MỤC LỤC
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thanh toán điện tử bớc đầu Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm đã có những biện pháp áp dụng cho quy trình luân chuyển chứng từ, bộ phận thanh toán Ngân hàng Công Th-. Quan hệ đối chiếu giữa các NHA và TTTT, NHB và TTTT và ngợc lại Nghiệp vụ thanh toán liên hàng đợc phát sinh từ Ngân hàng A, Ngân hàng A căn cứ vào chứng từ số do kế toán lập để chuyển hoá thành chứng từ thanh toán điện tử gửi về trung tâm thanh toán qua mạng MODEN. Mọi chứng từ gốc đợc lu trữ tại ngân hang A là phát sinh nghiệp vụ ngân hàng B thực hiện việc thanh toán trên cơ sở của chứng từ thanh toán điện từ, ngân hàng B tiến hành tiếp nhận và kiểm tra ký hiệu mật, khôi phục và in 2 Liên điện báo làm cơ sở pháp lý.
+ Thanh toán viên giữ tài khoản nhập chứng tà cảu khách hàng nộp, tiến hành kiểm soát chứng từ trên máy thanh toán viên phải vào đầy đủ các thông tin nh ký hiệu thống kê, số liệu Ngân hàng B, số liệu thống kê, số liệu Nhân hàng B , số liệu tài khoản, số tiền , nội dung thanh toán. Khi có nhu cầu rút tiền mặt, khách hàng sẽ lập tờ séc lĩnh tiền mặt nộp vào bộ phận kế toán của ngân hàng, ngời tiếp nhận là thanh toán viên giữ tài khoản, thanh toán viên giữ tài khoản sẽ thực hiện công việc của kiểm soát trớc và ghi nợ tài khoản tiền gửi của khách hàng, sau đó chuyển tờ séc lĩnh tiền mặt đó cho bộ phận kiểm soát sau. Nếu chấp nhận chứng từ đó thì chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ và ra lệnh cho họ chi tiền mặt cho khách hàng, thủ quỹ kiểm tra lại nếu đã chấp nhận thì tiến hành chi tiền mặt cho khách hàng và vào sổ nhật ký quỹ sau đó chuyển lại tờ séc này cho bộ phận kiểm soát tiền mặt, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra sau, sau đó chuyển cho bộ phận nhật ký chứng từ, tại đây sẽ lập nhật ký chứng từ tiến hành đối chiếu hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp sau đó đa vào bộ phận lu trữ.
Các trờng hợp sai sót của chứng từ điện tử bị phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã chuyển đi, đợc xử lý theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán điện tử do ngân hàng nhà nớc trung ơng quy định. Trong thời gian qua, mặc dù việc áp dụng tin học trong xử lý chứng tờ kế toán tại Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm đã đạt đợc những thành công, nhng nhìn lại một cách toàn diện thì công tác này còn nhiều hạn chế mà Ngân hàng cha khắc phục đợc. Việc đào tạo và bồi dỡhg tuy đã đợc ban lãnh đạo của Ngân hàng Công thơng Hoàn Kiếm chú trọng ngay từ bớc đầu tiên, nhng phạm vi và mục đích đào tạo còn nhiều hạn chế, bó hẹp do cha có chơng trình đào tạo phát triển tổng thể, cơ bản.
- Các bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng nh thanh toán quốc tế, kế toán, thanh toán bù trừ đều đợc nạp dữ liệu vào máy và đợc nhập ngay trong ngày theo chơng trình quản lý dữ liệu, để đảm bảo cung cấp cho khách hàng số liệu một cách nhanh chóng , kịp thời, chính xác, chi tiết. - Việc đào tạo và bồi dỡng cho đội ngũ cán bộ, mặc dù đã đợc ban lãnh đạo của Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm quan tâm, nhng phạm vi cũng nh mục đích của việc đào tạo còn nhiều hạn chế, bó hẹp do cha có chơng trình đào tạo tổng thể, cơ bản.
Giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng tin học trong xử lý chứng từ kế toán tại chi nhánh Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm.
Việc mang chứng từ đi giao dịch không tránh khỏi khó khăn cho ngời đi giao dịch, hơn nữa việc đi lại khó an toàn nh thanh toán viên bị để sót hay mất chứng từ, mà chứng từ trong thanh toán phải đợc đảm bảo nh là bảo quản tài sản. Có nh thế việc thanh toán giữa các ngân hàng khác hê thống mới đảm bảo nhanh chóng, chính xác an toàn trong việc chuyển giao chứng từ, không gây mất tài sản cho cả ngân hang và khách hàng tạo niềm tin cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình. Vừa qua ngày 01/4/1997 Thủ tớng Chính Phủ đã quyết định về việc cho phép sử dụng dữ liệu triên vật mang tin để làm chứng từ thanh toán giữa băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán của các ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
Đối với trung tâm tin học ở trung ơng, nơi tổ chức cơ sở dữ liệu phải sử dụng máy mi ni hay Main Franie, các mạng cục bộ dùng máy mini trung bình, các trạm làm việc sử dụng các termiral thông minh, có thể liên kết trong mạng hay xử lý đối lập. −Tăng cờng nắm tình hình tài chính, vốn kinh doanh và nhu cầu của khách hàng để phục vụ nhanh chóng và kịp thời, mở rộng công tác tiếp thị, chủ động tìm kiếm dự án tốt để đầu t cho vay trung và dài hạn một cách có hiệu quả nhất. −Hoàn thiện và đa dạng hoá dịch vụ ngân hàng gắn liền với chất l- ợng hiệu quả nhằm mang lại những lợi ích tối đa cho mọi khách hàng và nâng cao tỷ trọng thu dịch vụ trong tổng nguồn thu của Ngân hàng Công Thơng Hoàn Kiếm.
−Động viên khuyến khích phát huy các nguồn nội lực và động lực của chi nhánh phối hợp chặt chẽ với các đơn vị trong toàn hệ thống, mở rộng quan hệ với các Ngân hàng Thơng Mại, tổ chức tín dụng trong nớc và quốc tế để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ đợc hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Ngân hàng Công Thơng Việt Nam giao. −Tiếp tục đào tạo đội ngũ cán bộ trởng thành về mọi mặt kỹ thuật, nghiệp vụ kiến thức Kinh tế xã hội, khả năng giao tiếp ứng xử nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các khách hàng và đọi hỏi cách làm việc chủ động tận tình, tác phong giao dịch hoà nhã, lịch sự, trang phục giao dịch văn minh. −Kết hợp với một số chuyên gia ở các viện trờng đại học ngành và lĩnh vực, tổ chức đào tạo bồi dỡng tại chỗ để nâng cao tay nghề và kiến thức Kinh tế thị trờng cho một số cán bộ chủ chốt theo phơng châm đào tạo và đào tạo của Ngân hàng Công Thơng Việt Nam đề ra.
Sự phát triển không ngừng của nền Kinh tế nói chung và khoa học kỹ thuật nói riêng đã đa con ngời sang một kỷ nguyên mới “ kỷ nguyên của thông tin”. Đứng trớc kỷ nguyên, con ngời phải nhạy bén trong quá trình nắm bắt và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nớc. −Trong những năm sắp tới cần tập trung trang bị kiến thức cơ bản về tin học cho toàn thể cán bộ ngân hàng mà trớc hết là cán bộ nghiệp vụ lãnh đạo.
Nhanh chóng đào tạo kiến thức cho đội ngũ cán bộ lập trình ở các trung tâm tin học và các Ngân hàng Thơng Mại có đầy đủ các kiến thức làm chủ công việc trớc mắt và theo kịp tiến độ khoa học Công nghệ của thế giới. Hiện nay Thủ Tớng Chính Phủ đã ra quyết định số 196/TTG ngày 01/04/1997 về việc cho phép sử dụng dữ liệu trên mạng tin để làm chứng từ thanh toán, đây là thuận lợi cơ bản trong việc hoàn chỉnh phơng thức thanh toán này vẫn phải in chứng từ theo mẫu từ máy tính ra để làm chứng từ thanh toán và phải lu trữ dới dạng giấy. Phân theo các khoản thanh toán có giá trị thấp gồm các loại thanh toán phục vụ cho tiêu dùng cá nhân và phân các khoản thanh toán có giá trị cao là thanh toán của các tổ chức Kinh tế và doanh nghiệp.
Ngân hàng Công Thơng cần quy định cụ thể thế nào là giá trị thấp tơng đơng với khoản thanh toán với số tiền thấp là bao nhiêu để có độ u tiên trong thanh toán (trên thế giới thờng quy định khoản thanh toán từ 1 triệu USD trở lên là khoản thanh toán có giá trị cao, do vậy khoản thanh toán này không đợc thanh toán nhanh, tức thời để đề phòng rủi ro có thể xảy ra). Những cán bộ này phải đợc đăng ký và lu nhật ký làm việc của mình tại trung tâm thanh toán để có cơ sở giải quyết tranh chấp và quy trách nhiệm khi có sự cố. - Kiến nghị Ngân hàng Công Thơng Việt Nam cho đăng ký lại đúng chức danh của những ngời tham gia và vận hành hệ thống thanh toán điện tử và phải có mật mã với tiêu chuẩn là 6 tháng đổi mật mã một lần.