Quy hoạch, Kiểm soát và Quản lý Dự án Nhà trẻ cho Người già

Phạm vi ban quản lý

8 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Ban điều hành 9 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Ban thông tin 10 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công. Ban thiết kế 11 Hoàn thiện và trỡnh chủ đầu tư bản quy hoạch Ban điều hành 12 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt Ban thông tin 13 Sử a chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Ban thiết kế 14 Họp bàn quản lý, rỳt kinh nghiệm và kết thúc dự.

Lập kế hoạch chi phí

Thuê thiết kế nhà trung tâm Thuê đội khảo sát địa hình Đội ngũ chuyên gia tư vấn Đội ngũ nhân viên dự án Chi phí khác. 1 Tầng 1: Thiết kế khu nhà ăn phục vụ cho công nhân viên và các cụ.

Tuyển dụng

•Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực và khả năng thích ứng công việc của các ứng viên .Các ứng viên được phỏng vấn qua điện thoại do trực tiếp trưởng phòng nhân sự phụ trách. •Bước 4: Những ứng viên đạt yêu cầu trong lần phỏng vấn 1 tiếp tục phỏng vấn lần 2 để kiếm tra trình độ chuyên môn cũng như kiến thức của ứng viên. + Giám đốc dự án (1 người): Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện dự án.

Giải quyết mọi vấn đề về thiết kế thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng thiết kế, đảm bảo hiệu quả công việc và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc dự án. + Phó Giám đốc tài chính (1 người): Kiểm soát và phân tích kinh phí theo tiến độ dự án, tình hình mua sắm hàng hóa dịch vụ, quản lý việc lập ngân sách, dự phòng cho toàn bộ dự án, hạch toán chi phí và các hoạt động hành chính của của ban tài chính. Là những người có đủ phẩm chất, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của dự án.

 Kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra.  Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án.

Lập kế hoạch chất lượng

• Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp các nhà sản xuất tự xây dụng và áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng ở cơ sở mình, đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thê tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự an toàn chât lượng trước khi ký hợp đồng. • Thiết lập xuất phát điểm cho việc nắm bắt các tiêu chuẩn và giải nghĩa các từ vựng cơ bản được sử dụng trong bộ ISO 9000 nhằm tránh sự hiểu lầm trong ápdụng. • Đây là tiêu chuẩn đề ra các yêu cầu được sử dụng để đánh giá khả năng của tổ chức đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định được áp dụng, nhờ vậy, đạt được sự thoả mãn của khách hàng.

• Đây là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được sử dụng cho đánh giá ISO đã ban hành hướng dẫn bổ sung áp dụng quản lý chất lượng trong lĩnh vực: Thỏa thuận hội thảo quốc tế IWA 1: 2005, Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến quy trình trong các tổ chức dịch vụ về sức khỏe của bên thứ ba. • Dựa trên các tiêu chuẩn về xây dựng của Bộ Xây Dựng đề ra cũng như các tiêu chuẩn về thiết kế thi công để đảm bảo cho tiến độ thi công theo đúng thời gian hợp lý. • Trong qua trình thi công, toàn bộ công trình phải được giăng lưới bảo vệ, bắt buộc các công nhân và người giám sát thi công phải đội mũ bảo hiểm, quần áo bảo hộ đúng theo quy định đối với nơi làm việc.

Quản lý thông tin

Ban thông tin Thường xuyên Quy định pháp luật trong xây dựng Văn bản pháp luậtBan tư vấn Giai đoạn Báo cáo của các thành viên quản trị Miệng, thư,văn. • Các nội dung, quy chế hoạt động của ban điều hành phải được truyền tải một cách chính xác nhất đến các thành viên của công ty và các bên có liên quan. • Cỏc văn bản ra quyết định của ban điều hành phỏi được truyền tải rừ ràng, minh bạch để giải quyết một số vấn đề phát sinh không thể khắc phục được như do thời tiết hay khủng hoảng kinh tế…làm chậm tiến độ của công trình.

Điểm xuất phát Phương thức Trách nhiệm Thời gian Ban điều hành dự án Họp, văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Nhà đầu tư Bằng văn bản Ban quản lý dự án Từng tuần Ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Ban quản lý dự án Thường xuyên. Ban điều hành dự án trực tiếp hướng dẫn chương trình tới từng ban thuộc các phòng, sau đó các trưởng phòng sẽ chỉ đạo xuống từng nhân viên trong phòng của mình; các trưởng phòng cũng trực tiếp báo cáo kế hoạch công việc cho ban điều hành quản lý. Các trưởng ban thực hiện các công việc khác nhau thông tin qua lại với nhau một cách thường xuyên nhằm hợp tác chặt chẽ với nhau để thực hiện công việc hài hoà hơn.

Kiểm soát phân phối thông tin 1. Thông tin chung

Ở cấp này, thông tin chuyên môn được truyền tới các ban liên quan.Thông tin về kỹ thuật mạng cũng được đặt ra để đảm bảo tính công bằng trong việc thực thi dự án.Ngòai ra còn mời các chuyên gia tư vấn và thiết kế để định hướng quy hoạch dự án.VD như Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình được chuyển tới ban “Thiết kế và quy hoạch tổng thể”, Tổng chi phí hoàn tất dự án được chuyển tới ban “Tài chính”…. Ở cấp độ này, thông tin chỉ có cấp lãnh mới được quyền tiếp cận, cụ thể như thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế, sự thay đổi nhạy cảm trong quá trình thực thi dự án,. - Quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng ( Website, Truyền hình, Báo chí, ..) để tìm kiếm các nhà tài trợ và thông báo điều kiện đấu thầu cho những người có nhu cầu tham gia.

Kết luận: Xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả lại càng quan trọng hơn. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án.Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất. Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án.

Lập kế hoạch đấu thầu 1. Thông báo mời thầu

 Tiến hành thanh tra tài chính như Các chứng từ, hoá đơn, sổ sách có liên quan đồng thời tiến hành kiểm tra giám sát quá trình và các công đoạn đấu thầu để công tác đấu thầu diễn ra theo đúng quy định của Pháp Luật. Nền kinh tế hiện nay dang trong tình trạng suy thoái, dự báo vào năm 2010 nền kinh tế toàn cầu sẽ phục hồi, do đó khả năng xảy ra lạm phát làm cho giá nguyên vật liệu làm mô hình quy hoạch có thể tăng cao, ảnh hưởng đến kế hoạch chi phí của dự án, có thể làm chậm tiến độ của dự án. Lãi suất ngân hàng có thể tăng đột ngột nếu lượng tiền lưu thông bị thất thoát như năm 2008, điều này sẽ làm chậm tiến độ rót vốn từ phía chủ đầu tư.

Luật đất đai,luật quy hoạch thay đổi có thể dẫn đến thay đôi quy chuẩn chất lượng bản quy hoạch.Gây mất nhiều thời gian và nhân lực trong quá trình chờ phê duyệt bản quy hoạch. Lập kế hoach đầu tư phải xuất phát từ tình hình cung, cầu của thị trường để có phương hướng đầu tư cụ thể mang lại hiệu quả đầu tư cao, tránh được các yếu tố rủi ro từ bên ngoài của dự án. Mức độ sai lệch về rủi ro so với dự kiến của các yếu tố ảnh hưởng đến dự án trong những tình huống xấu thường được chọn từ 10%- 20% dựa trên cơ sở phân tích cụ thể những tình huống đó.