Hoàn thiện quy trình quản lý vật tư thiết bị theo phương pháp Nhật ký - Chứng từ, Nhật ký chung tại Công ty viễn thông Viettel

MỤC LỤC

Hình thức nhật ký chứng từ gồm các sổ sau

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái, số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký.

Hình thức nhật ký chung Bao gồm các loại sổ

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký Chứng từ. TRường hợp dùng số nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi NV phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp và ghi một lần vào sổ cái.

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ 1. Phương pháp thẻ song song

Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

BTH 1.4 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.

Phiếu giao nhận chứng từ

 Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho vào Sổ số dư. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.

Mục 5.2.7

KH VTT

Quy trình nhập kho

Nội dung : Nội dung : P.KH VTT căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp VTTB của CTCT và đối chiếu với kế hoạch tháng mà P.PTHT đã gửi, nếu thấy không đúng với kế hoạch đã gửi thì không đồng ý cấp VTTB, nếu thấy yêu cầu hợp lý thì tiến hành lập phiếu xuất kho. - Thủ kho căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản của công ty công trình khi lắp đặt xong trạm bàn giao cho tỉnh và căn cứ vào phiếu xuất kho trên phần mềm của Công ty để nhập vào phần mềm thành tài sản của chi nhánh (Nhập vào trường tài sản trên phần mềm). - Hàng tháng CTCT đối soát số liệu với P.PTHT với các tiêu chí sau: Số lượng trạm tồn từ tháng trước chuyển sang, số lượng trạm đã nhận trong tháng, số lượng trạm đó bàn giao, số lượng trạm chưa bàn giao để làm căn cứ theo dừi và lập kế hoạch phát triển trạm mới cho tháng tiếp theo.

- Tất cả các loại vật tư hàng hoá được nhập kho, đã tổ chức đánh giá chất lượng theo Quy trình kiểm tra đánh giá chất lượng hàng hoá đầu vào và làm các thủ tục nhập kho đầy đủ, đồng bộ đúng theo quy định. - Vật tư hàng hoá kém phẩm chất do thu hồi và vật tư do sử dụng thừa trong sản xuất kinh doanh khi nhập kho chỉ theo biên bản bàn giao chưa có phiếu xuất của đơn vị thi công sử dụng dẫn đên mất kiểm soát nếu để thời gian lâu ngày dễ thất thoát. - Tất cả các VTTB-HH đã căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phương án kỹ thuật, dự toán được duyệt, văn bản đề xuất vật tư được duyệt và số lượng tồn kho để làm phiếu xuất.

- Sự lãnh đạo kiên quyết tuyệt đối về mọi mặt của chỉ huy lãnh đạo về xây dựng phần mềm quản lý kho tích hợp đầu tư tài sản tài chính; xây dựng các quy trình quy định liên quan đến VTTB-HH.

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL – TẬP ĐOÀN VIỄN

Định hướng phát triển chung ngành viễn thông

- Phát triển và hiện đại hóa các ngành, các lĩnh vực dịch vụ then chốt như thương mại, xuất nhập khẩu, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, du lịch thông tin viễn thông, khoa học – công nghệ và dịch vụ khác phục vụ sản xuất kinh doanh, cũng như các mặt hoạt động đa dạng vùng kinh tế trong điểm. - Thị trường các thành phố lớn là trọng điểm của tất cả các đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông đang tập trung đầu tư, đặc biệt là đầu tư các sản phẩm dịch vụ công nghệ cao trong tương lai. Đảm bảo việc quản lý kho tàng vật tư, thiết bị, hàng hoá an toàn, khoa học và hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Viễn thông Quân đội.

Thống nhất việc quản lý vật tư, thiết bị, hàng hoá của toàn bộ các đơn vị trong Tập đoàn bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức cung ứng, giao nhận, nhập xuất vật tư, quản lý kho, quản lý và sử dụng vật tư, chế độ báo cáo, công tác kiểm kê, quyết toán thu hồi và thanh lý vật tư, hàng hoá. Vật tư, thiết bị, hàng hoá của Tập đoàn Viễn thông Quân đội là tài sản của Nhà nước, của Quân đội nên mọi cán bộ công nhân viên trong Tập đoàn Viễn thông Quân đội phải nêu cao trách nhiệm trong việc mua sắm, quản lý và sử dụng có hiệu quả, đúng quy định và pháp luật của Nhà nước. Phòng Quản lý tài sản Tập đoàn chủ trì trong công tác quản lý kho, vật tư, thiết bị, hàng hóa trong Tập đoàn, xây dựng đề xuất các chính sách, quy định quản lý vật tư hàng hoá.

Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty viễn thông Viettel bản thân xin được đề cập vấn đề hoàn thiện công tác nhập xuất vật tư thiết bị tại công ty viễn thông viettel nhằm vận dụng kiến thức được trang bị trong thời gian học tập tại trường để vận dụng vào đơn vị vì mục têu chung.

Đối với quy trình nhập kho

- Đối với thiết bị hệ thống đồng bộ do các Công ty, Trung tâm (Giám đốc đơn vị ký hợp đồng với đối tác) KCS đơn vị tự tổ chức thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng, nghiệm thu và chịu trách nhiệm về chất lượng thiết bị hệ thống đã kiểm tra. - Vật tư hàng hoá kém phẩm chất do thu hồi và vật tư do sử dụng thừa trong sản xuất kinh doanh thì phải nhập kho, bên giao và bên nhận phải xác định bằng biên bản có phiếu xuất, nhập kèm theo, và được cập nhật vào Thẻ kho hoặc sổ sách theo dừi riờng.  Bước 1: Tạo lệnh xuất kho: Thủ kho phòng kế hoạch công ty căn cứ vào tờ trình; kế hoạch tổ chức xuất trực tiếp hàng hóa từ kho tới công trình, đơn vị hoặc xuất chuyển kho sang kho khác thì thực hiện tạo lệnh xuất kho bằng chức năng Tạo Lệnh xuất kho trực tiếp.

Hàng tháng Phòng Kế hoạch chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất gốc cho Phòng Tài chính vào ngày 10 tháng N+1 đối với các phiếu nhập, xuất của tháng N cả bản cứng kèm bảng kê tổng hợp số phiếu nhập xuất và theo từng loại vật tư có phân loại theo nguồn nhập, mục đích xuất sử dụng. Phòng Tài chính Công ty nhận được phiếu nhập, xuất của Phòng Kế hoạch Công ty vào ngày 10 tháng N+1 tiến hành nhập vào phần mềm tài chính xong trước 15 tháng N+1 đối với các phiếu nhập xuất của tháng N. Hai là: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa thu hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng hàng tháng, quý, năm của Đơn vị phải xây dựng cảnh báo tồn kho đồng thời định mức vật tư thiết bị dự phòng cho sản xuất, cho nhiệm vụ đột xuất, cho cung cấp dịch vụ theo dự báo.

Bốn là: Phối hợp với cơ quan môi trường xử lý rác thải dư thừa như bột chống ẩm; xốp các loại; vật liệu dễ cháy… đảm bảo an toàn công tác phòng chống cháy nổ và xây dựng môi trường xanh sạch đẹp cảnh quan đô thị.