MỤC LỤC
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem. Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này.
Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…). Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn. Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as.
Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…. Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. - Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này.
Bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình thật ấn tượng bằng Power Point và nếu như trong tài liệu trình diễn của bạn có chèn thêm một video clip hay Flash minh họa thì buổi thuyết trình của bạn chắc chắn sẽ thành công hơn và sẽ thuyết phục hơn cho người xem.
Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thớch thờm làm rừ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra.
Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn Apply. Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn được một bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một số mẹo hay để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường chỉ có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 30-40 dương bản, mỗi dương bản trình bày khoảng 30-45 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích.
Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh). Bên cạnh lời cảm ơn, bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, bạn có thể tải hình bông hoa miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com (bạn vào trang web và tải những file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip). Trong hộp thoại Control Toolbox, nhấn vào biểu tượng More Controls → gừ phớm S → kộo thanh trược xuống một tý để chọn mục Shockware Flash Object → kéo vẽ một hình chữ nhật để chứa file Flash.
Để lấy được đường dẫn của file Flash, bạn làm như sau: Mở Explorer → tìm đến thư mục chứa file Flash → Click chuột phải lên file Flash muốn chèn, chọn Properties → Copy đường dẫn trong mục Location → chuyển qua file PowerPoint, Paste vào ô Movie URL trong của sổ Property Pages (nếu không thấy cửa sổ này, bạn thu nhỏ cửa sổ PowerPoint bằng cách Click nút ) → trở lại cửa sổ Properties của file Flash, bạn copy tiếp tờn file và Paste vào ụ Movie URL → rồi gừ thờm “.swf” (như hỡnh minh họa). Bạn có thể đều chỉnh kích cỡ của hình chữ nhật chứa file Flash như một hình bình thường bằng cách: đưa chuột vào các góc khi thấy các mũi tên điều chỉnh xuất hiện thì nhấn chuột trái và kéo để thay đổi kích cỡ. Nếu bạn mang bài PowerPoint có chèn file Flash thì bạn phải đặt file Flash này cùng thư mục với file PowerPoint (*.ppt) trước khi thực hiện 5 bước trên.
Theo kinh nghiệm, tôi khuyên bạn nên tập hợp các hình ảnh, âm thanh, film, file Flash, … và file PowerPoint chính đặt trong cùng một thư mục (khi mang qua máy khác, bạn chỉ cần chép thư mục chứa bài trình diễn đó là an toàn). Bạn có thể sử dụng địa chỉ tương đối, tức là thay gì phải ghi đầy đủ đường dẫn, bạn chỉ cần copy tên file swf vào Movie URL và file swf được đặt cùng thư mục với bài PPT. Nhược điểm: Dung lượng file Powerpoint khá lớn (do chứa cả file Flash) và nếu sử dụng file này tại những máy chưa cài Swiff Point Player thì chúng ta phải cài đặt phần mềm này vào máy đó.