Hoàn thiện quy trình hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT

Ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu

Tổ chức hạch toán kế toán nói chung và công tác nhập khẩu hàng hóa nói riêng một cách khoa học và hợp lý là nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, đảm bảo thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản ở đơn vị, thực hiện tốt vai trò của hạch toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị. - Thông qua ghi chép kế toán để kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu; kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp Ngân sách, thanh toán, tín dụng, quản lý ngoại tệ và các chế độ thể lệ kinh tế tài chính khác liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá từ đó phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính.

Một số quy định chung về kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu 1. Hàng hóa nhập khẩu

Giá mua hàng hóa nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng được thoả thuận giữa bên bán và bên mua, đó là sự phân chia giữa bên bán và bên mua các trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng như: thuê mướn phương tiện vận tải, bốc hàng, khai báo hải quan, nộp thuế nhập khẩu và các chi phí giao hàng bao. Cuối năm, điều chỉnh theo tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ cho tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ còn dư cuối năm; chênh lệch phát sinh giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối năm được điều chỉnh tăng, giảm các đối tượng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do thay đổi tỷ giá hối đoái trên khoản “chênh lệch ngoại tệ”.

Hệ thống tài khoản sử dụng cho hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu

- Đối với doanh thu xuất khẩu, doanh số nhập khẩu, chi phí ngoại tệ cho hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu, các phụ phí chi bằng ngoại tệ được quy đổi ra tiền Việt Nam đồng và ghi sổ theo tỷ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng. TK 1562 “Chi phí mua hàng” phản ánh chi phí phát sinh bao gồm chi phí bảo quản, vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm, công tác phí của cán bộ thu mua, hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu.

Hệ thống chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu

- Bảng kê khai chi tiết (specification): là bản liệt kê chi tiết hàng trong kiện hàng để tiện kiểm tra hàng, bổ sung các chi tiết cho hóa đơn thanh toán vì không ghi đủ, để biết có bao nhiêu loại hàng và số lượng từng loại. Như vậy, chứng từ cần có trong hợp đồng ngoại thương gồm rất nhiều loại, tuy nhiên nếu các mẫu chứng từ do công ty xuất nhập khẩu cấp thì đều phải có tiêu đề (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, điện tín, tên chứng từ, nơi lập chứng từ, ngày ký, tên tàu, số vận đơn, tên hàng, số lượng, loại bao bì, tên người ký, chữ ký, chức vụ).

Các phương pháp hạch toán hàng nhập khẩu 1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Phương phỏp KKĐK là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyờn, liờn tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. + (Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ. - Giá trị hàng hóa) tồn kho đầu kỳ Theo phương pháp KKĐK, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ), giá trị của hàng hoá mua và nhập khẩu trong kỳ được theo dừi, phản ỏnh trờn TK 611 “mua hàng”.

Hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1. Nhập khẩu trực tiếp theo hình thức ngoài Nghị định thư

• Nhập khẩu uỷ thác

Hiện nay, hình thức lưu chuyển hàng hoá trên thị trường bao gồm bán buôn (qua kho, không qua kho; bán buôn vận chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán) và bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn, bán trả góp, ký gửi và đại lý bán). Trong quan hệ với bên nhận ủy thác nhập khẩu, bên giao ủy thác là bên sử dụng (bên mua dịch vụ) ủy thác, vì thế kế toán cần mở chi tiết theo từng đơn vị nhận ủy thỏc nhập khẩu để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn hoa hồng cùng các khoản thuế và chi phí chi hộ khác của từng hợp đồng ủy thác.

Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu công ty FPT 1. Một số vấn đề chung về lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu

Bên cạnh đó, FPT còn tiến hành nhập khẩu dưới hình thức nhận nhập khẩu uỷ thác trong những trường hợp công ty bạn chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc chưa thể trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng hộ cho mình. Theo yêu cầu của FPT, ngân hàng nơi công ty mở tài khoản (ngân hàng mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho nhà cung cấp theo số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do FPT ký phát trong phạm vi số tiền đó khi FPT xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.

Các nguyên tắc chung trong kế toán nhập khẩu tại công ty FPT 1. Thời điểm xác định hàng hóa nhập khẩu

Giá mua hàng hóa nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng được thoả thuận giữa FPT và nhà cung cấp, bao gồm: thuê mướn phương tiện vận tải, bốc hàng, khai báo hải quan, nộp thuế nhập khẩu và các chi phí giao hàng bao gồm chi phí chuyên chở hàng, chi phí bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, ngoài ra còn có sự phân chia những rủi ro, tổn thất về hàng hóa. Hiện nay, công ty chưa quan tâm đến việc lập dự phòng cho các mặt hàng nhập khẩu trên mọi khía cạnh rủi ro: từ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trước nguy cơ hàng hỏng, có lỗi do mua từ nước ngoài về không có khả năng kiểm tra mặt hàng trước khi mua hoặc nguy cơ hàng bị giảm giá trên thị trường, đặc biệt nguy cơ này rất lớn đối với các mặt hàng công nghệ cao; cho đến việc lập dự phòng phải thu khó đòi tại khâu tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu, vốn là những mặt hàng có giá trị tương đối lớn.

Kế toán quá trình nhập khẩu hàng hóa 1 Phương pháp hạch toán

Tùy nội dung điều khoản trên hợp đồng, các chứng từ gốc cho hàng hóa nhập khẩu có thể còn có: Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate - tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm) và Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity, Weight), Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). Như vậy, các chứng từ sử dụng trong hoạt động nhập khẩu của công ty thường bao gồm: Hợp đồng mua hàng của khách hàng, phương án kinh doanh, hợp đồng mua hàng nhập khẩu ký kết với nước ngoài, hoá đơn thương mại, đơn xin mở L/C, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, tờ khai hàng hoá nhập khẩu, biên lai nộp thuế , biên bản giám định hàng hoá, phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

Kế toán các hình thức nhập khẩu 1. Nhập khẩu trực tiếp

Theo hợp đồng đã ký trước với khách hàng về lô hàng nhập khẩu hoặc khi nhận được lệnh bán hàng kế toán hàng hoá dựa trên lượng hàng khách muốn mua và đơn giá bán do phòng nhập khẩu lập để lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, rồi xin chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty. Công ty nhập hàng về thường dựa trên cơ sở hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu đã ký kết giữa công ty với khách hàng hoặc là với mục đích là bán buôn và bán lẻ trong nước vì vậy hàng về có trường hợp nhập kho, có trường hợp không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng tại cảng.

Nhập khẩu uỷ thác

Mặc dù hoạt động nhập khẩu chủ yếu của công ty FPT là hoạt động nhập khẩu trực tiếp, song công ty vẫn thực hiện dịch vụ nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu. Các mặt hàng mà công ty thường xuyên nhập khẩu uỷ thác là các loại thiết bị viễn thông, mạng, công nghệ thông tin.

Phân tích tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty FPT

Qua phân tích và nghiên cứu hoạt động nhập khẩu, ta có thể thấy, mặc dù công ty FPT được biết đến với chức năng sản xuất phần mềm, cung cấp dịch vụ mạng và giải pháp công nghệ thông tin, nhưng hoạt động kinh doanh thương mại các mặt hàng nhập khẩu lại có những đóng góp không nhỏ đối với sự tồn tại, phát triển và mở rộng quy mô của công ty. Tuy nhiên, theo em, công ty còn mất cân đối trong hoạt động xuất nhập khẩu và chưa chú trọng đúng mức để nâng cao hiệu quả hoạt động chức năng chính của mình, nhằm mở rộng thêm thị trường, đặc biệt thị trường nước ngoài với khả năng gia công, xuất khẩu phần mềm.

Những ưu điểm và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như trong kế toán nhập khẩu

• Về tổ chức kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở FPT 1. Ưu điểm

Kế toán trưởng của Công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, được đào tạo chuyên môn trong và ngoài nước, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, thường xuyên tham gia các khóa học ngắn hạn để cập nhật thông tin và chế độ tài chính – kế toán, có khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong việc thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng Kế toán tài chính được thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ quy định, đáp ứng được nhu cầu quản lý về mặt tài chính. Ngoài ra, việc hạch toán các chi phí thu mua hàng hóa liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá vừa được hạch toán vào TK 641- Chi phí bán hàng vừa được hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phản ánh vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá là sai với quy định của bộ Tài chính: những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ (trong trường hợp bán thẳng không qua kho) thì phải hạch toán vào TK 1562.

Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện những tồn tại trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá

Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có trình độ hiểu biết nghiệp vụ và đặc biệt là thông thạo tiếng Anh vì kế toán viên này là người thường xuyên tiếp xúc các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu.