kho, kế toán cập nhật cả cột “Số lượng”, cột “Đơn giá”, cột. Do phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn công thức nên kế toán vật tư chỉ cần nhập dữ liệu: số lượng từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, số lượng nguyên vật liệu thực tế sản xuất trong kỳ, số lượng nguyên vật liệu thực tế dùng để sản xuất từng loại sản phẩm (căn cứ vào Phiếu xuất kho) và định mức vật tư sản xuất từng loại sản phẩm căn cứ theo Bảng định mức vật tư, máy sẽ tự tính ra cột số lượng.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC 2001, đã mã hoá tên tất cả các loại nguyên vật liệu: 46 BICH, 124 THAT,… Chính vì vậy, TK 152 của Công ty không chi tiết theo tiểu khoản mà khi phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bất cứ loại nguyên vật liệu nào thì kế toán vật tư chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong “Đối tượng”. -TK 6211B: Chi phí nguyên vật liệu chính tại Xí nghiệp Bánh -TK 6211C: Chi phí nguyên vật liệu chính tại Xí nghiệp Kẹo cứng -TK 6211W: Chi phí nguyên vật liệu chính taị Xí nghiệp Kẹo Chew…. Cuối tháng, từ Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 18) kế toán còn lập Bảng cân đối phát sinh công nợ (Biểu số 21) để xem xét tình hình công nợ của từng đối tượng và dùng để đối chiếu kiểm tra.

Khi nhập lại kho, căn cứ vào Bảng kê tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm phụ cùng Phiếu nhập kho, kế toán vật tư tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào NKCT số 7 dòng Ghi Nợ TK 152 và cột Ghi Có TK 154. Khi xuất nguyên vật liệu cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp, kế toán vào Sổ chi tiết TK 641, TK 642, tổng giá trị nguyên vật liệu sẽ được vào Bảng tổng hợp phát sinh TK 152, sau đó được chuyển vào Bảng kê số 5.

Nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà

Các loại nguyên vật liệu được mã hoá và việc xử lý các chứng từ trên máy đã giúp kế toán vật tư không chỉ dễ dàng hơn trong công tác quản lý và hạch toán mà còn trở lên đơn giản hơn và chính xác hơn, nhất là việc tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trong rất lớn trong chi phí giá thành sản xuất sản phẩm nên nếu sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu là biện pháp hữu hiệu giảm chi phí giá thành mà còn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng vật tư xây dựng định mức dự trữ cho tất cả các loại nguyên vật liệu dựa trên đặc điểm của nguyên vật liệu: nguyên vật liệu chính hay phụ, số lượng nhiều hay ít… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường và căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty.

Việc xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thiếu nguyên vật liệu không thu mua được hoặc có sự biến động quá cao của giá nguyên vật liệu làm đội chi phí giá thành, đồng thời cũng tránh việc dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn, mất thêm chi phí kho tàng, bến bãi…. Nhưng do các Báo cáo này thường được gửi lên muộn nên không được kế toán vật tư dùng để ghi sổ mà thường chỉ được sử dụng để đối chiếu: định mức của từng loại nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên các “Báo cáo sử dụng vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại nguyên vật liệu xuất cho sản xuất giữa “Phiếu nhập kho” và tổng số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu hao thực tế trên.