Triển khai thư viện số Trường Đại học Ngoại ngữ Huế sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace

Quy trình quản lý hệ thống mạng

Đối với cán bộ phụ trách mảng CNTT của thư viện, việc quản lý hệ thống đòi hỏi phải nghiêm túc thực hiện và tiến hành có kế hoạch định kỳ. Tầm quan trọng của việc quản lý hệ thống là khỏi phải bàn cãi, trong trường hợp những thiết bị, máy chủ bị hư hỏng thì việc vận hành hệ thống trên thực tế sẽ không được như ý muốn thậm chí gây ra những gián đoạn gây tổn thất về giá trị kinh tế và thời gian của toàn bộ thư viện. Khi phát hiện các thiết bị đang sử dụng gặp sự cố thì cán bộ phụ trách sẽ viết phiếu xử lý sự cố, gởi giấy đề xuất lên lãnh đạo và chờ sự phê duyệt từ ban lãnh đạo, nếu được đồng ý từ ban lãnh đạo thì tiến hành xử lý sự cố ngay lập tức.

Tiến hành cài đặt

• Bước 6: Thiết lập ANT_HOME và JAVA_HOME cho Apache Ant và Java Chuột phải vào My Computer, chọn properties chọn Environment Advanced, nhấn User Variables, chọn “New” hộp thoại mới hiện ra tại đây ta bắt đầu thiết lập các thông số cần thiết. Việc thiết lập môi trường trước khi cài đặt Dspace là điều cực kỳ quan trọng, nếu không tạo ra môi trường thích hợp thì quá trình cài đặt xem như thất bại. Hơn nữa, việc biên dịch và các tập tin java diễn ra nhanh chóng do Tomcat cung cấp thư viện java cần thiết, hiểu một cách đơn giản là Tomcat đóng vai trò trung chuyển các thư viện java phục vụ cho các ứng dụng.

- Mở Command Prompt và bắt đầu thực hiện chuỗi lệnh di chuyển con trỏ vào trong thư mục dspace-4.1-src-release sử dụng Total Commander hỗ trợ đường dẫn. - Di chuyển vào thư mục target và để dấu nhắc lệnh tại dspace-4.1-build như sau: C:\Bo cai Dspace\ dspace-4.1-src-release>dspace>target>dspace-4.1-build\.

Quy trình mượn tài liệu trên hệ thống thư viện số

Vậy quá trình cài đặt các phần mềm hỗ trợ, thiết lập các thông số môi trường, xây dựng gói cài và tiến hành cài đặt Dspace hoàn tất. Trong trường hợp không có tài liệu thì bạn đọc sẽ liên hệ với chuyên viên phụ trách qua hòm thư điện tử và chờ cập nhập tài liệu. Nếu hệ thống có phát sinh lỗi tại bước đăng nhập, bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp tại thư viên hoặc qua email để được xử lý sự cố này trong thời gian ngắn nhất.

Quy trình quản lý tài liệu trên thư viện số

Kết quả thực nghiệm 1. Cách thức số hóa tài liệu

Vấn đề số hóa tài liệu để phù hợp với thư viện số trong những phiên bản gần đây, dspace đã hỗ trợ hơn 70 định dạng tài liệu, điều này làm giảm bớt nổi lo và cung cấp thêm cho người quản lý nhiều sự lựa chọn cho chất lượng tài liệu lưu trữ của mình. Một điểm cần lưu ý, để nâng cao tính bảo mật, các tài khoản admin không thể tự tạo mật khẩu trực tiếp cho các tài khoản khác mà người dùng chỉ có thể phục hồi qua email. Trong quá trình hoạt động, thư viện số không thể tránh khỏi những lần điều chỉnh nội dung cho phù hợp với thực tế, vấn đề này đã được Dspace cung cấp và hỗ trợ liên tục.

Dspace đã hỗ trợ gần như hoàn hảo khả năng tùy chỉnh các đơn vị con và điểm hay nữa của Dspace là giải pháp liên kết các bộ sưu tập của những thư viện số khác được triển khai trên nền tảng của nó. Với khả năng điều hướng và kiểm soát thành viên rất tuyệt vời, thư viện số xây dựng trên nền tảng Dspace cung cấp cho các nhà quản trị công cụ phân quyền thành viờn và nhúm thành viờn rừ ràng linh hoạt, thụng qua việc ban hành cỏc chớnh sỏch (rules) lên trên thành viên và nhóm thành viên đó. Nếu như siêu dữ liệu giúp cho việc tải cùng lúc vô số các tập tin tài liệu số một cách nhanh chóng và tiện lợi thì hơn 70 định dạng tài liệu mà dspace hỗ trợ sẵn đã mang lại sự đa dang về thể loại, chủng loại tài liệu cho thư viện số.

Một trong những điểm đáng chú ý nữa của thư viện số sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace là công cụ tìm kiếm linh hoạt, người dùng có thể truy xuất tài liệu theo tên tác giả, theo từ khóa, theo chữ cái đầu tiên của tiêu đề tài liệu, theo thời gian xuất bản, theo nhà xuất bản.

Đề xuất các mục tiêu khi triển khai thư viện số Dspace

Đối tượng độc giả chủ yếu là sinh viên và cán bộ giảng viên đang công tác tại nhà trường vì thế chất lượng tài liệu phải hướng đến đối tượng sử dụng chính này. Về đội ngũ quản lý thư viện, cần được đào tạo chuyên sâu về kỹ năng tiếp cận công nghệ để quản lý và điều hành các hoạt động của thư viện số một cách hiệu quả nhất. Tăng cường tập huấn những kỹ năng chuyên sâu cần thiết để khắc phục những sự cố trong quá trình hoạt động nếu nó xảy ra.

Tiến hành hoạt động song song giữa thư viện truyền thống và thư viện số, lên kế hoạch cụ thể để thực hiện số hóa các tài liệu có sẵn và tiến hành lưu trữ trên thư viện số.

Các giải pháp mở rộng

Đề xuất hướng phân nhóm, phân quyền phù hợp với tình hình thực tế

- Nhóm biên mục : Là nhóm quản trị thư viện, bao gồm các cán bộ phụ trách kỹ thuật và chuyên viên phụ trách các mảng nghiệp vụ thư viện. - Nhóm xem toàn văn: Là nhóm có quyền xem toàn bộ nội dung, tài liệu được đăng tải, thành viên của nhóm xem toàn văn được chỉ định, lựa chọn hoặc những tài khoản giám sát đặc biệt khác. - Nhóm xem thư mục: Là các đối tượng sử dụng thư viện số để tìm kiếm thông tin, thành viên của nhóm gồm những sinh viên, học viên, giảng viên.

Nhóm xem thư mục chỉ có quyền xem một số tài liệu nhất định, không có quyền tải cũng như thay đổi thông tin tài liệu. Đây là nhóm phổ biến nhất và nhiều thành viên nhất của thư viện số triển khai bằng Dspace.