Thiết kế và phát triển hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm cho Agribank chi nhánh Thanh Trì

Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm trở lại đây

Các quy chế cho vay đảm bảo tiền vay, điều hành lãi suất cũng từng b… ớc đợc hoàn thiện theo hớng thông thoáng, phù hợp với thông lệ quốc tế và tình hình thực tế đất nớc đã tạo điều kiện tốt cho khách hàng tiếp cận với hoạt động tiền tệ tín dụng, dịch vụ ngân hàng. Chi nhánh đã bố trí cán bộ tiếp cận nhiều doanh nghiệp, có chính sách khuyến khích đối với khách hàng nên không những đã giữ đợc khách hàng truyền thống nh : Công ty pin Hà Nội, công ty may Văn Điển Chi nhánh còn mở… rộng tìm kiếm khách hàng có tiềm năng về vốn để nhận tiền vay, tiền gửi.

Sơ đồ tổ chức quầy tiết kiệm

 Trực tiếp giải quyết các vớng mắc của khách hàng trong giao dịch v- ợt thẩm quyền của Kế toán Quầy Tiết Kiệm hoặc báo cáo giám đốc chi nhánh giải quyết khi vợt thẩm quyền của mình.  Thu nhận, chi trả bằng tiền mặt cho khách hàng gửi tiền tiết kiệm và chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm đếm, phân loại tiền theo đúng quy định hiện hành của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam về quản lý quỹ nghiệp vụ.

Quy định chung

 Huy động tiền gửi tiết kiệm là nghiệp vụ huy động vốn bằng đồng tiền Việt Nam(VND) và đô la Mỹ(USD) của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam từ các tầng lớp nhân dân dới hình thức tiết kiệm. Trong trờng hợp ngày đến hạn rơi vào ngày nghỉ của ngân hàng(Chủ nhật, ngày lễ, tết, ) thì ngày đ… ợc quy định là ngày làm việc đầu tiên tiếp theo của ngày đó.

Ghi chép kế toán giao dịch tiền gửi tiết kiệm

Phiếu chuyển kỳ hạn: là chứng từ chuyển kỳ hạn mới do ngân hàng lập theo cam kết và ủy thác của khách hàng khi gửi tiền trong trờng hợp ngời gửi không đến rút tiền khi đến hạn.  Việc ghi chép của kế toán tại quầy tiết kiệm và chi nhánh phải đảm bảo cho việc báo cáo chi tiết đến giao dịch gửi, rút tiền, tính lãi và trả lãi đối với từng khách hàng gửi tiết kiệm cũng nh kỳ hạn, loại tiền gửi của khách hàng.

Quy trình thu - nhận tiền gửi. (Sơ đồ hình 1)

 Các giao dịch chi tiết của khách hàng tại mỗi quầy tiết kiệm đợc ghi chép tổng hợp tài khoản tiền gửi tiết kiệm và tài khoản trả lãi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT.  Khi khớp đúng, trởng quầy ký duyệt vào chứng từ và in duy nhất một giấy chứng nhận gửi tiền và các chứng từ kèm theo cho kế toán để kết thúc giao dịch.

Quy trình trả tiền tiết kiệm

 Kế toán kiểm tra lại và ký nhận trên giấy chứng nhận tiền gửi sau đó chuyển đến khách hàng các giấy tờ cần thiết. Lu một bản đăng ký giao dịch gửi tiền tiết kiệm trong hồ sơ giao dịch với khách hàng và phiếu thu tiền mặt là chứng từ lu kế toán cuối ngày.

Tính lãi tiền gửi tiết kiệm

Công thức tính lãi đợc tính nh trên, nhng thời gian tính lãi của các kỳ trả lãi (trừ kỳ cuối là 30 ngày). Đến ngày trả lãi hàng tháng rơi vào các ngày nghỉ thì tiền lãi đợc trả.

Những vấn đề liên quan dén tiền gửi và giấy chứng nhận tiền gửi

NHNo&PTNT không chịu trách nhiệm về viẹc giấy chứng nhận tiền gửi đã rút tiền trớc khi nhận đợc thông báo mất giấy chứng nhận này của khách hàng.  Kế toán quầy tiết kiệm nhận thông báo mât giấy chứng nhận tiền gửi từ khách hàng, thực hiện kiểm tra, đối chiếu với đang kí giao dịch gửi tiết kiệm đã đăng ký. Nếu đúng, thực hiện mở hồ sơ tiền gửi tiết kiệm của khách hàng trên máy tính để đăng ký báo mất sổ dới hình thức phong toả tiền gửi tiết kiệm của khách hàng.In hai bản giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửivà trinh trởng quầy tiết kiệm phê duyệt.

 Sau khi kiểm tra thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi và xác nhận báo mất, nếu khớp đúng, trởng quầy ký xác nhận phong toả tiền gửi trên máy tÝnh.  Khi việc phong toả tiền gửi đợc phê duyệt, kế toán quầy tiết kiệm chuyển một giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng, một bản lu lại kế toán quầy tiết kiệm cùng thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng.  Việc chấm dứt phong toả tiền gửi do mất giấy chứng nhận tiền gửi chỉ đợc thực hiện khi ngời gửi tiền tìm thấy giấy chứng nhận tiền gửi và xuất trình cùng giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi cho quầy tiết kiệm.

 Ngời gửi tiền theo giấy chứng nhận tiền gửi do quầy tiết kiệm phát hành có thể cầm cố, chiết khấu tại chi nhánh NHNo&PTNT cho quầy tiết kiệm đó theo quy định về nghiệp vụ cầm cố, chiết khấu hiện hành của NHNo&PTNT Việt Nam.  Ngoài việc cân đối nguồn vốn, chi nhánh NHNo&PTNT phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu với quầy tiết kiệm đă phát hành giấy chứng nhận tiền gửi trớc khi quyết định thực hiện cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi này.

Cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm

 Phiếu yêu cầu sau đó đợc chuyển đến cho kế toán kiểm tra, nếu phát hiện sai sót sẽ yêu cầu khách hàng lập lại phiếu.  Sau khi trởng quầy chuyển sổ tiết sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra sổ tiết kiệm, viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng.  Kế toán kiểm tra chứng từ và sổ tiết kiệm, sau đó nhập dữ liệu, tính toán và ghi sổ tiết kiệm, cuối cùng chuyển sổ cho trởng quầy kiểm soát.

Kiểm tra sổ tiết kiệm, tiến hành cập nhật dữ liệu và chuyển kỳ hạn cho sổ tiết kiệm sau đó báo cáo cho trởng quầy. Từ hệ thống DFD mức 1, ta phân rã thành các hệ thống DFD mức 2 bao gồm: hệ thống mở sổ tiết kiệm, hệ thống sử lý rút tiền, hệ thống sử lý chuyển kỳ hạn và hệ thống tra cứu. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MACHINHANH Mã chi nhánh CHAR 5 Khoá chính TENCHINHANH Tên chi nhánh CHAR 30.

Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc SOBTQ Số bút toán qũy CHAR 5 Khoá chính MAKH Mó khỏch hàng CHAR 5 Khoá ngoại MANV Mó nhõn viờn CHAR 5 Khoá ngoại NGAYGDQ Ngày giao dịch qũy DATE. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc SOBUTTOAN Số bút toán CHAR 5 Khoá chính MANV Mó nhõn viờn CHAR 5 Khoá ngoại. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MATK Mã tài khoản CHAR 5 Khoá chính SOBUTTOAN Số bút toán CHAR 5 Khoá chính.

Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MACTGDQ Mã chi tiết GDQ CHAR 5 Khoá chính SOBTQ Số bỳt toỏn qũy CHAR 5 Khoá ngoại.

Thiết kế chơng trình

Với ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic, chơng trình cơ sở dữ liệu viết trên Access sẽ dễ dàng, dễ bản trì, với giao diện đồ hoạ, thân thiện, chơng trình cơ sở dữ liệu viết bằng Access sẽ sử dụng hết sức dễ dàng. Ví dụ: khi lập sổ tiết kiệm ta nhập mã khách hàng mà không có khách hàng nào trong danh mục khách hàng thì chơng trình sẽ báo lỗi và ta phải mở Form “KHACHHANG” để cập nhật khách hàng mới sau đó mới mở sổ tiết kiệm cho khách hàng đó đợc. Yêu cầu đặt ra đối với thiết kế cơ sở dữ liệu là làm thế nào để giảm thiểu đợc sự trùng lặp và d thừa dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cờng khả năng chia sẻ dữ liệu đồng thời có thể bảo mật dữ liệu.

Trên Form “Lập sổ tiết kiệm” có các Text box “Mã kỳ hạn” và “Số tiền gốc” làm nguồn dữ liệu đầu vào cho quá trình tính toán. Trong tất cả các chơng trình quản lý, việc sắp xếp và lu trữ dữ liệu nhằm phục vụ cho mục đích chính đó là tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng. Trong chơng trình này, việc tìm kiếm thông tin đợc tiến hành một cách thuận tiện bởi đợc sự trợ giúp của ngôn ngữ truy vấn dữ liệu (SQL) có sẵn trong hệ quản trị CSDL Microsoft Access.

Quá trình tìm kiếm đợc thực hiện thông qua các bớc: Dùng Query tạo thành các bảng ảo từ một hay nhiều bảng dữ liệu, dùng Macro để tham chiếu tới mẩu tin trên bảng ảo đó, cuối cùng thiết kế các Form để hiện lên nguồn dữ. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu , phần mềm thế hệ thứ t, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ sử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đã và đang sử dụng thờng ngày. Khi nhân viên muốn tra cứu thông tin về sổ tiết kiệm, khách hàng, hoặc nhân viên, chọn các mục theo ý muốn, chọn thông tin cần tra cứu rồi C_lick vào nút ba chấm( ).

Giấu cửa sổ Database, ngời sử dụng chỉ thao tác trên các Form, Report mà không cần quan tâm đến cách thức hoạt động của hệ thèng.