Giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty cổ phần kho Tân cảng

Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

• Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng

- Tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản Lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), Sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng. - Dỡ hàng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi, có sự tham gia của nhân viên giao nhận kiểm đếm, phân loại, kiểm tra về tình trạng hàng và ghi vào Phiếu Kiểm đếm.

Tìm hiểu về phương thức gửi hàng lẻ bằng Container (Less than Container Load)

Chủ hàng mang B/L gốc, hoặc House Bill đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS và làm các thủ tục như trên. - Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng - Xuất trình BL hợp lệ với người gom hàng để nhận hàng tại bãi - Nhận hàng tại CFS và đưa về kho riêng.

Tóm lược quá trình hình thành và phát triển

Cụng ty Tõn Cảng nằm tại cửa ngừ thành phố Hồ Chớ Minh, trung tõm của vùng kinh tế trọng điểm phía nam. Bốn cơ sở đang hoạt động của Tân cảng là Cảng Tân Cảng,Tân cảng Cát Lái, ICD - Tân cảng - Sóng Thần và Depot Tân Cảng – Nhơn Trạch nằm gần các khu công nghiệp ở phía Đông Bắc TP.HCM, nơi có 80% sản lượng container XNK của khu vực và được nối với các tỉnh miền tây, miền Đông nam Bộ, các khu chế xuất, khu công nghiệp bằng hệ thống đường quốc lộ, đường cao tốc và đường thủy thuận lợi. • Dịch vụ hàng hải và môi giới hàng hải, đại lý tàu biển, đại lý vận tải tàu biển.

Giới thiệu khái quát về Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng

• Chức năng và nhiệm vụ

Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng mở rộng thêm và phát triển các loại hình dịch vụ trong kinh doanh kho - bãi, xếp dỡ và vận tải, tập trung cung cấp dịch vụ “door-to-door” với chất lượng cao cho các khách hàng, góp phần phấn đấu nâng cao doanh thu dịch vụ logistics của công ty Tân Cảng. Tham mưu kế hoạch quân sự, sản xuất kinh doanh, công tác đầu tư; môi trường kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng, sản phẩm dịch vụ của Công ty và nghiên cứu, phân tích thị trường đề xuất cải tiến những sản phẩm dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng trước mắt và lâu dài. Trực tiếp xây dựng và triển khai các phương án xếp dỡ, giao nhận, quản lý hàng hóa, cải tiến quy trình thủ tục giao nhận…Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám đốc các giải pháp quản lý, khai thác tối đa năng lực Kho bãi, cầu tàu Tân cảng và trang thiết bị phục vụ sản xuất khác của Công ty nhằm không ngừng nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh của Công ty.

Do công ty đã biết sử dụng nguồn lực hợp lí, lượng khách hàng quen thuộc vẫn luôn trung thành, công ty đã nhanh chóng đầu tư thêm các loại xe đẩy, xe nâng và nâng cấp hệ thống kho…Tuy vậy lượng hàng hóa vẫn không nhiều như những năm trước đó, vì từ năm 2005 cảng Tân Cảng chính thức không còn đón tàu có tải trọng lớn vào làm hàng nữa.

Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho Tân Cảng - Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng

• Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng
• Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho

Khi thực hiện công tác xuất khẩu đóng hàng vào container, hàng được xếp trong container phải tuân theo các nguyên tắc: hàng nặng đặt bên dưới, phân bố đều trọng lượng hàng hoá trên mặt sàn container, chèn lót hàng bên trong container, gia cố hàng hoá bên trong container, hạn chế và giảm bớt áp lực hoặc chấn động, chống hiện tượng hàng hoá bị nóng, hấp hơi…. - Ở các bước làm thủ tục, khách hàng phải trình chứng từ cho BPCT rồi sau đó mới cầm phiếu nhập kho (để trống số khối và chưa có dấu xác nhận nhập hàng) trình tiếp cho kho, khi kho kiểm đủ thì khách hàng lại quay lại BPCT để trình lần nữa và đóng phí => công đoạn rườm rà không cần thiết vì phải trình nhiều lần, đi lại quãng đường từ BPCT đến kho nhập (kho 5) thì khá xa. - Ở bước cuối cùng sau khi đã xuất hàng xuất xong, BPCT tiến hành lập phiếu xuất CFS, thông tin về “số container” và “tên tàu” rất dễ nhập sai => nếu sai sót mà không phát hiện sẽ dẫn đến dữ liệu cập nhật trong hệ thống sai, sau này khi thống kê sản lượng và doanh thu qua kho sẽ sai lệch với thực tế => mất thời gian để tìm kiếm lỗi sai và chỉnh sửa lại.

- Do thông tin của container được khách hàng chuyển trước cho BPCT có thể bằng Fax hoặc Email trước 4 tiếng so với giờ tàu cập, nên chỉ cần một sự sơ ý của nhân viên BPCT thì thông tin đó lại chậm trễ => công tác vận chuyển cont về chậm trễ => ảnh hưởng đến quá trình làm hàng => mất uy tín công ty. - Khi khách hàng trình D/O hợp lệ (2 bản) cho BPCT để nhận phiếu xuất kho do BPCT cấp, sai sót ở khâu này là nhân viên BPCT không chú ý kĩ đến các thông tin trên D/O: “số vận đơn”, “số container”, “mô tả hàng hóa và trọng lượng”… vì khi nhập tên người nhận, hệ thống sẽ cho ra các kết quả về các lô hàng liên quan đến người nhận từ trước đến giờ, nên chỉ cần sơ suất nhỏ khi không kiểm tra kĩ. Nếu khách hàng không nhận ra sai sót đó sẽ phải trả những khoản phí như Phí lưu kho, phí CFS không thích hợp, mặt khác lại ảnh hưởng đến quá trình “Lập biên bản kết toán hàng hóa” của kho và khách hàng => không trùng khớp với số lượng thực giao => chỉnh sửa tại BPCT => mất thời gian và uy tín công ty.

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng

• Giải pháp 1: Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên
• Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống khu kho hàng

- Công ty nên dán những lưu ý về tính chất hàng hóa, nhất là nhóm hàng nguy hiểm, hàng hóa chất…lên tường của kho, như vậy nhân viên kho sẽ dễ dàng nhớ và phân biệt những nhóm hàng nào không nên để gần nhau dẫn đến phản ứng hóa học, tuy rằng nghiệp vụ này đã được đào tạo chuyên sâu nhưng con người khi đầu óc quá tải cũng có lúc sơ suất. Nhân viên kho được lựa chọn trực tiếp vào bất kỳ pallet chứa hàng nào, điều chỉnh khoảng cách các tầng kệ dễ dàng theo nhu cầu sử dụng, thuận lợi cho việc xuất nhập hàng (xuất nhập pallet hàng không cần phải di dời các pallet khác), dễ dàng kiểm tra hàng hoá tồn kho tại bất kỳ vị trí pallet nào, phù hợp với nhiều qui cách, chủng loại, hàng hoá và tải trọng và nhất là tận dụng tối đa không gian kho. Ông Pieter Hamans, chuyên gia tư vấn vùng châu Á – Thái Bình Dương của Exact Software cho biết những thách thức chính hiện nay trong lĩnh vực quản lý kho bãi là phải thực hiện giao nhận nhanh chóng, chính xác trên cơ sở một hệ thống thông tin được tích hợp giữa các bộ phận vận hành trong một doanh nghiệp và các đối tác bên ngoài (khách hàng và nhà cung cấp).

- Đề ra chính sách ưu đãi đối với khách hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, tổ chức các buổi hội thảo giữa khách hàng và công ty để quảng bá thương hiệu, các dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với khách hàng, thu thập những ý kiến của khách hàng để nắm bắt nhu cầu thị trường, từ đó đề ra các giải pháp thực hiện tốt hơn.

Một số kiến nghị

Trong những năm trước đây, lợi thế về đường giao thông của công ty Tân Cảng là rất lớn, nhưng từ khi đại lộ Nam Nhà Bè - Bắc Bình Chánh được đưa vào hoạt động, lợi thế giữa các cảng với nhau dần trở lại thế cân bằng. Các cảng Sài Gòn, Tân Thuận, Bến Nghé tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại vào bậc nhất ở Việt Nam cùng với nhiều hình thức thu hút khách hàng như giảm giá bằng việc giải phóng tàu cẩu bờ nhưng vẫn tính giá cẩu tàu, thanh toán cước phí vận chuyển đường bộ cho khách hàng nào đưa hàng về cảng VICT, trích hoa hồng hậu hĩnh…. Tạo tiền đề cơ sở vật chất, hệ thống thông tin liên lạc, nhân lực, chuyên môn để phát triển thành một chuỗi hoạt động logistics trong tương lai, phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng và bắt kịp với xu thế chung của thế giới.

- Đại lý hay nhân viên đóng hàng của đại lý tại kho phải cùng với nhân viên kho và Hải quan giám sát kho tiếp nhận hàng vào kho và ký kết các giấy tờ có liên quan đến lô hàng nhập kho, theo như hợp đồng đã ký giữa đại lý và Công ty.