Quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty Hóa Dầu Petrolimex
MỤC LỤC
Đặc điểm tình hình chung của Công ty Hóa Dầu Petrolimex
Ngoài ra, PLC còn trực tiếp nhập khẩu các sản phẩm hoá dầu nh các nh: các loại hạt nhựa PVC, các loại dung môi cho công nghiệp sản xuất sơn, cao su, các loại chất hoạt động bề mặt cho công nghiệp sản xuất với các chất tẩy rửa Không… chỉ thuần tuý là nhà phân phối , PLC đã và đang tích cực đa dạng hoá hoạt động của mình trên các lĩnh vực đầu t nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp dịch vụ t vấn, dịch vụ kỹ thuật và các giải pháp kỹ thuật đảm bảo môi sinh, môi trờng. Mục đích hoạt động kinh doanh của Công ty là đáp ứng tốt nhất về chất l- ợng, số lợng và dịch vụ kỹ thuật cho mọi nhu cầu về dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu cho các ngành kinh tế, sản xuất an ninh và quốc phòng trên địa bàn cả n- ớc, góp phần ổn định thị trờng, bảo toàn và phát triển vốn, tăng tích luỹ cho Nhà n- ớc, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên chức. Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh công ty giao trên địa bàn các tỉnh phía Bắc thuộc khu vực miền duyên hải từ Quảng Ninh cho đến Nghệ Tĩnh, là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu trực tiếp và nguồn hàng pha chế từ Thành phố Hồ Chí Minh ra phía Bắc, đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty và chi nhánh.
Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh trên địa bàn Thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ Lạng Sơn đến Lai Châu, là đầu mối tiếp nhận hàng hoá cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp của các tổng đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình. Công ty đợc chuyển giao một đội ngũ cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu vừa có thực tế hoạt động trong nền kinh tế thị trờng vốn nhiều yêu cầu khắt khe, lại đợc kế tục một cơ sở vật chất tơng đối thuận lợi của Petrolimex, PLC đã trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về công tác kế toán – tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức và hớng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc, của ngành về công tác kế toán, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty.
Lập cỏc phiếu kế toỏn để định rừ phờn phỏp ghi sổ của từng nghiệp vụ, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, định khoản, hạch toán kế toán, bảo quản, lu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm toán nội bộ.
Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex
Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khỏch hàng phải ghi rừ cỏc yếu tố: tờn đơn vị mua, đơn giỏ, quy cỏch, phẩm chất hàng hoá, số lợng hàng hoá và trị giá hợp đồng, địa điểm giao hàng và thời hạn thanh toán Đây là những điểm chủ yếu nhất mà mỗi đơn đặt hàng hay mỗi hợp…. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc lập làm bốn liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lu lại, một liên để hạch toán, một liên chuyển cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi nhận giảm số hàng gửi đại lý của Văn phòng Công ty, đồng thời văn phòng Công ty sẽ hạch toán đầy đủ doanh thu, công nợ và ghi giảm tồn kho tơng ứng gửi tại các tổng đại lý trên. Phơng thức này thờng đợc áp dụng cho một số khách hàng mua với số lợng lớn và thực tế nó rất hiệu quả, tiết kiệm đợc chi phí tồn kho, di chuyển, bốc dỡ, hoa hụt Khi khách hàng có nhu cầu, sau khi hàng làm thủ tục hải quan tại… cảng nhập, công ty sẽ thuê phơng tiện vận tải chuyển thẳng tới kho của khách hàng mà không qua kho của chi nhánh nơi nhập hàng.
Khi tổng đại lý hết chân hàng phải xử lý nhanh, điều động gấp hàng từ các tổng đại lý gần nhất hoặc điều động hàng ở những tổng đại lý tồn kho mặt hàng này lớn, nhu cầu tiêu thụ ít sang tổng đại lý thiếu hàng để đảm bảo cân đối tồn kho và đạt hiệu quả trong kinh doanh. Khi nhận đợc bảng thanh toán hàng gửi bán cho các tổng đại lý gửi đến, kế toán bán hàng lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên hạch toán hàng đã bán, một liên lu lại, một liên giao cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi giảm hàng tồn kho hàng gửi bán của văn phòng Công ty. Để hạch toán kế toán bán hàng, công ty đã mở những tài khoản chi tiết cho từng loại hình kinh doanh, trong từng loại hình kinh doanh lại mở những tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nhằm phục vụ cho… việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ các chứng từ về hàng hoá và các chứng từ thanh toán nh trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, chơng trình phần mềm của Công ty sẽ tự định khoản và hạch toán vào các sổ chi tiết công nợ của khách hàng, các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái các tài khoản 511, 131, 632.
Sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá
Đồng thời với việc ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ thì khi nghiệp vụ phát sinh đã đợc định khoản kế toán thì số liệu cũng đợc ghi vào sổ cái. Toàn bộ qui trình hạch toán kế toán bán hàng trình bầy ở trên đợc thực hiện hoàn toàn trên mạng máy vi tính của công ty hoá dầu, cán bộ kế toán kho hàng và bán hàng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ hàng hoá ( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ) có đầy đủ các dữ liệu, ph… ơng thức nhập xuất, kho nhập , kho xuất, hoa hồng, chiết khấu và tiến hành định khoản kế… toán. Từ các chứng từ kế toán hàng hoá đã đợc định khoản kế toán, chơng trình phần mềm hệ thống kế toán tổng hợp vào thẻ kho, các báo cáo thống kê ( báo cáo cân đối nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, boá cáo nhập hàng hoá, báo cáo xuất hàng hoá, báo cáo chi tiết nhập mua, báo cáo chi tiết xuất bán ), các phụ biểu báo cáo cho… biết thêm chi tiết thêm thông tin, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái và các báo cáo tài chính, kế toán quản trị và các thông tin khác mà ngời quản lý yêu cầu.
Đối với các khoản giảm giá hàng bán: Do đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu có tính cạnh tranh cao, hơn nữa sản phẩm của công ty chủ yếu là nhập khẩu hoặc nhập khẩu nguyên liệu để pha chế, sản xuất do đó sản phẩm của công ty đa ra thị tr- ờng rất đảm bảo chất lợng nên không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán do hàng kém phẩm chất chính vì vậy mà kế toán không cần dùng đến TK 532-giảm giá hàng bán. Do đặc điểm kinh doanh riêng của ngành, việc bóc tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất khó khăn trong việc tập hợp theo dõi tình hình tựhc hiện các định mức chi phí. Do vây, tổng công ty đã đề nghị và đợc Bộ Tài chính chấp thuận từ ngày 01/11/1996 việc hạch toán chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong toàn ngành xăng dầu đợc qui định là chi phí nghiệp vụ kinh doanh và hạch toán vào tài khoản 641.
Để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng mạt hàng, cuối kỳ kế toán thực hiện phân bổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh cho từng ngành hàng kinh doanh theo tiêu thức doanh thu, kế toán mở TK chi tiết của Tk 641.
