MỤC LỤC
Ngoài ra, nó còn giúp các nhà quản lý thu thập thông tin tài chính đáng tin cậy để đánh giá các hoạt động và là bằng chứng kiểm toán quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát. Việc chuẩn bị báo cáo tài chính trung thực và hợp lý là trách nhiệm của người quản lý với luật pháp còn việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và điều hành doanh nghieọp.
- Rà soát lại hệ thống kế toán và qui chế kiểm soát nội bộ đang áp dụng để giám sát sự hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham gia hoàn thiện chúng nhằm nâng cao hiệu quả về mặt hoạt động và điều hành. - Kiểm tra việc thực thi tiết kiệm, tính hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản đơn vị.
Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát hoạt động kế toán như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán. Kiểm soát ứng dụng thường được phân thành kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán.
- Bộ phận kế toán: kiểm tra các chứng từ, hoá đơn, phiếu xuất kho, bảng giá hiện hành, phiếu thu, sổ phụ ngân hàng trước khi ghi chép nghiệp vụ bỏn hàng, thanh toỏn vào sổ sỏch và theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn của khách hàng. - Qui định trách nhiệm của người viết các hoá đơn, chứng từ và người kiểm tra để đảm bảo chứng từ được thực hiện chính xác.
Ví dụ như đơn vị qui định việc mua sắm với một mức giá trị nào đó phải qua đấu thầu, nhưng khi mời thầu đơn vị chỉ thông báo cho một số người quen biết hoặc thậm chí chọn sẵn nhà thầu nên việc đấu thầu chỉ còn mang tính hình thức. Để hạn chế điều này, phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả của các chính sách, các thủ tục, nếu thấy rằng các thủ tục là không cần thiết mà chỉ mang tính hình thức thì cần hiệu chỉnh, thậm chí loại bỏ.
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ, phục vụ về vận tải Hàng không đối với hành khách, hàng hoá trong nước và nước ngoài theo qui định, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài theo pháp luật và chính sách của Nhà nước, và tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh khác theo qui định của pháp luật. Song song với việc mở rộng mạng đường bay và mở rộng thị trường, Tổng công ty cũng tích cực đổi mới công nghệ khai thác, bảo dưỡng tàu bay, hiện đại hoá trang thiết bị phục vụ mặt đất, áp dụng công nghệ thông tin vào kinh doanh và quản lý, do đó đạt được nhịp độ tăng trưởng sản lượng vận tải bình quân hàng năm tương đối cao.
Đến nay, cùng với sự phát triển không ngừng của cả nền kinh tế, Tổng công ty Hàng không đã phát huy tính độc lập, tự chủ, vận dụng linh hoạt các hình thức thuê khô, thuê ướt, thuê mua và mua máy bay để nhanh chóng có được một đội bay mới hiện đại, đáp ứng được nhu cầu mở rộng mạng đường bay trong nước và quốc tế. Thứ ba: Công tác quản lý thu bán vé của TCT HKVN vừa phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý tài chính của một doanh nghiệp nhà nước Việt nam, nhưng vừa phải phù hợp với các nguyên tắc của cơ chế thị trường.
Qui định gồm các điều khoản này nhằm qui định trách nhiệm, thời hạn của các đơn vị hạch toán phụ thuộc của Tổng Công ty HKVN, đặc biệt thuộc hệ thống quản lý, kiểm soát vé vận tải hàng không trong việc thực hiện việc tập hợp, luân chuyển, giao nộp các loại vé vận tải hàng không và thông tin dữ liệu kèm theo, trong đó có vé thu bán vé. Hàng năm, đều có từ 1-2 đợt kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của Ban Kiểm soát tới các đơn vị trong qui trình quản lý thu bán, thường là 1 lần kiểm tra báo cáo tài chính liên quan đến thu bán và 1 lần kiểm tra tính tuân thủ của các đơn vị đối với các qui định liên quan đến quản lý thu bán.
Mỗi hệ thống lại phân ra thành nhiều bảng giá theo điểm đến với đối tượng khách hàng, mục đích vận chuyển khác nhau như giá áp dụng cho du học sinh, định cư, khách đoàn du lịch, lao động, người già, sinh viên…… Trong mỗi bảng giá lại có từng mức giá cho từng tuyến đường khác nhau. Kiểm tra đối chiếu với các qui định của IATA, của HKVN và các điều kiện cụ thể của từng loại giá trên từng chứng từ và tính toán số phải thu chính xác đối với từng chứng từ chi tiết theo từng khoản mục giá cước, thuế, phí… Tuy nhiên, một số trường hợp bộ phận này không thể kiểm tra được nhân viên có bán chứng từ cho khách đúng đối tượng hay không (Ví dụ không thể kiểm tra được khách hàng là người lớn hay trẻ em….).
- Sau khi xuất bán chứng từ cho khách, các đơn vị bán phải chuyển chứng từ về cho bộ phận kiểm soát thu bán, bộ phận này trực thuộc phòng TCKT của các VPKV hay thuộc Trung tâm Thống kê và Tin học Hàng không đối vối các đơn vị bán từ nước ngoài. Nhân viên làn thủ tục chuyến bay có thể phát hiện một số trường hợp mua vé không đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hoàn trả phần chênh lệch.
Hoàn tất xong việc kiểm soát tất cả các chứng từ của 1 báo cáo, nhân viên tiến hành in ấn các báo cáo theo mẫu biểu qui định, tiến hành đối chiếu với báo cáo do đơn bị bán lập để tính toán số chênh lệch thừa, thiếu. Nhân viên làm thủ tục chuyến bay có thể phát hiện một số trường hợp mua vé không đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hoàn trả phần chênh lệch và thông báo về các VPKV, VPCN quản lý đơn vị bán.
Hệ thống các quy định này đã tạo hành lang pháp lý điều chỉnh các quan hệ về quản lý tài chính thu bán vé giữa hàng không Việt nam với các đại lý, giữa các đơn vị của Tổng Công ty Hàng không Việt nam và góp phần đưa hoạt động thu bán vé vào nề nếp. + Kỳ báo cáo thanh toán được thực hiện đúng quy định một tháng 2 kỳ đối với đại lý ngoài nước, 4 kỳ đối với đại lý trong nước làm giảm nguy cơ rủi ro trong thanh toán và tăng tốc độ lưu chuyển tiền tệ.
Bộ báo cáo do VPKV, VPCN chuyển về TCT lại được tiếp tục kiểm tra, nhưng mỗi bộ phận kiểm tra một phần, có những việc trùng lặp nhau như kiểm tra số lượng vé đã bán, các thông tin ghi chép trên vé, kiểm tra tính toán giá cước…Bên cạnh đó, việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận, dẫn đến mất thêm nhiều thời gian và công sức. Thứ tư: Hệ thống thông tin trong quản lý thu bán chưa được quản lý chặt chẽ Để quản lý thu bán vé đòi hỏi chương trình phần mềm và khả năng lưu trữ dữ liệu rất tốt, nhưng hệ thống chương trình phần mềm quản lý trong lĩnh vực này của Tổng Công ty HKVN thực sự là manh mún, chưa đồng bộ và chưa phát huy hiệu quả.
Với lý do nêu trên, việc bắt buộc phải sử dụng những chứng từ này để quản lý thu bán vé cũng rất dễ dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm tra do phải qua nhiều khâu kiểm soát bằng tay như kiểm tra các thông tin căn cứ vào mặt vé, kiểm tra các liên của quyển vé có được luân chuyển đúng như qui định của nhà nước về quản lý hoá đơn hay không….Việc kiểm tra quá chi tiết nêu trên đã làm cho công tác kiểm soát khó có thể đẩy nhanh tiến độ. Tuy nhiên, tiến trình nâng cao sự ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác quản lý thu bán của HKVN phải chịu ảnh hưởng nhất định bởi mặt bằng chung của công nghệ thông tin trong nước như tốc độ hệ thống đường truyền kém, thiếu sự hỗ trợ về dịch vụ của các nhà cung cấp thiết bị, phần mềm, hệ cơ sở dữ liệu.
Bộ phận kiểm tra, kiểm soát báo cáo và vé tại Trung tâm TKâ & THHK hiện nay phải tổ chức thành một đơn vị riêng để nâng cao tính chuyên nghiệp, hoạt động độc lập với bộ phận quản lý thanh toán nhưng phải hoạt động dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp của kế toán trưởng và Ban Tài chính Kế toán. Tóm lại, giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức sẽ góp phần khắc phục được tình trạng kiểm soát chồng chéo, tăng cường tiến độ và tính chính xác của công tác kiểm soát, đồng thời gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân tham gia vào qui trình quản lý thu bán, giảm thiểu cách thức giải quyết công việc một cách tùy tiện trong khâu cấp phát và quản lý chứng từ.
Các công việc nghiệp vụ của đội ngũ chuyên viên quản lý thu bán vé là rất tổng hợp và phức tạp, đòi hỏi phải nắm vững các nguyên tắc, qui định trong lĩnh vực thu bán vé như xây dựng giá cước, kiểm soát thanh toán đồng thời các quy định, thông lệ quốc tế về thanh toán bù trừ giữa các hàng hàng không và những vấn đề thường xuyên nảy sinh trong quá trình quản lý. Thực hiện tốt giải pháp này sẽ từng bước nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong trong các bộ phận của qui trình quản lý thu bán và cả các nhân viên đảm nhiệm công tác vận hành, phát triển hệ thống thông tin tin học phục vụ cho quản lý thu bán, góp phần khắc phục được các tồn tại trong toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý thu bán chứng từ vận tải hàng không.
- Ban Tài Chính Kế toán là đơn vị tiếp nhận các bảng kê của Trung tâm Thống kê, tiến hành ghi sổ kế toán, lập lập hóa đơn ADM, ACM truy đòi các VPKV, VPCN về các chứng từ xuất sai qui định. Việc qui định trỏch nhiệm rừ ràng của cỏc đơn vị của cỏc đơn vị sẽ giỳp khắc phục được tình trạng xử lý công việc chồng chéo, tốn nhiều thời gian và công sức, tiến độ và chất lượng kiểm soát sẽ được nâng cao, đồng thời tăng cường ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, tập thể trong công tác tác kiểm soát thu bán.
Bổ sung vào Qui định về quản lý tài chính áp dụng trong nội bộ các đơn vị trong hệ thống quản lý của Hàng không Việt nam điều khoản về báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng đại lý:hàng tháng các VPKV, VPCN phải báo cáo về Ban điều hành bán, Ban kiểm soát bán về các nội dung như doanh số bán, hoa hồng chi trả, tình hình thanh toán và các vấn đề bất thường khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng của các đại lý. Thực hiện bổ sung hai qui định trên sẽ tạo 1 áp lực buộc đơn vị phải kiểm soát các chứng từ vận tải kịp thời và chính xác mới có thể đối chiếu đúng hạn, phát hiện những sai lệch trong quá trình báo cáo, kiểm soát bán và báo cáo cho TCT đúng hạn định.
Các điều kiện phải được quy chuẩn thành những đại lượng có thể đo đếm được làm cơ sở chung cho tất cả các thị trường xây dựng và ban hành giá, ví dụ như các nhóm điều kiện về hành trình, hạng ghế, hạng đặt chỗ, mùa, thời gian khởi hành,..Hết sức tránh ban hành các điều kiện giá bằng cách mô tả bằng văn bản một cách dài dòng. Ngay sau khi vé hành khách được xuất ra, toàn bộ thông tin trên vé đó được truyền về kho dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, sau khi thực hiện một số sự sắp xếp và phân loại, các dữ liệu này được trả về cho các Hãng Hàng không thông qua mạng máy tính chuyên dùng.
- Tất cả các chương trình ở các cấp quản lý, các đơn vị phải có sự thống nhất chung về cấu trúc cơ sở dữ liệu và nội dung thông tin để việc chuyển đổi dữ liệu từ các đơn vị về cơ sở dữ liệu chung của Tổng Công ty nhanh chóng, chính xác. - Phải cú qui chế rừ ràng, qui định trỏch nhiệm cụ thể về thời gian cung cấp dữ liệu và chất lượng thông tin.
- Không tốn thời gian cho công tác luân chuyển chứng từ - Việc thanh toán của khách hàng gần như tức thời. Với những ưu thế tiên tiên trên, nhà nước cần có qui định chấp nhận những chứng từ điện tử, cụ thể là vé hành khách là chứng từ tài chính kế toán để chất lượng công tác quản lý thu bán vé nâng cao hơn nữa, đáp ứng mức độ tăng trưởng cao và hội nhập với thị trường hàng không quốc tế.