Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ tại công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật
MỤC LỤC
Nghiên cứu thị trường
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: tức là việc nghiên cứu tình hình hoạt động, thị phần, chiến lược kinh doanh và khả năng thay đổi chiến lược kinh doanh của, các điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh trong cùng một mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường. - Nguồn cung cấp hàng hoá: nắm vững được tình hình các nguồn cung cấp trên thị trường thế giới, nghiên cứu đặc điểm các nước cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp để xem xét mức độ ổn định và an toàn của nguồn cung cấp hàng hóa như chính sách xuất khẩu của nước cung cấp là ưu tiên hay hạn chế, tình hình chính trị của quốc gia đó có ổn định không, vị trí địa lý của quốc gia cung cấp có thuận tiện cho giao dịch mua bán, có tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bảo hiểm trong quá trình nhập khẩu của doanh nghiệp không.
Lựa chọn đối tác và hình thức giao dịch
- Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới: doanh nghiệp phải dự đoán được xu thế biến động của giá cả dựa trên việc đánh giá hiệu quả nghiên cứu tình hình biến động của từng thị trường trên các nhân tố như lạm phát, cung cầu, giá cả v.v. Đặc biệt đối với thiết bị toàn bộ là loại hàng hoá mà đặc điểm của nó là có nhiều chi tiết kỹ thuật, nhiều linh kiện máy móc dẫn đến nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu cần phải thoả thuận để đi đến thống nhất về các linh kiện đồng bộ về thời gian giao hàng v.v.
Tổ chức thực hiện hợp đồng
*Làm thủ tục nhập khẩu về mặt giấy tờ tại cơ quan hải quan: chủ hàng nhập khẩu phải nộp hồ sơ hải quan tại trụ sở Chi cục hải quan và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hồ sơ hải quan và tính chính xác của các nội dung kê khai trong tờ khai hải quan. Nếu đồng ý cho hàng hoá qua, hải quan sẽ kiểm tra xác định số thuế phải nộp của lô hàng dựa trên kết quả tự tính thuế của người khai hải quan và kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá (nếu có), ra thông báo thuế hoặc viết biên lai thu thuế (nếu có), viết biên lai lệ phí hải quan .v.v.
Yếu tố chính trị - luật pháp
Thiết bị máy móc và công nghệ được các nước như Nhật, Hoa Kỳ xuất khẩu chẳng qua là những máy móc thiết bị và công nghệ đã sử dụng ở trong nước họ từ trước đó nhiều năm, thậm chí hàng chục năm, và khi được bán ra chúng vẫn có thể coi là hoàn toàn mới đối với nhiều quốc gia đang phỏt triển. Rừ ràng trong nhiều trường hợp, người nhập khẩu thiết bị toàn bộ vẫn rơi vào tình thế "lực bất tòng tâm", dù có sẵn sàng bỏ nhiều tiền ra để mua công nghệ cũng không được mua, và vì thế để thực hiện được mục tiêu của mình đã đặt ra mà phải "xuống thang" theo những yêu cầu từ phía nhà xuất khẩu.
Trình độ sản xuất - khoa học công nghệ và quản lý - Trình độ sản xuất - khoa học công nghệ
Điều này dẫn đến trong một thời gian dài chúng ta đã nhập khẩu rất nhiều các công trình thiết bị toàn bộ chỉ đạt từ 30-35% công suất, một số công trình không sử dụng được, nhiều liên doanh đã bị biến thành một nơi tiêu thụ hàng hoá tồn kho ứ đọng của các máy móc thiết bị cũ đã qua sử dụng hoặc đã lạc hậu của phía nước ngoài. Cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi một trình độ chuyên môn cao, khả năng lãnh đạo cùng với sự nhạy bén, và nhìn xa trông rộng ở người quản lý để có thể điều khiển đội ngũ cán bộ công nhân viên trực tiếp thực hiện hoạt động xuất nhập.
Các nhân tố ảnh hưởng khác
Tương tự, tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu giữa các mặt hàng thay thế sẽ gây nên sự biến đổi trong cơ cấu hàng nhập khẩu, từ đó dẫn đến sự thay đổi phương án kinh doanh của các doanh nghiệp nhập khẩu. THỰC TRẠNG VỀ VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TOÀN BỘ TẠI TECHNOIMPORT.
Sự hình thành và phát triển của công ty
Cũng trong thời gian này Technoimport được Bộ Kinh tế đối ngoại nay là Bộ thương mại cho phép đổi tên thành tổng công ty xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ và kỹ thuật, thực hiện hạch toán kinh doanh toàn phần, hoạt động theo cơ chế thị trường có điều tiết của nhà nước, với chức năng nhiệm vụ mở rộng và đa dạng hơn bao gồm cả sản xuất và nhập khẩu. Bước vào giai đoạn 10 năm 2001- 2010, lấy mục tiêu công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước làm phương hướng kinh doanh, Technoimport tiếp tục phát huy vai trò và trách nhiệm của mình nhằm phục vụ tốt hơn nữa mọi nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Trước tình hình mới đó, bản thân Technoimport một lần nữa lại phải tự khẳng định mình, nỗ lực và cố gắng để đứng vững và phát triển, thể hiện vai trò chủ đạo của mình để đảm bảo phục vụ nhập khẩu thiết bị toàn bộ cho tất cả các ngành. Hiện nay, Technoimport thực hiện các hoạt động tư vấn về đầu tư và thương mại bao gồm việc tìm kiếm đối tác đầu tư, cung cấp thông tin, tính toán hiệu quả kinh tế công trình, lập luận chứng kinh tế kỹ thuật, xác định vốn đầu tư, giá thiết bị, nguyên vật liệu, soạn theo các văn bản, hợp đồng xuất nhập khẩu và đầu tư.
Cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Mặt khác, công ty đã và đang đẩy mạnh công tác giao nhận, vận chuyển một khối lượng lớn máy móc, thiết bị và hàng hoá từ cảng lớn đến tận chân công trình cụ thể ở đây là chi nhánh Techonimport Hải Phòng. Ngoài ra Technoimport còn có mạng lưới văn phòng đại diện tại rất nhiều nước trên thế giới như liên bang Nga, Pháp, Bỉ, Thụy Điển, Italia, Đức, Mỹ, Singapore, Australia v.v.
Thị trường và mặt hàng kinh doanh của công ty Xuất khẩu
Với uy tín, khả năng cạnh tranh và sự ưu đãi của mình, Technoimport đã thiết lập được nhiều mối quan hệ với các công ty ở nhiều tỉnh, thành, ngành khác nhau trong cả nước như nhà mày xi măng Hoàng Thạch, nhà máy xi măng Hoàng Mai, tổng công ty xây lắp cầu đường, công ty chiếu sáng đô thị, nhà máy bia Hà Nội, nhà máy bia Sài Gòn, nhà máy sản xuất sứ vệ sinh cao cấp v.v. Mặt khác từ số liệu trên cho ta thấy kim ngạch nhập khẩu ở công ty luôn chiếm trên 90% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu, từ đó có thể nói rằng đây là một thế mạnh của công ty trong lĩnh vực kinh doanh XNK nhưng từ một khía cạnh khác ta lại thấy rằng công ty vẫn rất rụt rè trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh, đa dạng hoá kinh doanh mà vẫn chỉ tiếp tục tập trung vào công tác nhập khẩu là thế mạnh của công ty bấy lâu mặc dù kim ngạch xuất khẩu liên tục tăng trong 4 năm đạt 5400 nghìn USD vào năm 2002.
Phương thức nhập khẩu thiết bị toàn bộ chủ yếu của công ty
Đối với phương thức kinh doanh này, công ty sẽ phải ký kết hai loại hợp đồng là hợp đồng uỷ thác (hợp đồng kinh tế hay hợp đồng nội) với bên uỷ thác và hợp đồng mua bán thiết bị toàn bộ (hợp đồng ngoại) với bên bán.Trong hoạt động nhập khẩu uỷ thác, nhiệm vụ của công ty chỉ là nhập khẩu thiết bị toàn bộ đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, công ty hoàn toàn không phải lo đầu ra cho chất lượng thiết bị toàn bộ được nhập khẩu về vì thế kinh doanh theo phương thức này là khá an toàn. Như vậy, theo phương thức này các đơn vị kinh doanh của công ty sẽ phải xem xét các nguồn hàng và tính toán mọi chi phí cho quá trình nhập khẩu đồng thời phải tìm được người mua và tính toán giá thành thực tế khi hàng được chuyển tới tay người mua và tính toán giá cả thị trường của mặt hàng đó khi hàng về đến nơi để thấy được việc kinh doanh là lỗ hay lãi.
Quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty
- Nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu qua các tạp chí, sách báo chuyên ngành, catalog, các thư chào hàng của các hãng sản xuất thiết bị toàn bộ nước ngoài, thông tin về khách hàng trong và ngoài nước, mức giá của các loại hàng đó ở thị trường trong nước (nếu có quyết định đầu tư thì là mức giá trần nêu trong quyết định đầu tư ), các tài liệu có được thông qua hội chợ triển lãm, các bạn hàng đã có quan hệ từ trước, những thông tin kinh nghiệm đã có được từ những lần giao dịch buôn bán trước đây. Bộ chứng từ gồm: tờ khai hải quan, giấy báo nhận hàng, lệnh giao hàng, hoá đơn Thương Mại, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, vận đơn gốc (orginal B/L), giấy phép kinh doanh XNK của công ty, L/C, Quota (nếu có), hợp đồng ngoại, hợp đồng ủy thác (nếu có), quyết định nhập khẩu thiết bị toàn bộ (nếu có), bảng tự khai chi tiết lô hàng, giấy chứng nhận chất lượng, phiếu đóng gói chi tiết và các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu, phụ thu, thuế GTGT (nếu có).
Tổ chức đấu thầu
+ Trong qui chế đấu thầu, việc người nhập khẩu bị buộc phải thực hiện nhập khẩu công trình cho dự án bằng phương thức đấu thầu là một điều bất hợp lý vì đấu thầu là phương thức rất phức tạp và mất nhiều thời gian nên nếu ngay cả đối với các dự án nhỏ hoặc không lớn lắm mà vẫn phải áp dụng nó dẫn đến việc tăng chi phí, ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án và mất cơ hội kinh doanh. - Vướng mắc từ bản thân công ty: hiện nay, đối với những dự án lớn có kỹ thuật phức tạp, công ty chỉ đảm nhận phần xét thầu thương mại trong đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu (như đánh giá về giá cả, về hàng hoá, uy tín nhà cung cấp, phương án tài chính cho việc nhập khẩu thiết bị toàn bộ .v.v. ) còn phần kỹ thuật công ty sẽ mời tổ xét thầu riêng bao gồm các chuyên gia có uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực kỹ thuật đó.
Đàm phán
Các qui định như thế này của Việt Nam gây lãng phí thời gian trong khi chờ đợi phê duyệt, làm chậm tiến độ triển khai dự án, làm cho phía nước ngoài kém tin tưởng vào các thỏa thuận đã giành được trên bàn đàm phán, bởi vì những thỏa thuận đó lại còn phải chờ đợi sự phê duyệt của các cơ quan quyền lực ở phía sau. Người tham gia đàm phán nhiều khi không có quyền quyết định đối với những điều đạt được hay chưa được trên bàn đàm phán mà lúc nào cũng phải chờ ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền, mà nhiều khi các cán bộ thuộc cấp có thẩm quyền này không có đủ năng lực cũng như thiếu kinh nghiệm thực tế để giải quyết một vấn đề cụ thể.
Thực hiện hợp đồng và giám sát thực hiện hợp đồng Về các loại giấy phép nhập khẩu
Theo quy định hiện hành mới của Hải quan, việc quy định các doanh nghiệp khi khai báo Hải quan phải tự chịu trách nhiệm kê khai, áp mã tính thuế đối với hàng hóa như vậy Hải quan đã dồn hết trách nhiệm sang doanh nghiệp, còn doanh nghiệp thì phải tiếp tục chịu trách nhiệm tiếp tục chị trách nhiệm trong 5 năm. Ngoài các khoản chi có chứng từ hợp lệ nói trên trong khâu làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu có rất nhiều các khoản phải chi thực tế nhưng không có chứng từ hợp lệ, người nhập khẩu cũng phải gánh chịu toàn bộ mà hầu như không có khả năng nhận lại từ chủ đầu tư.
Đội ngũ cán bộ, công nhân viên
Thứ hai, một bộ phân cán bộ vẫn chưa có tư duy kinh doanh trong cơ chế thị trường, chưa thực sự năng động trong việc tìm kiếm khách hàng, chủ động tạo công việc, đặc biệt là lôi kéo khách hàng và khuyếch trương uy tín của công ty. Một số cán bộ công nhân viên công ty còn thụ động trong việc tìm kiếm công việc , coi đây là việc của lãnh đạo công ty, phụ trách phòng chứ không phải việc của từng cán bộ công nhân viên, coi việc công ty phải trả lương hàng tháng ở mức ổn định là trách nhiệm và nghĩa vụ của công ty đối với cán bộ công nhân viên mà không thấy là công ty đã nhiều năm nay hoạt động theo cơ chế thị trường nên chỉ có thể trang trải các khoản chi phí của mình kể cả thu nhập cho cán bộ công nhân viên, chính lợi nhuận thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh mà thôi.
Vốn
Vấn đề vướng mắc trong việc vay vốn nước ngoài để nhập khẩu công trình thiết bị toàn bộ lại không nằm ở phía bên nước ngoài cho vay mà lại nằm chủ yếu ở chính sách và cách thức quản lý nguồn vốn của phía Việt Nam. Điều này không chỉ làm Technoimport bị thất tín với đối tác nước ngoài mà còn dẫn đến sự ngừng trệ của công trình và phát sinh hàng loạt các chi phí ngoài các tính toán ban đầu, khiến cho tổng mức đầu tư tăng, thậm chí công trình đang thực hiện phải bỏ dở.
Mục tiêu của công ty
MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI.
Phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty
+ Thứ tư là trên cơ sở chủ sở hữu đầu tư các công trình thường không có nhiều kinh nghiệm cần thiết cho hoạt động nhập khẩu thiết bị toàn bộ, công ty cần tiếp tục nâng cao chất lượng, đẩy mạnh và mở rộng phạm vi của hoạt động tư vấn đầu tư và thương mại, cố vấn cho các phòng kinh doanh tham gia vào quá trình đánh giá hiệu quả đầu tư và thiết kế kỹ thuật của khách hàng. Qua nhận thức về mặt lí luận và qua thời gian nghiên cứu tình hình thực tiễn tại công ty, tôi xin đưa ra một số giải pháp trong một số bước của qui trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ với mong muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh nói chung và hoàn thiện qui trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ của công ty nói riêng.
Đẩy mạnh nghiên cứu nhu cầu khách hàng
+ Cấp đơn vị phải chịu trách nhiệm tổ chức, tiến hành các hoạt động marketing trong lĩnh vực kinh doanh của đơn vị mình; báo cáo các kết quả nghiên cứu, đánh giá về thị trường của đơn vị, bộ phận, marketing cấp công ty trên cơ sở chiến lược marketing và chính sách marketing của toàn công ty các đơn vị sẽ cụ thể hoá thành chiến lược marketing của đơn vị mình. Nội dung của chiến lược quảng cáo có thể linh hoạt theo từng thời điểm, nội dung chủ yếu của nó là: đẩy mạnh tiếp thị trực tiếp nhằm củng cố lực lượng khách hàng quen thuộc và lôi kéo những khách hàng mới đến với công ty, cạnh tranh với các đối thủ khác bằng cách giảm mức phí ủy thác nhập khẩu.khuyếch trương uy tín của công ty thông qua các hình thức quảng cáo, tham gia các hội.
Tổ chức đấu thầu một cách có hiệu quả
Công ty phải xem xét kỹ càng các bộ hồ sơ dự thầu, trong đó có những đề xuất của phía dự thầu về kỹ thuật và phương án tài chính đối với dự án nhập khẩu thiết bị toàn bộ, sau đó cần thảo luận cụ thể với từng nhà thầu để thống nhất về yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật. Ngoài ra, để giải quyết tình trạng thiếu những cán bộ xét thầu kỹ thuật thực sự có chuyên môn, nhất là với các công trình lớn Technoimport cần tăng cường bổ xung về số lượng và chất lượng các cán bộ xét thầu kỹ thuật bằng các biện pháp như bổ túc kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ bằng cách cử họ đi học các lớp ngắn hạn, chuyên tu về nghiệp vụ đấu thầu ( chú trọng về xét thầu kỹ thuật), cập nhật các thông tin về thương mại, công nghệ kỹ thuật của thiết bị toàn bộ cũng như các hãng cung cấp đã và sẽ xuất hiện trên thị trường; tuyển dụng có định kỳ cán bộ mới để bổ xung cho đội ngũ cán bộ hiện thời và thay thế các cán bộ nghỉ hưu; bổ túc trình độ ngoại ngữ cho các cán bộ nghiệp vụ có khả năng về ngoại ngữ.
Quá trình kiểm tra đánh giá tính tiên tiến của thiết bị toàn bộ định nhập khẩu
Ngoài ra họ cũng phải có một số đặc tính cá nhân nổi trội về khả năng giao tiếp, có tinh thần sáng tạo và đầu óc phân tích, tổng hợp, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được. - Thực hiện đàm phán.: trong quá trình đàm phán, đối với những vấn đề còn đang bàn cãi, công ty nên có sách lược tháo dỡ dần, không nên vội vàng vì nếu không sẽ không nắm được toàn bộ vấn đề, không đủ thời gian suy nghĩ thấu đáo, có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác được hết lợi thế.
Để công tác hải quan có thể được thực hiện tốt
Kí kết hợp đồng: trong phần này, tôi chỉ đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác soạn thảo hợp đồng như. + Khi sử dụng Incoterms phải ghi rừ trong hợp đồng mua bỏn sự dẫn chiếu đến phiên bản nào của Incoterms để tránh sự nhầm lẫn và những khó khăn trong việc áp dụng Incoterms.
Hoàn thiện công tác thanh toán
Lập một bản giao kèo giữa Technoimport với người uỷ thác, trong đó quy định các quyền lợi mà Technoimport được hưởng khi người uỷ thác không có khả năng thanh toán hoặc thanh toán không đúng hạn. Vì thế bên cạnh đó Technoimport phải áp dụng các chính sách ưu đãi khác để lôi kéo khách hàng như: Cấp tín dụng trả chậm với lãi suất thấp, mức phí dịch vụ uỷ thác hợp lý, tăng % giá trị hợp đồng mà người uỷ thác được phép giữ lại trong thời gian lắp đặt, bảo hàn v.v.
Giám sát việc thực hiện hợp đồng của phía đối tác
Yêu cầu người uỷ thác nhập khẩu phải có giấy bảo lãnh thanh toán của cơ quan có thẩm quyền (Ngân hàng, Bộ và Ngành chủ quản của người uỷ thác, Chính Phủ..). Lập một bản giao kèo giữa Technoimport với người uỷ thác, trong đó quy định các quyền lợi mà Technoimport được hưởng khi người uỷ thác không có khả năng thanh toán hoặc thanh toán không đúng hạn. Muốn làm được điều này, công ty cần lựa chọn và đánh giá khách hàng. Chỉ chấp nhận các khách hàng có khả năng thanh toán. Tuy nhiên điều này sẽ làm giảm tính cạnh tranh của công ty. Vì thế bên cạnh đó Technoimport phải áp dụng các chính sách ưu đãi khác để lôi kéo khách hàng như: Cấp tín dụng trả chậm với lãi suất thấp, mức phí dịch vụ uỷ thác hợp lý, tăng % giá trị hợp đồng mà người uỷ thác được phép giữ lại trong thời gian lắp đặt, bảo hàn v.v. ở nước đó) còn nếu không có thể yêu cầu người bán cung cấp thông tin chính xác bằng fax, điện thoại để cụng ty theo dừi cỏc nội dung cú liờn quan đến hợp đồng. + Sửa đổi, bổ xung quy chế trả lương, lên lương dựa trên cơ sở đãi ngộ tương xứng với hiệu quả kinh doanh chung của công ty và hiệu quả kinh doanh, trách nhiệm công tác của từng đơn vị, cán bộ, công nhân viên, kiên quyết không bao cấp, xác định tỷ lệ hợp lý giữa các đơn vị trực tiếp làm ra lợi nhuận và các đơn vị tham mưu quản lý, phục vụ.
Về phía nhà nước
+ Ban hành pháp lệnh đấu thầu nhằm đảm bảo việc đấu thầu có tính cạnh tranh, áp dụng việc công bố bắt buộc các thông báo mời thầu trên một bản tin thầu quốc gia, sử dụng bắt buộc các tài liệu đấu thầu chuẩn, đánh giá thầu chuẩn và các hợp đồng chuẩn, xác định các hình thức vi phạm qui định và các biện pháp xử lý tương ứng. Quản lý chặt chẽ trong việc quyết định tổng mức vốn đầu tư cho công trình, cùng với việc tiến hành giải ngân kịp thời cho các chủ đầu tư uỷ thác cho Technoimport trong việc nhập khẩu thiết bị toàn bộ tránh thất thoát và thiệt hại cho công ty trong việc chậm thanh toán đối với một số công trình như hiện nay.