Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In thuộc Nhà xuất bản Lao động - Xã hội

Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán tiền lương (BB), danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh toán tiền thưởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD). Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc Xí nghiệp.

Hệ thống TK kế toán

Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sử dụng hệ thống TK bao gồm hầu hết các TK được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các TK đã sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn đã ban hành của Bộ Tài chính. 331MH Phải trả cho người bán Công ty TNHH thương mại Mạnh Hùng 331TT Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & BB Tuấn Thịnh 331TL Phải trả cho người bán Công ty TNHH TM & DV Thăng Long 331TN Phải trả cho người bán Công ty in Thống Nhất.

Hệ thống sổ kế toán

Các báo cáo tài chính phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản của đơn vị tại những thời điểm, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng vốn trong những thời kỳ nhất định; đồng thời được giải trình, giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin tài chính nhận biết được thực trạng tài chính, tình hình SXKD của đơn vị để ra các quyết định phù hợp. Như vậy, ta có thể thấy Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thông báo cáo kế toán quản trị.

Đặc điểm, phân loại và quản lý NVL tại Xí nghiệp 1. Đặc điểm NVL tại Xí nghiệp

Hiện nay, Xí nghiệp sử dụng gần 60 loại giấy với chất liệu các khổ và kích cỡ khác nhau như: Giấy Cút sê với 16 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Bãi Bằng 11 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Ofset với 8 khổ và kích cỡ khác nhau; giấy Đúp lếch là 7; giấy Trường Xuân là 5…Song Xí nghiệp chủ yếu sử dụng giấy của Công ty Bãi Bằng. Hệ thống kho tàng của Xí nghiệp nhìn chung là khang trang và bố trí hết sức khoa học, nhân viên thủ kho có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao, việc bố trí thủ kho hợp lý tránh được việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán NVL.

Tính giá NVL tại Xí nghiệp

Do Xí nghiệp thường mua NVL của các nhà cung cấp thường xuyên và mỗi lần mua thường là mua với số lượng lớn nên việc mua hàng hầu hết được bên bán đưa đến tận kho của Xí nghiệp, chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL.

Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp 1. Nghiệp vụ nhập kho NVL

Tuy nhiên chứng từ này chỉ được lập trong trường hợp NVL được nhập kho với số lượng lớn hoặc NVL đòi hỏi cao về chất lượng và quy cách (trong trường hợp nhập kho với số lượng nhỏ thì người giao hàng đưa Phiếu xuất kho của bên bán cho thủ kho xác nhận số nhập kho và ký nhận). Phiếu nhập kho cũng do phòng vật tư lập và là chứng từ phản ánh số lượng và giá NVL thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm đối với những người có liên quan và dùng để ghi nhận vào sổ kế toán.

Nghiệp vụ xuất kho NVL

Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho của giấy và bản in là Lệnh sản xuất, còn các NVL khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là Giấy xin lĩnh vật tư do phân xưởng sản xuất có nhu cầu viết (Quản đốc phân xưởng viết), trong đó liệt kê tất cả các NVL cần dùng tại phân xưởng. Đối với NVL là giấy và bản in được phản ánh một cách tổng hợp tình hình xuất kho trên bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in, căn cứ để lập là các Lệnh sản xuất do phũng kế hoạch lập, đối với cỏc NVL cũn lại được theo dừi trờn bảng Bỏo cáo tình hình sử dụng vật tư, căn cứ để lập là các Giấy xin lĩnh vật tư.

Kế toán chi tiết NVL tại Xí nghiệp

Kế toán điền đơn giá và thành tiền vào mỗi Phiếu nhập kho còn các Phiếu xuất kho thì kế toán không thực hiện được ngay mà phải chờ đến cuối tháng khi tính được đơn giá xuất của từng NVL kế toán mới ghi vào. Sau đó, kế toán NVL tiến hành nhập máy cả về mặt hiện vật và giá trị của từng loại NVL đối với những Phiếu nhập kho, còn những Phiếu xuất kho chỉ nhập số lượng.

Kế toán tổng hợp NVL tại Xí nghiệp

Nhưng do Xí nghiệp có rất nhiều đơn đặt hàng trong một kỳ, nhiều đơn đặt hàng thời gian sản xuất kộo dài chớnh vỡ vậy việc lập Bảng cõn đối số phỏt sinh được lập để theo dừi sự biến động của tất cả các TK theo quý chứ không lập theo tháng. Việc kiểm kê NVL tại Xí nghiệp thường được tiến hành định kỳ cứ một năm hai lần vào cuối quý hai và cuối quý bốn để xác định lượng tồn kho của từng loại NVL theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng của từng loại NVL, từ đó đối chiếu.

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

• Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội
• Đánh giá kế toán NVL tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc NXB Lao

Đây là hình thức có nhiều ưu điểm:ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện được chuyên môn hoá phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động, do kết cấu sổ đơn giản nên hình thức này rất phù hợp với điều kiện lao động kế toán bằng máy. Kế toán dựa vào số lượng nhập - xuất của từng loại NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập - xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận chứng từ) và giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính trị giá thành tiền NVL nhập - xuất theo từng loại NVL, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn (bảng này được mở cho từng kho).