Các giải pháp hoàn thiện cấu trúc tổ chức quản lý trong doanh nghiệp
MỤC LỤC
Linh hoạt và thích nghi với môi trường
-Tính thích ứng với môi trường :Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của hai môi trường là môi trường bên trong và bên ngoài .Trong đó môi trường bên ngoài hình thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp .Song doanh nghiệp chỉ có thể tác động đến môi trường bên trong mà không thể (hoặc chí ít ) tác động làm biến đổi môi trường bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với trước những thay đổi của môi trường bên ngoài ,từ đó điều chỉnh và tác động đến môi trường bên trong. Cơ trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng ,tập trung ,thống nhất ,làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp .Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất đẽ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra .Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn .Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao.
TGĐ
Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ phận hóa theo chức năng làm cho người lao động trong cung một phòng ban có thể thường xuyên phối hợp ,giao tiếp và hợp tác với nhau để chia sẻ những kinh nghiệm,khó khăn cơ hội mà họ gặp nhau khi thực hiện công việc .Mặt khác còn góp phần giảm sự trùng lặp những nguồn lực khan hiếm trong tổ chức và sử dụng các nguồn lực này tối đa .Tuy nhiên bộ phận hoá theo chức năng làn cho những người lao động ở những phòng ban khác nhau hạn chế trao đổi thông tin và hợp tác với nhau. Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược của tổ chức thì mới mang lại hiệu quả cao .Một tổ chức nhỏ chỉ hoạch định chiến lược ngắn hạn trong khi cơ cấu tổ chức lại quá cồng kềnh sẽ dẫn đến lãng phí và ngược lại một cơ cấu tổ chức nhỏ luôn phải thực hiện những chiến lược lớn ở tầm vĩ mô thì xẽ không đạt hiệu quả cao ,thậm chí là sự quá tải dẫn đến năng suất và hiệu quả thực hiện công việc thấp .Cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả.Mặt khác cơ cấu và chiến lược cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài .Một tổ chức có chiến lược phát triển ra khu vực và quốc tế sẽ khác một tổ chức chỉ có chiến lược kinh doanh ở trong nước.
Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng sản
Vài nét chung về công ty
Mặt khác ,đây là một thị trường đầy biến động về giá cả ,vật tư hàng hoá nói chung và vật tư ngành in noi riêng đã ảnh hưởng xấu đến chi phí đầu vào và đương nhiên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả SX-KD .Đối với công ty In Tạp chí Cộng sản ,ngoài việc phải chịu tác động của những biến động chung đối với ngành in ,còn phải chịu tác động của những biến động riêng .Đó là việc ấn phẩm Tạp chí Cộng Sản – nhiệm vụ chính trị chủ yếu của công ty – giảm từ 36 kỳ xuống còn 24 kỳ trong năm 2004 đã ảnh hưởng đáng kể đến công tác định kỳ của CBCNV trong công ty .Đây cũng là một bài toán khó cho các cấp lãnh đạo của công ty trong việc lựa chọn một chiến lược mới ,lập ra một kế hoạch sản xuất mới cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Về máy móc thiết bị :Được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Đảng ,của Bộ biên tập ,về cơ bản công ty đã được bổ xung ,trang bị thêm máy móc thiết bị mới để thay thế các thiết bị cũ .Năm 2001 ,công ty đã được mua một máy in tờ rời 4 màu có cụm láng lắc vào loại hiện đại nhất ở Phía Bắc ,một máy phơi bản ,máy hiện bản ,máy dao một mặt và đổi mới thiết bị của bộ phận phân màu .Đến năm 2002,công ty tiếp tục được trang bị một số máy móc hiện đại trị giá trên 3 tỷ đồng ,và cho đến năm 2003 ,công ty đã có trong tay cùng lúc 3 máy in 4 màu khổ lớn -điều mà rất ít công ty in khác có được .Hệ thống trang thiết bị máy móc này đã phát huy hiệu quả góp phần đưa chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của công ty không ngừng tăng qua các năm. Qua biểu trên ta thấy :Số lượng lao động nam giới chiếm một tỷ lệ lớn trong công .Đây là một điều dễ hiểu bởi do đặc tính kỹ thuật của ngành in cần lao động nam giới để vận hành máy móc thiết bị ,công việc thủ công không cần nhiều khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển và được áp dụng rộng rãi .Tuy nhiên vẫn có sự mất cân đối trong cơ cấu lao động trong khối nhân viên văn phòng .Thông thường khối nhân viên gián tiếp thường có cơ cấu nữ lớn hơn nam bởi đó là những công việc nhẹ nhàng ,cần sự chăm chỉ ,cẩn thận của phái nữ .Tuy nhiên không phải là nam giới là không làm được .Còn dưới phân xưởng do phải vận hành máy móc thiết bị nặng nhọc nên nam chiếm chủ yếu.
Phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản
- Trong công ty có hai mảng quan trọng là tổ chức và sản xuất ,nhưng mới chỉ có một phó giám đốc phụ trách sản xuất nên giám đốc phải chuyển sang phụ trách phần tổ chức vì thế giám đốc không thể bao quát toàn bộ công ty trong khi đó phó giám đốc phụ trách sản xuất gần như có toàn quyền về mảng sản xuất kinh doanh nên không có sự phân chia quyền hạn rừ ràng giữa giỏm đốc và phú giỏm đốc sản xuất. - Bầu không khí làm việc trong các phòng ban chức năng còn khá nặng nề ,công ty chưa xây dựng được bầu không khí vui vẻ ,thoải mái trong công việc .Vẫn còn tình trạng chỉ làm việc khi có mặt của trưởng phòng ,hoặc đôi khi không có thái độ nghiêm túc trong công việc .Nguyên nhân của tình trạng này một phần là do khối lượng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng dư thừa lao động quản lý ,thời gian nhàn rỗi ở khối nhân viên gián tiếp lớn. Như vậy ,nguyên nhân chủ yếu của công ty là từ nguồn nhân lực mà bộ máy lãnh đạo cũng bao gồm trong đó .Do đó trong thời gian tới công ty cần đưa ra những giải pháp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik cơ ccấu bộ máy quản lý với mục đích giảm thiểu thời gian lao động rỗi trong khối nhân viên gián tiếp.Với những hiểu biết nhất định cộng thêm những điều em đã tìm hiểu được trong quá trình thực tập tại công ty ,em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với hy vọng nó sẽ có ý nghĩa thiết thực trong thực tế tại công ty.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng
Trong công ty hiện còn rất nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn không phù hợp với công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực hiện công việc .Vì thế trong thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và nguyện vọng của nhân viên ,công ty nên cử những người không đúng chuyên môn đi học tại các trường Đại học ,cao đẳng trong cả nước hoặc khuyến khích họ tự đi đào tạo lại. Một thực trạng đáng buồn là tình trạng tuyển dụng cán bộ các phòng ban chủ yếu thông qua người thân quen trong công ty mà không áp dụng các biện pháp tuyển dụng bên ngoài .Hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ trong phong cách lãnh đạo ,không tân dụng được những ý tưởng mới từ bên ngoài ,và tình trạng bố trí cán bộ không phù hợp với chuyên môn là tất yếu .Vì thế trong thời gian tới công ty nên đa dạng các hình thức tuyển dụng ,chủ yếu và kết hợp với tuyển mới từ bên ngoài .Như vậy mới tuyển được những người có năng lực thực sự và phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tình trạng làm trái ngành nghề trong công ty ,nâng cao hứng thú trong công việc và giảm chi phí đào tạo cán bộ ,công nhân viên trong công ty.